Škola Accessa
predavač: Branislav Mihaljev

Čas 1 - Istorija, razvoj i karakteristike programa Microsoft Access

Baze podataka su svojevrsne organizovane "elektronske kartice", kolekcija informacija vezanih za određeni subjekt, namenu ili pojavu, kao što su praćenje narudžbina kupaca, vođenje stanja magacina ili održavanje muzičke kolekcije u prividnom tabelarnom izgledu.

Baze u Accessu

Za razliku od drugih programa za rad sa bazama podataka kod kojih se svaka tabela nalazi u posebnoj datoteci (najčešće dbf tipa), kompletna Access baza se nalazi u tačno jednoj datoteci (datoteka ima ekstenziju MDB, odnosne MDE ili ADP). O razlikama između ovih tipova datoteka ćemo kasnije reći nešto više.

Bazu podataka ne čine samo organizovane tabele kao nosioci podataka, već je to kompletan program koji može proračunavati, filtrirati podatke, štampati izveštaje itd. Programe sličnog tipa možete najčešće sresti u preduzećima, bankama, poštama, arhivama, i praktično rečeno - svuda.

Microsoft Access

Microsoft Access je program za rad sa bazama podataka firme Microsoft. Aktuelna verzija nosi oznaku 2000, dok je i prethodna verzija 97 u širokoj upotrebi. Za Microsoft Access proizvođač tvrdi da je najpodavaniji program za rad sa bazama podataka svih vremena, sa desetinama miliona prodatih kopija. Access 2000 je ovog časa najnovija, šesta verzija i dolazi u paketu Microsoft Office 2000 Professional, a sam program je imao tri 16-bitne verzije i tri 32-bitne verzije. U trenutku objavljivanja ovog časa, u pripremi je verzija Accessa za MS Office 10 čija beta verzija je već u rukama probranih testera.

U početnim verzijama nesavršen, program je danas prerastao u najozbiljnijeg konkurenta za razvoj aplikacija kod kojih je osnova baza podataka. Dok se nekada programirala svaka operacija nad bazom, u Accessu je većina stvari automatizovana i uz oslanjanje na usluge operativnog sistema se često do gotove, jednostavne baze, dolazi koristeći isključivo rad sa mišem bez napisane ijedne linije programskog koda. U Accessu se svaki podatak ili polje tretira kao objekat koji ima skup osobina, te kažemo da je Access objektna baza podataka i da se formiranje baze naziva objektno programiranje baze.

U narednim lekcijama proći ćemo put od samog početka do kraja kreiranja jedne upotrebljive baze podataka, prilagođavajući je pri tom svojim specifičnim potrebama. U toku kursa ćemo razvijati aplikaciju za poslovanje jedne biblioteke, koja bi se uz minorne izmene mogla prilagoditi videotekama i CD klubovima.

Za praćenje kursa neophodno je predznanje u radu sa operativnim sistemom Windows verzije 95, 98 ili Me, odnosno Windowsom NT ili 2000, poznavanje termina koji se koriste i u drugim programima (npr. meni, taster, klik, selektovanje, prevlačenje, minimizovanje, maksimizovanje, radna površina, itd).

Objekti baze

Razvijena baza podataka u Accessu se sastoji od sledećih elemenata, tj. objekata: tabele, upiti, maske i izveštaji; a može sadržati: Data Access strane, makroe i/ili VBA module (Visual Basic for Application - programski jezik za programiranje operacija u Office aplikacijama).

Tabele

Tabele su nosioci podataka. Podaci se mogu nalaziti isključivo u tabelama. Svaka tabela se sastoji od kolona i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje. Polje može biti sledećeg tipa: tekst, broj, datum/vreme, logičko polje, memo polje (polje u koga se može uneti tekst proizvoljne veličine), polje za unos brojeva u novčanom formatu, posebno polje u kome se automatski po započetom unosu sloga inkrementira broj (polje AutoNumber), hiperlink polje (pokazivač na adresu na Internetu), OLE objekt polje (polje sa objektom povezanim iz drugog programa) i Look Up polje (polje čiji prikazani sadržaj se nalazi u drugoj tabeli). Pri kreiranju baze podataka veoma je bitno postaviti tip polja, jer su brzina rada, organizovanost podataka i veličina same baze u direknoj vezi sa ispravno postavljenim tipom polja. Npr. za datum tipa 01/01/2001 tip polja ćemo postaviti na Date/Time (datum/vreme); za isključivo numeričke vrednosti postavljamo tip polja na Number; za kombinovani alfanumerički unos tip polja postavljamo na Text kod koga se predviđa maksimalni broj karaktera u unosu, itd.

Baza podataka može (često i treba) da sadrži više tabela koje se preko relacija međusobno povezuju. Npr. čitaoce ćemo držati u jednoj tabeli, knjige u drugoj, a iznajmljivanja/vraćanja knjiga u trećoj. Relacije se uspostavljaju samo među istovetnim podacima, a najčešće između šifara (npr. šifru čitalaca u tabeli čitaoci_osnovni_podaci i šifru čitalaca u tabeli izdavanje_knjiga valja međusobno povezati relacijom jedan prema više - jedan čitalac može uzeti više knjiga, ali se jedna knjiga ne može nalaziti kod više čitalaca istovremeno). Na ovaj način se izbegava višestruki unos podataka za čitaoca pri svakoj njegovoj poseti biblioteci, a mogućnost grešaka pri unosu adrese ili naziva čitaoca je praktično anulirana.

