Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Outlooku

Skoro svakodnevno slušamo

 

Kad baza postane velika

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Outlook se podiže sporo, skladište je prilično veliko, a vi ne znate šta da preduzmete da biste bili sigurni da ništa neće krenuti po zlu; na stranu što biste hteli da imate bolje performanse. Postoji više rešenja, a neka od njih vam predlažem ovom prilikom.

Kolega Branko Milenković se žali na ponašanje svog Outlooka: kaže da se program sporo podiže i da je sklon čestom pucanju. U skladištu drži poruke od poslednjih osam godina: neke od njih je uvezao iz Outlook Expressa kada je obim postao prevelik za taj slabašni program, a baza je dospela do veličine od 5 GB. Nakon arhiviranja, baza arhive je dospela na 1,5 GB, a sam Outlook.PST je ostao velik oko 4,5 GB. Kolega traži savet kako da očisti ili popravi bazu sadržaja; program ne prijavljuje nikakvo oštećenje matičnog skladišta.

Moje najkraće zapažanje glasi: uf! Veličina datoteke Outlook.PST u formatu programa Outlook 2003/2007 je 20 GB, što je priličan prostor. Ranije verzije su imale ograničenje od 2 GB, mada pamtim jedan veoma prljav hakerski trik koji je dozvoljavao da baze budu i veće – previše rizično da bih ikada o njemu govorio ili vam ga prenosio. No, hajde da razmislimo o tim limitima i svakodnevnoj praksi, jer valja da znamo šta se zaista dešava dok koristite Outlook, što će pomoći i da se problem reši.

Najpre o sporom podizanju Outlooka: ništa novo. U opštem slučaju, nema leka. Ali, u tome ne vidim osobit problem: jednom podignut Outlook valja da ostane otvoren. ako ga spustite u sistemsko polje (systray) pored časovnika, Outlook troši malo resursa, pa zaista nema smisla da ga zatvarate. Posebno, ako koristite podsetnike u kalendaru programa ili dozvoljavate da se poruke automatski razmenjuju u zadatim intervalima, ne vidim nikakvu svrhu da zatvarate program pre nego što isključite računar.

A kad smo već od pucanja programa: za sve ove godine praćenja vaših iskustava, jedini zaključak je – da zaključka nema. Toliko je mogućih uzroka da zaista ne znam u kom smeru da vas uputim. Ako baš hoćete: kao korisnik, nikad ne zatvaram Outlook; ali, ponekad ga zatvorim zbog nekih testiranja ili simulacija potrebnih da odgovorim na poneko pitanje. U dva od tri slučaja, moj Outlook 2007 prijavljuje neku grešku koja sugeriše neregularno zatvaranje. Ne znam šta nisam pokušao da bih to rešio i nije mi uspelo. Ali, podaci su bezbedni, program inače radi (i ne puca) i ne želim više da gubim vreme na to pitanje.

Da se vratimo kapacitetu skladišta: ograničenje datoteke Outlook.PST na 20 GB svakako ne znači da bi to trebalo i da dostignete. Koliko su stare poruke kojima se zaista vraćate? Arhivirajte svoje stare poruke; o tome sam dovoljno napisao u prilogu o arhiviranju Outlook skladišta i nema potrebe da ponavljam.

Vratimo se osnovama: podrazumevano, vaše Outlook skladište se nalazi nege u dubini vašeg profila na istoj particiji na kojoj se nalazi i sistem. Tu možda čuvate i svoje Office dokumente, a radite i druge stvari. Uglavnom, disk se vremenom fragmentiše, jer sistem datoteka je organizovan tako da jedna ne mora biti na jednom mestu, a fizičke lokacije delova nisu bitne sa stanovišta logike rada sistema. Međutim, bitne su sa stanovišta performansi: što disk mora više da radi za isti posao, to ćete više čekati. Pride, podsetiću vas i na to da je datoteka Outlook.PST tzv. kontejner, što znači da sadržaji unutar datoteke mogu dodatno da se fragmentišu kako vreme prolazi, a vi brišete i dodajete stavke. Kada datoteka premaši neku "očekivanu" veličinu, usporenje rada programa može da bude i te kako osetno.

Kada se u račun doda i to što su mnogi korisnici skloni da natrpavaju disk sve dok ne ostane svega jedan ili dva gigabajta slobodnog prostora na sistemskoj particiji, problemi su neumitni. I ako baš hoćete, problemi su postali posebno izraženi poslednjih godinu-dve, otkad su razni oblici stalne veze ka Internetu postali uobičajeni za mnoge. Ne mislim samo na sklonost za preuzimanjem raznih sadržaja sa Weba: mnogi su pride kloni da šalju e-poštom razne multimedijalne sadržaje (MP3 datoteke, video klipove, prevelike fotografije, itd.), pa Outlook skladišta zaista rastu preko svake mere.

Lečenje te situacije se sastoji iz dva koraka: arhivirajte skladište redovno i defragmentišite disk. Za defragmentaciju particija koristim besplatni Auslogic Disk Defrag i veoma sam zadovoljan. Pride, postoje i trikovi sa dodeljivanjem namenskih particija posebnim poslovima na velikim diskovima, ali ne bih da zapetljavam preko mere; o tome ćemo drugi put. Pomenuću još jednu opciju o kojoj, izgleda, ne razmišlja dovoljno korisnika.

Šta vam predlažem? Napravite više Outlook baza, pa ih sve držite otvorenim u Outlooku ako tako želite. Podsetiću vas na to da osnovno skladište dodeljeno profilu mora da uvek bude otvoreno u programu; mimo toga, slobodni ste da otvorite više PST datoteka, zatvarajući ih kada god nađete za shodno. Dodatno olakšanje: ako je u času zatvaranja Outlooka otvoreno više skladišta pored osnovnog, program će to upamtiti i sve ih otvoriti pri sledećem pokretanju.

Poenta je u sledećem: više otvorenih skladišta i dalje čini celovit sistem podataka u programu. Recimo, pretraga može da referencira sva skladišta, a sistem pravila za upravljanje porukama (Rules Wizard) bez problema može da premešta poruke na sva dostupna mesta u njima. Kakav scenario ćete napraviti? To odlučite sami: na primer, posao 1, posao 2, privatne poruke, mailing liste, novogodišnje čestitke i razne zezalice... Hoćete li poruke premeštati ručno ili automatski, takođe odredite sami.

Na kraju, u osnovnoj datoteci Outlook.PST držite samo generičke e-poruke ili one od posebne važnosti, kao i stavke kontakata, kalendara i ostale sadržaje koji nisu e-pošta. Sa podelom idite dotle dok ne formirate željenu strukturu, a da očuvate uredan pregled. Uvedite pravilo da nijedna radna PST datoteka ne pređe 500-1000 MB do sledećeg perioda za premeštanje sadržaja u arhivu. Hoćete li arhivirati sva skladišta u jednu ili više arhiva i da li ćete to činiti ručno ili automatski, odredite prema ciljanoj veličini datoteka arhive, kojih takođe može biti više. Manje bitna skladišta držite zatvorena dok vam ne zatrebaju ponovo. Barem jednom mesečno izvedite sažimanje (compact) svojih baza, a defragmentaciju diska radite barem jednom nedeljno (može i češće, neće smetati).