Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Wordu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Posebni sadržaji za svaku sekciju dokumenta

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Tabela sadržaja je poseban oblik polja u Wordu. To je prilično zgodna mogućnost kada pripremate neki duži dokument: svaki čitalac će biti zahvalan ako na početku vidi strukturu naslova u tekstu. Sadržaj može da posluži i kao navigacija; drugim rečima, ako vaš tekst ima desetak stranica ili više, ispada da ste dužni da obezbedite i tu strukturu. Problem nastaje kad pokažete inicijativu da učinite i više od toga. Međutim, u polju sadržaja se kriju mogućnosti za koje možda niste znali, a omogućuju vam da izvedete i neke prvoklasne manevre...

Funkcionalnost gradnje sadržaja je povezana sa vašom disciplinom obeležavanja naslova primerenim stilovima (Heading 1/2/3/..., odnosno Naslov 1/2/3/...). U toj hijerarhiji, podsistem za umetanje naslova će odrediti tok i hijerarhiju naslova, ispisujući sadržaj do željenog nivoa detaljnosti. Ako budete naknadno menjali strukturu dokumenta, bilo da dopisujete neke naslove ili prelomom preinačite numeraciju stranica, dovoljno je da osvežite polje sadržaja, pri čemu će vas program pitati da li želite ponovnu gradnju (kad postoje i novi naslovi) ili je dovoljno samo prenumerisati stranice.

Ovog puta ćemo se pozabaviti nekim detaljima primene sadržaja, odgovarajući na neka uobičajena pitanja. Najpre, pogledaćemo kako se kontroliše detaljnost prikaza sadržaja. Ispitaćemo kako Word određuje izgled ispisane strukture. Na kraju ćemo se malo i poigrati u pokušaju da vam prikažemo šta znači potpuna kontrola kodova polja u slučaju sadržaja: napravićemo parcijalne sadržaje nižeg nivoa koji se odnose samo na delove teksta ispod naslova najvišeg nivoa. Drugim rečima: u nekoliko poglavlja knjige, napravićemo pojedinačne sadržaje koji se odnose samo na dato poglavlje; da, i to je moguće.

S obzirom na to da su ovo ipak malo složeniji postupci, držaćemo se samo Worda 2007. Postoji malo razlika u funkcionalnosti u Wordu 2003 ili starijem: dijalog za unos polja se poziva komandom menija Insert / Field, a opšti dijalog za unos sadržaja se poziva komandom Insert / Reference / Index and Tables, kartica Table of Contents. Svi ostali zahvati koje pominjemo u nastavku su manje-više jednaki u svim verzijama Worda.

Osnovni koraci

Dakle, napisali ste velik dokument (knjigu, priručnik, elaborat, maturski rad...), u njemu ste koristili više nivoa naslova. Za potrebe ove priče, držaćemo se tri nivoa; nema nikakvih razlika i da ih je više, bitno je samo da ih je najmanje dva.

Podsetićemo vas da je postavljanje naslova najjednostavnije pomoću prečica na tastaturi, mada ćete pomisliti da je najbolje koristiti paletu stilova ili okno koje ih prikazuje. Najprostije je ovako: nad pasusom koji je naslov najpre pritisnite Alt+Shift+Levo (strelica ulevo). Ako je to dobar nivo naslova, samo nastavite dalje. Ako vam treba naslov nižeg nivoa, pritisnite prečicu Alt+Shift+Desno. Ubuduće, svaki put kad pritisnete Alt+Shift+Levo, dobićete naslov istog nivoa kao što je to prehodni. Ako vam opet zatreba naslov višeg nivoa nego prethodni, odmah ponovo pritisnite Alt+Shift+Levo. Ima tu još trikova, ali da vas ovog puta ne zamaramo njima; iskusniji će se setiti da se kontrola hijerarhije naslova, sve sa skrivanjem osnovnog teksta, najlakše obavlja u prikazu strukture dokumenta (Outline View, Ctrl+Alt+O).

