Microsoft Office PowerPoint
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

PowerPoint Home

Skoro svakodnevno slušamo

 

Više prezentacija u nizu

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Imate li potrebe da prilagođavate PowerPoint prezentaciju raznim ciljnim grupama? Da li postoji ijedan razlog da održavate različite scenarije (načelno istog) nastupa pred publikom? Posle ovih potvrdnih odgovora, još jedno pitanje: da li ste angažovali sve raspoložive mogućnosti PowerPointa da vam pomogne u tom poslu?

Bliski prijatelj mi se nedavno obratio sa molbom da mu pomognem u pripremi nečega što je on sam nazvao "varijabilnom prezentacijom". Posle kraće konsultacije, shvatio sam o čemu govori: reč je o prodaji nekih proizvoda metodom "jedan-na-jedan" (ne, nije piramidalna prodaja) i on je ponekad prinuđen da prilagodi PowerPoint prezentaciju koju posle prikazuje na svom laptopu ciljanom potencijalnom klijentu. Materijal koji pokriva sve scenarije već postoji u nekoliko datoteka sa prezentacijama, a svaku sledeću priliku prilagođava tako što potrebne datoteke prezentacija iskopira u novi folder. Datoteke su već imenovane sa početnim rednim brojevima, pa se lako sortiraju; pošto su to PPSX datoteke, otvaranjem datoteke se pokreće projekcija, a ne režim uređenja kao sa PPT/PPTX formatom. Ostaje "mala" neprijatnost u vidu prekida projekcije na nekoliko mesta, kao i stalno nameštanje potrebnog scenarija.

Pitanje je glasilo: "može li to lakše". Odgovor je potvrdan - i ne samo to, nego su moguća barem dva efikasna scenarija. Ishodi su različiti, pa će biti potrebno da sami odlučite koji od scenarija ćete odabrati.

S obzirom na to da moj prijatelj već ima zasebne datoteke od kojih ume da načini prikladni niz za prezentaciju, iskoristićemo Package for CD kao opštiji način. Opcija pakovanja datoteka za prenos može da se iskoristi i samo kao priprema za projekciju na istom računaru; PowerPoint Viewer će svakako pokrenuti PPT/PPTX datoteku u režimu projekcije, a ako je zadat niz od više datoteka prezentacije, one će biti prikazane u neprekinutom sledu, kao da je reč o jednoj prezentaciji - tačno to što moj prijatelj i radi!

Takav paket se priprema lako: u starijoj verziji pozovite dijalog File / Package for CD (Datoteka / Paket za CD), a isti dijalog ćete u novijoj verziji programa pozvati komandom Office > Publish > Package for CD (Office > Objavi > Paket za CD). Najpre dajte ime paketu, a zatim klikom na Add Files (Dodaj datoteke) izaberite sve datoteke koje bi mogle da uđu u "veliku" prezentaciju. Pripazite na to da je tekuća generička prezentacija verovatno ušla na spisak (izbacite je), a zatim proverite da li je redosled datoteka valjan. Otvorite dijalog za opcije, pa u prvoj selekciji na vrhu birajte prvo radio dugme namenjeno opciji za PowerPoint Viewer; u pridruženoj padajućoj listi obavezno birajte prvu opciju; ostale opcije ne dirajte i potvrdom na OK izađite iz dijaloga. Sada zadajte komandu Copy to folder (Kopiraj u fasciklu) i odredite lokaciju i ime ciljnog mesta gde će sadržaj biti iskopiran.

Pre nastavka, malo upozorenje: opcija sa pregledačem zahteva da datoteke budu u starom formatu PowerPointa 2003. To ne mora da bude bitno ako radite u novijoj verziji, osim što ćete izgubiti napredne opcije za obradu grafike; međutim, polazne datoteke ostaju očuvane, pa nema nikakve realne štete. Druga tehnika koju opisujem nema ovaj problem.

Dakle, u ciljnom folderu se nalaze svi potrebni sadržaji za prženje na CD; u ovoj priči, nije potrebno da se to čini, nego ćete pripremiti sve varijacije prezentacija za brzo pokretanje. Ključ sekvence čine dve datoteke: PLAY.BAT i PLAYLIST.TXT.

Ne vidite tipove datoteka? Trebalo bi to da uključite. Otvorite Windows Explorer (Win+E), pa ako ne vidite meni, pritisnite i pustute taster Alt. Zatim Tools > Folder Options, a na kartici View pronađite i isključite opciju Hide extensions of known file types.

