Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Reparacija baze poruka

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Outlook drži (skoro) ceo sadržaj u jednoj datoteci, što je mač sa dve oštrice. S jedne strane, lako je upravljati backup procedurom, a sa druge... Rizici u radu postoje i zato morate preduzimati redovne mere održavanja.

Moj svakodnevni rad jako zavisi od elektronske pošte, pa moja baza poruka u Outlooku raste priličnom brzinom. Nekoliko puta godišnje preduzimam ručno čišćenje; opciju AutoArchive sam isključio, jer i pored mogućnosti da u svakom od foldera u koje Rules Wizard smešta poruke definišem posebno pravilo (Properties/AutoArchive), navikao sam da povremeno polako proverim važnost poruka koje će ići u arhivu i na osnovu toga ih postavim na određeno mesto. Moja datoteka ARHIVA.PST je prilično velika (sada već oko 300 MB), a posle svakog arhiviranja snimam novu kopiju na backup CD.

U toku premeštanja poruka, doživeo sam problem: posle prenosa oko hiljadu poruka, po nekoliko foldera u svakoj od otvorenih datoteka je postalo nedostupno. Naravno, pre operacije sam napravio kopije obe datoteke na disku, pa osim nešto izgubljenog vremena nikakve štete nije bilo. Ali, poželeo sam da saznam zašto se to dogodilo i da nađem rešenje problema.

Sklonio sam oštećene datoteke u stranu, vratio polazne i pokušao da rekonstruišem iste korake, ali "bezuspešno" - ovaj put sve je išlo bez greške; pošto nisam uspeo da izazovem problem namerno, grešku nisam lokalizovao; ostaje jedino pretpostavka da su sporni folderi poruka bili prilično fragmentirani unutar PST datoteke, jer sam najpre obrisao poruke sa velikim datotekama u prilozima.

Možda se problem ne bi desio da sam odmah po premeštanju spakovao PST (File/Data File Management/Settings/Compact Now), što je i inače ponekad pametno raditi.

Otvorio sam MSDN Library, pa krenuo u potragu za dokumentovanim opisom greške. Pronađene reference nisu opisale slučaj sličan mojem, ali mi je skrenuta pažnja na alatku koja postoji odavno, mada je u poslednje vreme malo zabačena u stranu: to je Inbox Repair Tool, program koji postoji još od ranih dana Windowsa 95, a danas se distribuira i u Office paketima. Dokument Q272227 napomenuo je da se program SCANPST.EXE nalazi na disku u podrazumevanoj opciji instalacije Outlooka, jedino što ga nema u glavnom meniju paketa. Windowsov Search je našao program; startovao sam ga i uputio na lokaciju svojih PST datoteka; doista, posle analize koja nije dugo trajala, pronađene su neke greške koje je program popravio, bezbedno snimajući polazno stanje datoteke kao BAK kopiju.

Slučaj je ipak doveo do nekih pouka. Prvo, trudite se da vaša baza poruka ne bude baš prevelika: napravite automatsku ili ručno formiranu arhivu poruka i zaštitite je posebnom backup procedurom; tako će se Outlook brže odazivati, a i redovne backup procedure (koje, naravno, radite, zar ne?) će se izvoditi brže. Najviše obratite pažnju na sve poruke sa prilozima (attachments); lako ćete ih pronaći sortiranjem po koloni u čijem zaglavlju je spajalica. Nakon masovne promene sadržaja, izvedite proceduru Compact nad bazom poruka, a neće smetati ni da pokrenete tu operaciju bar jednom mesečno (upotrebite Reminder da vas podseti!). Konačno, ako vam zatreba reparacija oštećene PST datoteke, potražite SCANPST.EXE na disku, nalazi se negde unutar foldera \Program Files; ako ga nema tu, ubacite prvi Setup disk svog Officea i potražite program tamo, pa ga samo iskopirajte negde na disk.

I na kraju, dosadiću vam ponavljanjem, ali reskiraću za vaše dobro: radite backup redovno.