Dakle, naslovi su uneti i provereni. Preostaje da odlučite gde ćete postaviti sadržaj. Za priču, pretpostavimo da je to druga strana dokumenta, izlolovana od ostalih; na prvoj strani se nalazi uređena naslovna strana, a sam tekst kreće od treće strane. Nikakav problem: na dnu prve strane pritisnite Ctrl+Enter da prelomite na sledeću stranicu, unesite par praznih pasusa, pa ponovo pritisnite Ctrl+Enter. Unos sadržaja započnite iz prvog pasusa na toj pripremljenoj stranici. Ovo, dabome ne morate da uradite, ali neka ovo bude primer koji će ustanoviti razliku između velikog i parcijalnih sadržaja u dokumentu.

Da se ne biste zbunili, kliknite na znak "pi" na ribonu ili pritisnite Ctrl+Shift+8 da biste videli znakove preloma; ta komanda je prekidač - ponovnim klikom ili prečicom ćete isključiti vidljivost specijalnih znakova za prelom.

Kad ste pripremili primereno mesto za sadržaj, dovoljan je jedan potez: pozovite sa ribona paletu References > Table of Contents > Table of contents (Reference > Sadržaj > Sadržaj), pa izaberite neki od oblika koje vidite u paleti. Klik na izabrani izgled i - gotovo. Eventualno, ostaje vam da prepravite naslov sadržaja, jer će fraza u naslovu možda biti ispisana na engleskom jeziku.

Dodavanje ovog naslova za sadržaj je novost u Wordu 2007. Ako se desi da vam priručna paleta za uređenje polja sadržaja prekrije tekst naslova, pređite na čas u Draft View (radnu verziju), pa prepravite tekst i vratite se u Print Layout.

Posao je završen. Budete li menjali tekst, neka vam ne bude mrsko da osvežite sadržaj. To možete učiniti očiglednom komandom Update Table na vrhu polja sadržaja, ali i klasičnim manevrom Ctrl+A (obeležavanje celog dokumenta), F9 (osvežavaje polja). Štaviše, preporučujem da uvek radite sa ove dve prečice, biće korisnije u nastavku.

Inače, to da je sadržaj tek jedno polje, verovatno prepoznajete prema zasivljenom tekstu. Drugi test je prečica Alt+F9: naizmeničnim davanjem te prečice, menjaćete prikaz polja između prikaza rezultata i prikaza kôda polja. to će nam biti potrebno u daljoj priči, pa upamtite Alt+F9 - zatrebaće vam često!

Upravljanje obimom i izgledom sadržaja

Drugi način da upravljate obimom polja jeste pristup u staromodni, ali najmoćniji oblik definisanja (u prethodnim verzijama i jedini način): prilikom postavljanja polja za sadržaj, nemojte da koristite paletu, nego na dnu birajte komandu Insert Table of Contents (Umetni sadržaj). Opcije su, nadamo se, vrlo očigledne, a svakako obratite pažnju na izbor broja nivoa koji će se videti; podrazumevani broj je tri, odnosi se na prva tri nivoa u hijerarhiji naslova.

Možda ste već videli kako izgledaju sadržaji u veoma obimnim knjigama: najpre je prikazan kratki sadržaj u kome su pobrojani glavni odeljci i poglavlja, a taj sadržaj nije duži od jedne, eventualno dve stranice. Iza takvog sadržaja obično sledi veoma detaljni sadržaj koji može da se pruži i na više od deset stranica; za knjigu od 800-1000 stranica to nije neobična praksa. To isto možete i sami postići upravo umetanjem dve instance sadržaja, gde prvu ograničite na jedan nivo, a drugoj dopustite da upotrebi sve nivoe naslova raspoloživih u dokumentu.

