Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Arhiviranje Outlook skladišta

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Nova kalendarska godina se čini kao dobar period da malo počistite sadržaj svog skladišta poruka i ostalih stavki u Outlooku. To možete činiti na više načina: dok su neki skloni da sami prebacuju poruke u arhivu, drugi su spremni da prepuste programu da arhivira sadržaje automatski.

Prisetimo se najpre nekih specifikacija: PST datoteka u formatu za sve ranije verzije Outlooka ima limit veličine od 2 GB, dok najnoviji format za Outlook 2003 može da bude deset puta veći. Pošteno, za većinu nas, ova ograničenja su čisto teoretska; recimo, cela moja arhiva od 1997. godine naovamo nije veća od 1 GB. Arhivu otvaram tek povremeno, ako je potrebno da potražim neku staru poruku; sve važne sadržaje za koje je važno da ih često pregledam bez obzira na starost, prosto sam premestio u posebnu PST datoteku koja je stalno otvorena.

Što se svih ostalih sadržaja tiče, donedavno sam bio sklon da ručno prenosim poruke u arhivu, birajući koje od njih ću čuvati u kom vremenskom rasponu. Pošteno, dangubio sam: počev od Outlooka 2002, u svakoj fascikli za stavke ponaosob (a imam ih mnogo) moguće je definisati pravilo za automatsko arhiviranje. Probajte sami: u kontekstnom meniju fascikle u Outlooku otvorite dijalog Svojstva (Properties), pa pređite na karticu Automatsko arhiviranje (AutoArchive). Uočićete da tu inicijalno stoji da fascikla bude podvrgnuta arhiviranju po podrazumevanim pravilima koja važe za ceo program, što možete promeniti.

Da vas podsetim: u dijalogu Alatke / Opcije / Ostalo (Tools / Options / Other) naći ćete dugme Automatski arhiviraj (AutoArchive), kojim pozivate dijalog za podešavanje opštih parametara ove funkcije. Ona je podrazumevano uključena, ali mnogi korisnici to isključe i prepuštaju programu da "trpi" sve stare sadržaje, što je uglavnom izlišno. Možete podesiti interval automatskog pokretanja arhiviranja, a takođe i graničnu starost poruka koje će biti uključene u prenos. Važi pravilo da se automatskom arhiviranju podvrgavaju sve stavke osim kontakata, jer priroda tih podataka nije takva da ih treba uklanjati. U dijalogu ćete definisati ili zadržati predloženo ime datoteke za arhivu: ako ona ne postoji, biće automatski formirana u času prvog pokretanja. Ako tako poželite, možete forsirati trenutno arhiviranje, ne čekajući da program sačeka do zadatog intervala. Takođe, ako ste uključili ovu funkciju, uključite i opciju Upitaj me pre pokretanja... (Prompt before...); nikad se ne zna: program bi inače mogao da suspenduje vaš rad ukoliko baš tog časa radite nešto važno.

No, vratimo se posebnim podešavanjima za fascikle: ako odaberete bilo koju drugu opciju osim zatečene, ona će biti "starija" od postavki na nivou programa. Obično, to može značiti da ne želite da se fascikla arhivira ili ćete odlučiti da promenite graničnu starost stavki. Posebno je zanimljiva pomenuta opcija da preusmerite sadržaj fascikle u posebnu PST datoteku. Štaviše, savetujem vam da tako učinite: razdvojite sadržaj makar na odlazne poruke, primljene poruke, kalendar i sve ostale stavke, jer ćete sigurno uvek znati u kojoj od ovih grupa treba da potražite neki arhivirani sadržaj. Najzad, postoji i opcija da poruke ne arhivirate, nego ih zauvek brišete, ali verujem da ćete se složiti da to nije baš dobar način.

Postoji i "nasilni" metod arhiviranja sadržaja: komandom menija Datoteka / Arhiviraj (File / Archive), ući ćete u dijalog u kome možete trenutno izvesti arhiviranje neke fascikle i svih njoj podređenih; naravno, ako izaberete stavku Lične fascikle (Personal Folders), operacija će važiti za celu radnu PST datoteku. Prosto, izabraćete granični datum stavki za arhiviranje i odlučiti da li ćete operaciji podvrgnuti i one sadržaje za koje ste postavili da se ne arhiviraju automatski. I ovde imate mogućnost da birate posebno ime datoteke za forsiranu operaciju.

Verovatno ćete retko koristiti ovaj dijalog, ali odaću vam jedan zgodan trik: i datoteke arhive možete podvrgnuti dodatnom arhiviranju!
 

A zašto biste to uradili: možda ćete naći za shodno da svoju arhivu poruka pošte podelite po godinama. Krenite od najstarije godine: recimo, ako ste počeli od 2000. godine, odaberite arhiviranje stavki starijih od 1.1.2001, pa preusmerite prenos u datoteku npr. 2000.PST. Zatim arhivirajte sve stavke starije od 1.1.2002 u datoteku 2001.PST, i tako redom.

Kada završite bilo koje masovnije arhiviranje radne PST datoteke, ne zaboravite da je presložite, jer izbrisani sadržaj i dalje zauzima mesto i usporava rad. Komandom menija Datoteka / Upravljanje datoteka sa podacima (File / Data File Management) otvorite dijalog, odaberite ime glavne datoteke, pa kliknite na dugme Postavke (Settings) i u novom dijalogu kliknite na dugme Sažmi sada (Compact Now). A sada, pošto ste uredno arhivirali i presložili sve sadržaje, vreme je za backup: snimite sve PST datoteke na kvalitetan CD, pa ga odnesite iz prostorije u kojoj se nalazi vaš računar i čuvajte na sigurnom mestu.