Ako otvorite PLAYLIST.TXT u programu za uređenje teksta, videćete da u njoj postoji samo spisak datoteka u odabranom redosledu. Ako otvorite datoteku PLAY.BAT u editoru, videćete red:

@PPTVIEW.EXE /L "playlist.txt"

Pokretanjem te komandne datoteke, projekcija počinje. Rešenje polaznog problema je u tome da napravite parove BAT i TXT datoteka kojima ćete pokrenuti željene varijacije. Napravite kopije ovih datoteka i imenujte ih, recimo, 1.BAT i 1.TXT. Recimo, ako je početni spisak imao pet datoteka, a vama trebaju samo tri, izbrišite neželjene redove u 1.TXT i sačuvajte promene. Otvorite 1.BAT za uređenje i playlist.txt zamenite sa 1.txt. Pokrenite komandu 1.BAT i proverite rezultat - trebalo bi da dobijete tačno željeni rezultat. Na isti način napravite i sve ostale kombinacije. Najzad, ako baš želite da prenesete sve scenarije na CD, izbrišite datoteku AUTORUN.INF (koja služi za automatsko pokretanje prezentacije nakon ubacivanja CD-a u drajv) i spržite folder u kome ste pripremili alternativne parove za pokretanje "kolaž-prezentacije".

Nedavno sam na blogu razvojne ekipe PowerPointa naišao na kratki trik koji ću ovom prilikom da "ukradem", jer može da pomogne u kontekstu ove priče; valjda mi neće biti zamereno na tome. Recimo da imate više prezentacija koje želite da prikažete u nizu, a slajdovi sadrže vidljive redne brojeve. Ako želite da redni brojevi slajdova budu u primerenoj rastućoj sekvenci, to možete pripremiti u svakoj prezentaciji (osim prve) unošenjem forsiranog početnog broja prvog slajda. U PowerPointu 2003 birajte komandu File / Page Setup (Datoteka / Podesi stranicu) i u polju Number slides from (Numeriši slajdove od) postavite željeni početni broj slajda. U PowerPointu 2007 ili novijem, isti dijalog ćete pozvati komandom Design > Page Setup (Dizajn > Podešavanje stranice).

Ukoliko vam ovaj način nije po volji, predlažem vam drugi; takođe zahteva pripremu i odgovarajući način pokretanja, ali je udobniji za toliko što se sve nalazi unutar jedne jedine PPT/PPTX datoteke. Reč je o pripremi prilagođenih i imenovanih projekcija koje pokrećete izborom sa posebnog spiska. U polaznom scenariju ove naše priče, to znači da bi sve slajdove iz svih pojedinačnih prezentacija trebalo sastaviti u jednu prezentaciju, što ne bi trebalo da bude težak posao. Jednom kada je to učinjeno, pozovite namenski dijalog: u PowerPointu 2003, to je komanda Slide Show / Custom Shows (Projekcija slajdova / Prilagodi projekciju); u PowerPointu 2007 ili novijem, to je komanda Slide Show > Custom Slide Show (Projekcija slajdova > Prilagođena projekcija slajdova). Kliknite na New, dajte ime budućem scenariju, pa prenosom u desno okno odredite slajdove u prilagođenoj verziji. Kada potvrdite opciju, ne zaboravite da sačuvate datoteku, jer se ove liste čuvaju u njoj.

Jedna od prednosti ove tehnike je i ta što možete slobodno da menjate redosled slajdovima u okviru prikaza, a da zapravo ne dirate strukturu same prezentacije. Dobro je i to što možete imati koliko god scenarija želite, a praktično bez ikakvog dodatnog utroška prostora. Najzad, nema problema sa verzijama: jedna izmena na slajdu je odmah važeća u svakom prikazu. Pripremljene scenarije ćete pokretati iz istog dijaloga u kome ste ih definiali; PowerPoint takođe dodaje imena scenarija prilagođenih projekcija u padajuću listu ispod komande na ribonu.

Kao potencijalni nedostatak se može navesti to da je ovakva prezentacija vezana za sam PowerPoint, jer prilagođene projekcije ne možete pozivati iz besplatnog pregledača. U ovoj razlici možda i leži definitivni ključ za izbor jedne od dve opisane tehnike prilagođavanja prezentacije.