Microsoft Office - Razno
uređuje Dragan Grbić

Sitnice koje život znače i one koje nedostaju

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Očigledno, ni posle godinu dana od objavljivanja sistema Office 2007, neki korisnici se ne usuđuju da pređu na njega, i to samo zato što se plaše mogućih posledica zbog susreta sa novim interfejsom. Lično, smatram da je to šteta, ali mogu da razumem takav stav. Pokušao sam da stavim na vagu sitnice - one koje su nove i one koje nedostaju - jer znam da sitnice život znače. Namera mi je da proanaliziram realni uticaj nove radne površine na svakodnevni rad.

Sitnice koje život znače

Da citiram jednog prijatelja, koji me je zamolio da mu pokažem kako rade programi sistema Office 2007: ako ikada pređem na ove programe, biće to zbog sitnica, a ne zbog te nove radne površine. I zaista, mogu da se složim da postoji mnoštvo trivijalnih, ali izuzetno korisnih "zvrčki" koje život znače. Koliko mi neke od njih nedostaju, primećujem tek kada se, po potrebi posla, ponekad vratim u stare verzije programa. Daću vam samo dva izuzetno prosta primera iz novih programa, po jedan u Wordu i u Excelu, biće vam jasno na šta mislim.

Dok pretražujete tekst u dokumentu Worda 2007 u dijalogu Find (Pronalaženje), omogućeno je da klikom na dugme Reading Highlight (Isticanje pročitanog) istaknete sve instance koje odgovaraju traženom pojmu; one će biti obeležene žutim markerom. Ovo je svakako daleko lakše nego da pretražujete jednu po jednu instancu reči, mada za to ne morate ponovo pozivati dijalog Find, nego se možete kretati nadole prečicom Ctrl+Page Down (ili Ctrl+Page Up nagore). Ali, uz vizuelno obeležavanje, mnogo lakše ćete se snaći tokom prostog pregleda. Pažljiviji korisnici Worda 2003 će reći da je obeležavanje moguće i u Wordu 2003. Tako je, ali "zamalo" - potrebno je više klikova mišem, taman toliko da ne poželite da iskoristite mogućnost. U dijalogu Find u prethodnom Wordu, najpre morate da kliknete na polje za potvrdu Highlight all items found in..., a zatim da kliknete na dugme Find All; zatim treba da izađete iz dijaloga Find, pa da još uvek obeležene instance obojite markerom, pazeći da pre toga ne kliknete negde na dokument, jer biste inače morali sve ispočetka. I to nije sve: brzo ukidanje markera u Wordu 2003 je moguće samo komandom za opoziv (Undo), koja je jednodimenzionalna - ne smete ništa dalje da radite ako želite da je upotrebite; u protivnom, morali biste da obeležite ceo dokument, pa da ukinete markere; a šta ako ste nešto drugo već obeležili markerom?... U Wordu 2007, dovoljno je samo da uradite bilo šta (unesite neki znak) i obeležavanje će nestati. Ako ste formalno nastrojeni, onda pozovite dijalog Find ponovo, pa u meniju ispod dugmeta Reading Highlight upotrebite komandu Clear Highlighting (Obriši isticanje) da biste ukinuli dejstvo markera.

Pre ili kasnije, dok radite nad nekom dugačkom listom u Excelu, bićete prinuđeni da obeležite neke ili sve njene redove tako što ćete vući mišem do dna; istina, ponekad postoje i druge, udobnije tehnike da se to uradi (poput duplog klika na fill handler, crni kvadratić u donjem desnom uglu okvira aktivne ćelije, kako biste popunili kolonu brojevima), ali nije uvek takav slučaj. Ako imate takvo iskustvo, priznajte koliko puta vam se desilo da "preletite" opseg podataka u listi i da se nađete čak i par stotina redova niže nego što bi trebalo... Neprijatna situacija; u svojoj praksi, to sam rešavao malim trikom: obeležavao sam odozdo nagore. Do dna bih došao lako: postavim se u neku kolonu, pa redom pritisnem tastere End i strelicu nadole, što bi me odvelo na dno aktivnog dela; ako preletim naviše, biće to tek nekolio redova, a mesto na koje treba da se vratim mišem je sigurno vidljivo u tom času. U Excelu 2007, nema više potrebe za ovakvim metodama štapa i kanapa. Dok budete vukli nadole po veoma dugačkoj listi da biste, recimo, četkicom za oblikovanje ujednačili sve redove na osnovu prvog reda, obratite pažnju kako se program ponaša: desetak redova pre poslednjeg reda, Excel će odjednom da uspori skrolovanje, pa će čak i zastati nad poslednjim redom na jednu sekundu; taman je toliko dovoljno da biste prepoznali da je donji kraj liste blizu, pa da u pravom času otpustite taster miša. Ako biste insistirajući držali taster miša, i dalje vukući nadole, program bi dopustio i opet ubrzao skrolovanje; ali, to se više neće desiti slučajno!