Da podsetimo: možete imati i do devet nivoa naslova. Ako vam kažem da je moguće da fingirate i više nivoa hijerarhije naslova pomoću sopstvenih stilova, možda ćete poželeti da ih upotrebite. Ne držite me za reč, nego razmislite da li vam je realno potrebno više od 5-6 nivoa naslova čak i u knjižurini koja bi gabaritom mogla da posluži kao opasno oružje.

Ako vam se raspoloživi predlošci izgleda ne dopadaju, nikako nemojte ručno prepravljati izgled umetnutog sadržaja. Osim što je to "nevaspitano" u svetlu primene stilova, nećete zapravo postići ništa, jer ćete po prvom osvežavanju polja (a koje se uvek dešava prilikom otvaranja dokumenta) izgubiti ručna podešavanja. Umesto toga, postupite primereno: postoji hijerarhija stilova za sadržaj od TOC1 do TOC9, a najlakše ćete im pristupiti radi izmene ako u dijalogu Table of Contents kliknete na dugme Modify (Izmeni), pa natenane izmenite jedan po jedan stil. Kako ćete to učiniti i koja pravila dizajna treba da zadovoljite, nije predmet ove priče; valjda ćete se setiti da najpre napravite prikladne uzorke u posebnom dokumentu..

Parcijalni sadržaji u poglavlju

A sad ono pravo, pikanterija tehnike rada sa saržajima. Dakle, vaš dokument je velik, ima par stotina stranica, a na početku ste odredili samo sadržaj najvišeg nivoa. Možda ste, najzad, izveli i manevar sa dve instance sadržaja, opšti i najdetaljniji. Sada imate ideju da neposredno ispod svakog naslova poglavlja (koji je na nivou Heading 1) umetnete podređeni sadržaj u željenoj detaljnosti. Da bi stvari bile jednostavnije, pretpostavimo da ima smisla da to budu samo naslovi nivoa 2 (Heading 2), dok druge naslove ne želite da upotrebite, jer na tom mestu ne želite da narušavate prelom prevelikom detaljnošću.

Da biste izveli pravilan manevar, morate znati još nešto o mehanizmu gradnje sadržaja. Prva činjenica je prosta, a inicijalno nepovoljna: iako postoji način da izolujete sadržaj tako da preskoči neki nivo hijerarhije, koliko god instanci sadržaja da ubacite u dokument i gde god da učinite to, Word će uvek uzeti u obzir opseg celog dokumenta. Dakle, potreban je način da se polje sadržaja nekako preinači tako da gleda samo u opseg jednog poglavlja knjige. Drugi, ovog puta spasonosni detalj: i sadržaj je polje (više puta ponovljena činjenica), a mnoga polja u Wordu imaju tzv. prekidače za podešavanje opcija. Tim prekidačima se često manipuliše neprimetno, izborom normalnih opcija u interfejsu, ali postoji način i da im pristupite direktno. Jedan od ključnih zahvata da izvedete željeni posao jeste upotreba prekidača \b u polju za sadržaj, koji upravo služi da se sadržaj ograniči na određenu zonu dokumenta.

Sad je potreban kratki prekid priče o poljima i o sadržaju, pa da se usmerimo na pojam "zona dokumenta". Jedini način koji ova tehnika prepoznaje je upotreba obeleživača (bookmark). Iskusni korisnici velikih dokumenata svakako primenjuju podelu dokumenta na sekcije, a za poglavlja knjige je prirodno da ih izdelimo na sekcije. Deluje pomalo blesavo da se ne iskoristi takva podela dokumenta zarad umetanja sadržaja, zar ne?

E, pa ne! Postoji opasnost da se unutar istog poglavlja koristi više sekcija, recimo zbog upravljanja tabelama ili zbog flagrantnog zaobilaženja zaglavlja i podnožja u nekom specifičnom prelomu; a tek da ne pominjemo da je prelazak sa jedne na dve kolone u prelomu (i nazad) takođe ograničen sekcijama. Dakle, ili obeleživač ili nikako...