Upiti

Upiti su posebni pregledi kojima se postavlja neki upit nad tabelom i koji izdvajaju podatke za pregled na ekranu ili štampanje putem izveštaja. Npr. ukoliko želimo pregled svih narudžbina ostvarenih posle meseca januara u kriterijum za upit ćemo upisati >31.01.2000.

Sem izdvajanja podataka postoje i posebni upiti koji mogu kreirati tabelu koristeći drugu tabelu ili više drugih tabela nad kojom je postavljen upit, odnosno mogu brisati podatke iz postojeće tabele takođe po nekom kriterijumu. Postoje i drugi koje ćemo takođe kasnije razmotriti. Za sada ih samo nabrojimo: Update upit (proračunava podatke i rezultat upisuje u polje tabele, npr. ukupno=cena*količina - upisuje rezultat u polje ukupno), Union upit, Crosstab upit (proračun nad prividnom matricom) i Append upit koji dodaje slogove u postojeću tabelu.

Upiti mogu filtirati podatke ne samo iz jedne tabele već se to može činiti iz više tabela ili čak iz jednog ili više drugih upita. Takođe mogu istovremeno filtrirati podatke po više kriterijuma.

Forme (formulari, obrasci ili maske za unos i pregled)

Forma je samo "pogled" na tabelu u čoveku prihvatljivijem izgledu. Nad formiranom tabelom koja sadrži podatke o nekom čitaocu formiramo masku za unos koja ima izgled papirnog obrasca - kartice, te manipulant ne mora da poznaje rad sa Accessom, nego samo koristi elektronske obrasce (maske) i unosi podatke putem tastature, baš kao što je to ranije činio olovkom.

Forma za unos podataka može sadržati slike, komandne tastere (pritiskom na njih se aktivira neka komanda kao što je štampanje trenutne kartice ili prelaz na drugu formu), može sadržati logička polja predstavljena putem prekidača, može sadržati podformu itd.

Forma ne mora da sadrži niti jedno polje za unos ili prikaz podataka. Ona jednostavno može biti pozdravni ekran vaše aplikacije sa prigodnim tekstom i slikom, koje se sama posle isteka nekog vremenskog intervala zatvara. Takve forme mogu uzeti oblik pozdravne slike koja se pojavljuje prilikom starta nekog većeg programa, kao što se to događa u programima paketa Microsoft Office.

Izveštaji

Izveštaji su elektronski oblik klasičnih papirnih obrazaca koje možemo gledati na ekranu ili štampati na papir. Podaci prikazani u izveštaju mogu biti izvedeni iz tabela ili iz upita (filtrirani podaci). Dizajniranje izveštaja je veoma slično dizajniranju formi. Kada budete savladali dizajniranje formi (odnosno maski ili elektronskih obrazaca, kako više volite), gotovo ste ovladali dizajniranjem izveštaja.

Dizajniranje i kreiranje izvešaja je najzgodniji deo posla - vaša baza je gotova i ispravno radi, stupa na scenu vaša mašta i kreativnost uz poštovanje tipografije slaganja dokumenata. Tipografija i pravila slaganja službenih dokumenata su davno definisane stvari. Ako uspete da nađete neku knjigu čija je tematika tipografija, a napisana je u vremenu dok nisu postojali računari, obavezno je pročitajte. Kod nas ipak postoji malo više slobode nego na zapadu. Navodno, službena dokumenta bi trebala da se pišu Courier fontom (dakle nalik pisaćoj mašini), veličine 12 uz levo uravnanje. Postavlja se pitanje - pa čemu onda računari?

Data Access Pages

Spona između baze i Internet Explorera je izvedena pomoću Data Access Strana. Za razliku od Accessa 97, gde se pogled na podatke iz baze može izvesti eksportovanjem podataka u HTML kod, Data Access strane u Accessu 2000 predstavljaju dinamičku vezu između baze i HTML koda. U razvijenoj aplikaciji kojoj se pristupa preko Internet Explorera možete pristupati podacima u tabelama MDB baze, menjati ih ili pregledati. Za intranet okruženje je vama na volji da li ćete bazi pristupati kroz front-end deo aplikacije ili preko Data Access strana i Internet Explorera.

Makroi i VBA

Makroi i VBA predstavljaju dva načina za programiranje baze podataka pisanjem programa. Često se javlja potreba za formiranjem funkcija koje ne postoje u Accessu, ili se grupe funkcija moraju vezati u jedan sklop, te se za razvijanje i automatizovanje baze podataka mora pristupiti pisanju programa. Makroima se iz konačnog skupa funkcija i naredbi automatizuje rad baze; međutim, njihovo korišćenje se u novijim aplikacijama izbegava, jer se puna sloboda i funkcionalnost ostvaruju tek u VBA. Makroi, zapravo, postoje isključivo zbog kombatibilnosti sa prethodnim verzijama Accessa. O programiranju ćemo mnogo više i detaljnije govoriti kasnije, jer predstavlja najvažniji deo funkcionalne aplikacije.

Rezime časa 1

Access je moćan i intuitivan program za rad sa bazama podataka. Pošto je izuzetno rasprosranjen, njegovo poznavanje može predstavljati ključnu osobinu za savladavanje rada sa bazama podataka i kasniji napredak ka SQL Server bazama, bazama na Webu i slično, odnosno ka nivou poznavanja (još bolje: znanja) koji poslodavci dobro plaćaju.

Sa objektima baze ćemo se upoznati detaljno na narednim časovima kreiranjem aplikacije, a već na sledećem času ćemo obraditi startovanje programa i kreiranje prve tabele.

Čas 2 - Pokretanje programa, pripremne radnje, kreiranje prve tabele