Mogao bih da nabrajam i više, ali nema smisla. Ako ćete mi verovati na reč da ovakvih sitnica ima stotinu, onda da pređemo dalje.

Sitnice koje nedostaju

Kako se snalazite sa glavnom trakom u Office programima? Lutate po njima da biste pronašli komandu koja vam je nekad bila ispred nosa? Smeta vam što nema namenskih traka sa alatkama? Dobro de, navići ćete se; ja sam dostigao već sasvim solidnu brzinu. Mada ćete reći "lako je tebi, koliko vremena provodiš u Office programima", nije u tome stvar: prosto, prihvatio sam workflow način razmišljanja, ideju po kojoj su kartice na glavnoj traci složene tako da odgovaraju nekakvom "školskom" redosledu radnji. Kada se zateknem na nekoj kartici, brzo pogledam tačno ispod jezička na koji sam kliknuo mišem i tu uglavnom zatičem nejfrekventnije komande. Ako tako ne nađem šta tražim, posmatram sleva nadesno: niz grupa komandi je najčešće baš tako složen u opadajućem redosledu frekvencije upotrebe.

Istina, možemo da se složimo da postoje neki primeri smeštanja komandi po obrascu koji nije odmah jasan. Moj "anti-favorit", iako ovu funkciju realno nikad ne koristim: komanda za rastavljanje reči u Wordu (hifenator) stoji u grupi Page Layout > Page Setup (Raspored na stranici > Podešavanje stranice). Prihvatam da se komanda nalazi (i) tamo, jer to je alatka koju ćete upotrebiti kao sredstvo za uređenje izgleda stranice, recimo kad presložite tekst u dve kolone. Tada je uputno da primenite obostrano poravnanje, a ono je uglavnom ružno ako reči nisu rastavljenje, jer se javljaju prevelike beline između reči. Međutim, hifenator je najpre jezička alatka, a te komande nema u grupi Review > Proofing (Redigovanje > Jezička provera). Bio sam zbunjen i, verujte mi na reč, trebalo mi je neprilično mnogo vremena da je nađem (ja sam informatičar po struci - dakle, po Marfiju, Help čitam samo kad sam očajan). Ne bih se naljutio kada bi se komanda našla na oba mesta!

Da ne bi ispalo da sad pričam napamet i predlažem nemoguće: na interfejsu zaista postoje pozitivini primeri da se neka komanda nađe na više mesta. Dva sasvim jednostavna, a efektna primera ćete naći u Excelu 2007: komanda AutoSum (Automatski zbir), koja sadrži i dodatni meni sa pet najčešćih agregatnih funkcija, nalazi se na prvoj kartici Home (Početak), ali i na samom početku palete sa grupama funkcija; krajnje logično. Na prvoj kartici se nalazi sažeti skup komandi Sort & Filter, gde možete zadovoljiti 90% potreba za sortiranjem i filtriranjem; ako vam te operacije zatrebaju dok radite nešto složenije nad opsezima podataka, naći ćete celu grupu istih komandi na kartici Data (Podaci), gde ćete se, izvesno, zateći u nameri da obradite neku veću listu.

Pravi problem nastaje kad uopšte ne možete da nađete neku komandu na glavnoj traci. I pored najbolje volje, bilo bi nemoguće da sve komande programa budu smeštene na glavnu traku. Ponekad postoje ekvivalenti za izvedbu u dijalozima: iskoristite pokretač dijaloga u donjem desnom uglu grupe, ako postoji. Neki dijalozi se pokreću komandom na dnu palete; do njih ćete biti vođeni kontekstom okolnih komandi dok ne nađete šta tražite. Za primer, obratite pažnju na dugme za određivanje proreda u grupi Home > Paragraph (Početak > Pasus) u Wordu: ako vam ne odgovara ponuda od šest ponuđenih proreda, preostaje da odaberete stavku Line Spacing Options (Opcije proreda) i da tamo precizno postavite ono što želite; uz pažljiviji pregled sadržaja dijaloga, videćete da se tu nalaze i neka podešavanja kojih na drugim mestima nema.