Potrebna akcija koja će ograničiti sadržaj na jedno poglavlje jeste da se ono celo smesti u oboleživač. Nije teško: obeležite celo poglavlje, pritisite prečicu Ctrl+Shift+F5, pa kad se otvori dijalog Bookmark (Obeleživač), samo zadajte novo ime ovoj zoni. Zarad ove priče, dogovorimo se da se poglavlja imenuju kao POG1, POG2, ...

Da biste ovo uradili daleko brže, možete preći u režim prikaza strukture (Outline View). Dovoljno je da kliknete na znak "+" uz željeni naslov prvog nivoa i biće obeleženo celo poglavlje. Tako je lakše, zar ne?

Kada postavite sve potrebne obeleživače, vreme je za konkretnu akciju. Pre nego što počnemo, jedno malo upozorenje: tokom procesa umetanja sadržaja, u jednom času ćete proći kroz fazu u kojoj ćete dobiti neispravan rezultat. Nemojte da vas to zabrine: sve je u redu! Upravo je korak koji ispravlja tu "grešku" ključ za ostvarivanje željenog rezultata.

Postavite se neposredno ispod naslova provog poglavlja. U paleti References > Table of Contents > Table of contents (Reference >Sadržaj > Sadržaj) nemojte birati nijedan gotov predložak, nego otvorite dijalog komandom Insert Table of Contents (Umetni sadržaj). U opciji Show Levels birajte broj 2. Odmah zatim kliknite na dugme Options (Opcije); u sledećem dijalogu, videćete tabelu parova stilova za naslove i sadržaj. Vaš posao je da izbrišete broj 1 koji se nalazi desno od stavke Heading 1. Potvrdite izbor do izlaska iz svih dijaloga. Ako vas program u nekom času pita da li želite da zamenite postojeći sadržaj, odgovorite NEGATIVNO.

U ovom času, dobićete sve podnaslove nivoa 2 u celom dokumentu i to je "greška" koju smo pomenuli. Odmah ćete to ispraviti: najpre pritisnite Alt+F9 da biste zamenili sadržaj kodom polja. Videćete ovako nešto:

{ TOC \o "2-2" \h \z \u }

Stavite pokazivač za unos desno od \u i dodajte tekst tako da polje na kraju izgleda ovako:

{ TOC \o "2-2" \h \z \u \b POG1 }

Čim to uradite, pritisnite F9. Program će vas pitati da li da osveži samo brojeve stranica ili celu tabelu; birajte drugu opciju. Ponovo pitisnite Alt+F9 da biste se vratili u režim prikaza sadržaja polja. Voila! Dobili ste sadržaj podnaslova samo iz prvog poglavlja!

Sad vas čeka "mali posao" postavljanja sadržaja za sva poglavlja ponaosob. Neka vas teši to što radite jednokratni posao, a da ćete dobiti željene efekte. Zapravo, malo veštine nije na odmet zarad bržeg rada... Obezbedite vidljivost kodova prvog unetog polja, a zatim obeležite sav sadržaj unutar vitičastih zagrada, bez samih zagrada i iskopirajte to u ostavu (Ctrl+C). Na mestu gde treba da se nađe sledeći sadržaj u drugom poglavlju, pritisnite prečicu Ctrl+F9, čime pokrećete ručni unos polja - dobićete samo par vitičastih zagrada; pokazivač za unos ćeveć biti tčno između njih, pa samo pritisnite prečicu Ctrl+V (Paste). Sad osnaku pokazivač POG1 prepravite u POG2, pa odmah pritisnite F9 da osvežite tek ispisano polje, pa sa Alt+F9 prikažite i rezultat. Ako ste vešti u navigaciji i zaletite se primereno, ceo posao za dvadesetak poglavlja biste mogli izvesti za svega pet minuta. Brži način od ovog nećete naći!

Dabome, pitanje finalnog preloma je muka za sebe, pa tu možda bude i problema dok ne dođete do postpuno kontrolisanog rezultata. Ali, to je već druga priča...