Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Obaveštenje o prijemu pošte

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Outlook sadrži mnoge male, eli efikasne elemente za kontrolisanje dešavanja. Ali, neki od njih su u koliziji jedni sa drugima. Ako koristite ekranska obaveštenja o pristigloj pošti, možda niste primetili da su ona u koliziji sa pravilima za razvrstavanje poruka...

Tokom prethodnih godina, više puta mi je upućeno pitanje o jednom karakterističnom ponašanju Outlooka: kada postoji pravilo za rukovanje stavkama koje premešta poštu u posebne foldere, tada se prilikom prijema neće videti obaveštenje u blizini sistemskog polja (systray); to se dešava samo za poruke koje podrazumevano ostaju u sandučetu primljene pošte (Inbox). Desilo se da sam ovo pitanje nedavno dobio dvaput u kratkom vremenskom periodu; ne znajući pravi odgovor, najzad sam rešio da se malo pozabavim tim problemom, tim pre što je takvo ponašanje opstalo i u Outlooku 2007 - čak nekoliko verzija programa nakon što je uvedena ta funkcionalnost.

Scenario koji čini obaveštenja o primljenoj pošti korisnim je sledeći: u svom online profilu ste definisali intervale za automatsku razmenu poruka; vaš Outlook je minimizovan (verovatno u sistemskoj traci) dok radite nešto drugo. Kada pristigne neka poruka, u donjem desnom uglu ekrana se pojavljuje malo okno sa informacijom o pošiljaocu i sa prvih nekoliko reči teksta poruke; posle nekoliko sekundi, okno sa porukom iščezava. To okno može da bude čak i delimično prozirno, a svakako je neinvazivno, jer ne oduzima fokus prozoru programa u kome trenutno radite. Ukoliko ima više primljenih poruka, one se smenjuju svakih nekoliko sekundi. Na ovaj način, bićete obavešteni bez prekidanja, pa možete da ignorišete poruke; ali, ako očekujete neku važnu poruku, videćete informaciju i otići u Outlook da biste je celu pročitali i odgovorili, ako je to potrebno. Štaviše, postoje razne komande ispod malog dugmeta na oknu obaveštenja, pa ako ste dovoljno brzi, možete da ih iskoristite.

Da bi cela ova funkcionalnost bila na snazi, potreban je dobro poznati slalom kroz dijaloge: na prvoj kartici dijaloga Tools > Options (Alatke > Opcije) kliknite na dugme E-mail Options (Opcije e-pošte), pa u sledećem dijalogu kliknite na dugme Advanced E-mail Options (Više opcija e-pošte). U ovom dijalogu, pobrinite se da bude uključeno polje za potvrdu Display a New Mail Desktop Alert (Prikaži obaveštenje o novoj pošti...). A kad ste već tu: dugme neposredno ispod opcije vas vodi u dijalog (četvrti nivo!...) u kome ćete podesiti opcije za prikaz obaveštenja.

Uzgred, uočite da u nastavku opisa opcije, u zagradama, stoji i naznaka da ona važi samo za podrazumevani Inbox. Dakle, u programu nedostaje podrazumevana funkcionalnost za primljene poruke koje ste odmah prosledili u podređene foldere. Ovde naglašavam reč "podrazumevana" - jer rešenje ipak postoji, a provereno funkcioniše u poslednje dve verzije Outlooka.

Rešenje je u definisanju pravila za pokretanje obaveštenja koje se okida kad god Outlook primi neku poruku, bilo da se ona nekim drugim pravilom premešta u drugi folder ili ne; štos je u tome što je to rešenje "oduvek" tu, ali nije bilo očigledno....

Evo šta valja učiniti: otvorite dijalog Tools > Rules and Alerts (Alatke > Pravila i obaveštenja), pa kliknite na dugme New Rule (Novo pravilo). U grupi Stay Up to Date (Budite u toku) birajte prvu opciju u nizu, onu koja je obeležena kovertom sa zvezdicom, pa kliknite na Next (Dalje). Sledeći korak, u kome birate uslove za izbor, predstavlja ključ rešenja: isključite zatečenu opciju; pri prelasku na sledeći korak, program će vas upozoriti da će se pravilo odnositi na svaku poruku koju primite, ali to je baš ono što i želite, pa potvrdite da je to u redu. Treći korak služi za izbor opcije: tamo najpre isključite zatečenu prvu opciju, pomerite stavke u glavnom oknu dijaloga do samog dna, a zatim uključite (sada očiglednu) opciju display a Desktop Alert (prikaži obaveštenje na radnoj površini). Sledeći korak služi za izuzetke od pravila, ovog puta ih nema, pa odmah nastavite dalje; i najzad, u poslednjem koraku imenujte pravilo, pobrinite se da ostane uključeno i zatvorite postupak definisanja pravila kojim ste rešili ovaj problem. Ubuduće, dobijaćete uredna obaveštenja prilikom pristizanja svake poruke, a ne samo onih koje završavaju u podrazumevanom folderu Inbox.

Uzgred budi rečeno, zatečena uključena opcija u trećem koraku nalaže da se tokom prijema poruka otvori prozor sa spiskom svih stavki primljene pošte, gde se vide pošiljalac, tema i datum poruke. Međutim, ovo rešenje na prvi pogled nije toliko udobno kao podrazumevano obaveštenje na radnoj površini, baš zato što je invazivno (prozor preuzima fokus na sebe). Pride, mimo očekivanja, nije moguće podesiti veličinu prozora koji će nastati kad angažujete tu opciju. S druge strane, upravo ova opcija bi mogla biti od koristi ukoliko ste povremeno odsutni od računara ili radite na više njih, pa ne obraćate pažnju na ekranska obaveštenja koja brzo nestanu sa ekrana. Ako prepoznajete da bi "jače" upozorenje bilo od koristi, primenite opciju display a specific message in the New Item Alert window (prikaži određenu poruku u prozoru "obaveštenja o novim stavkama"); u tom slučaju, kliknite na hipervezu "a specific message" u donjem oknu, pa unesite tekst poruke koja će se pojaviti na vrhu prozora obaveštenja.

Kada se otvori prozor sa spiskom poruka, postoji jedna zgodna posledica, pogotovo ako uglavnom držite svoj Outlook minimizovan: možete obeležiti i otvoriti stavku direktno iz tog prozora. Krajnji efekat je u tome što možete da veoma brzo pregledate sve upravo pristigle poruke, čak ne vraćajući Outlook u prvi plan, a kamoli šetajući po folderima u koje su poruke razmeštene. Dakle, preispitajte i ovu opciju: možda je ona korisnija za vas nego što su to uobičajena ekranska obaveštenja.

Ovaj prilog možete komentarisati ako pristupite najavi priloga na blogu Praktikuma na Webu