Ali šta ako ni tad ne nađete komandu za operaciju koju želite da izvedete? Office 2003 i ranije verzije su raspolagale mogućnošću da pronađete neku komandu u listi svih komandi (Tools / Customize / Commands), pa biste je prevukli na standardnu ili neku drugu traku sa alatkama; neki su čak pravili svoje namenske trake sa alatkama, što je apsolutno u redu. Takva mogućnost postoji i sada, doduše presvučena u primenu jedinog elementa koji je podesiv na radnoj površini novih programa: to je priručna traka (Quick Access Toolbar).

Najbrže podešavanje priručne trake ćete izvesti kada kliknete mišem na usko dugme sa strelicom na desnoj strani; tu se nalaze neke komande koje su relativno česte u upotrebi, pa ih možete učiniti vidljivim. Uočite da će se svaka komanda koju dodate pojaviti sasvim desno, što možda neće dovesti do rasporeda koji vam se dopada. Uostalom, da vas podsetim: sve komande na priručnoj traci imaju dodeljene generičke prečice Alt+1, Alt+2 itd, raspoređeno sleva nadesno; izvesno je da ćete poželeti da napravite neki svoj raspored: ko vas sprečava? Komanda More Commands (Još komandi) u meniju priručne trake je najbrži put da pristupite dijalogu za njeno uređenje (formalno: Office > [program] Options > Customize, tj. Office > [program] opcije > Prilagođavanje). U desnom oknu ćete zateći već aktivirani sadržaj priručne trake; dugmadima desno od okna, promenićete njihov redosled. Sad sledi ono pravo: u levom oknu se nalaze razni izbori komandi koje možete smestiti u priručnu traku. U padajućoj listi birajte željenu grupu: savetujem da krenete od grupe Commands not in the Ribbon (Komande koje nisu na glavnoj traci), jer je skoro sigurno da se komanda koju tražite nalazi tamo. Poslednje rešenje je izbor palete svih komandi, ali to neće ići baš lako, jer tih komandi ima, hm, mnogo.

Ali, ako komande nema ni tad? Da, to može da se desi - vrlo je retko, ali moguće! Dešavalo se i ranije: neka komanda bi postala zastarela ako program drugačije izvodi neku funkcionalnost. Ponekad su razlozi za uklanjanje komande praktično neobjašnjivi, pa vam preostaje da se snalazite kako znate i umete. Upravo sam na svojoj koži osetio takav slučaj. Reč je o programu PowerPoint 2007: hteo sam da napravim zbirni slajd prezentacije, upotrebljavajući ga kao agendu na početku predavanja koje sam pripremao. Posegnuo sam za komandom Summary Slide (Zbirni slajd) koja se u PowerPointu 2003 izložena kao dugme na traci sa alatkama Outlining (Prikazivanje strukture); ova traka, kad je uključite, uobičajeno se pojavljuje uz levu ivicu prozora programa, u visini okna sa prikazom slajdova ili strukture. Komanda se koristi tako što označim željene slajdove, kliknem na to dugme, pa dobijem slajd na kome se naslovi pojavljuju kao teze.

Posle ne baš prijatne potrage po novom PowerPointu, vratim se na čas u stari i tamo se "prisetim" da postoji i prečica Alt+Shift+S. Pokušam ponovo sa njom u novom programu i ne uspem; tada sam shvatio da je vrag odneo šalu i krenuo redom po svim opcijama pretrage, samo da bih shvatio da više nema komande koju tražim (ako nisam dobro video, biću vam zahvalan na ispravci). Šta sad? Da radim pešice?

Da, preostaje rad pešice, ali to nije težak postupak: rešenje mi je bilo ispred nosa. Brzo sam ispod naslovnog napravio novi slajd za agendu (Ctrl+M). U oknu sa prikazom strukture sam učinio da se vide samo nivoi naslova: kontekstni meni okna Outline (Prikaz strukture), komanda Collapse > Collapse All (Skupi > Skupi sve). Obeležio sam sve slajdove koji sadrže naslove za agendu, iskopirao ih sa Ctrl+C. Prešao sam na slajd za agendu, pa kliknuo u polje stavki - i jednim Ctrl+V dobio šta sam želeo. Manje je udobno od klika na samo jedno dugme, ali kad njega nema...