Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Excelu

Skoro svakodnevno slušamo

 

"Moj Excel se ponaša čudno"

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Slučajno se desilo da su mi dvojica kolega istog dana postavili pitanja sa skoro istom konstatacijom: instalacija Excela se ponaša neobično. Nije, zapravo, bilo ničeg neobičnog u opisanim dešavanjima: bila je reč o skrivenim detaljima ponašanja programa. Neke funkcionalnosti nisu baš česte u upotrebi, pa se mnogi korisnici iznenade kada otkriju posledice. Ovi slučajevi bi se mogli pokazati zanimljivi i u vašoj praksi, pa ću ih podeliti sa vama.

U prvom slučaju, kolega veli kako su na jednom računaru počele da se dešavaju čudne pojave prilikom kopiranja sadržaja iz jedne radne sveske u drugu. Naime, prilikom kopiranja funkcije, bila bi preneta obična vrednost, a ne sama formula. Kolega još pominje kako je pokušao da reinstalira Office 2003 u kome se to dešavalo, kao i operaciju oporavka instalacije (Detect and Repair), ali to nije urodilo plodom. Takođe je pomenuo da nije dodao servisne ispravke, jer je kopiranje radilo i bez njih...

U svom opisu, kolega je zaboravio da pomene dve važne stvari: da li se ista stvar dešava sa istom izvornom radnom sveskom na nekom drugom računaru i da li se ovo dešava sa bilo kojom radnom sveskom. Ovakva pitanja moram da postavim iz puke predostrožnosti: imam previše iskustva da bih smeo da tvrdim da sam siguran zašto se ovo dešava. No, povratnu informaciju nisam dobio, pa ću oprezno pretpostaviti da se opisana situacija dešava na svakom računaru i to isključivo sa onom radnom sveskom u kojoj je problem i primećen.

Ako je takav slučaj, onda znam za jadac. Reč je o tome da autor radne sveske može da postavi zaštitu formula tako da se dešava baš opisana stvar!

Naime, autor može da inicira namernu zaštitu vidljivosti proračuna u radnoj svesci. Ukoliko ne želi da drugi vide kako izgleda formula, autor će postaviti posebni atribut na ćeliju koja sadrži formulu. Možete pokušati i sami, testa radi: nad ćelijom sa nekom formulom pritisnite Ctrl+1 i pozovite dijalog Format Cells (Oblikovanje ćelije). Na poslednjoj kartici Protection (Zaštita) uključite polje za potvrdu Hidden (Skrivena). Da bi sakrivanje bilo inicirano, potrebno je da zaštitite radni list; u Excelu 2003 ili starijem, učinite to komandom menija Tools / Protection / Protect Sheet (Alatke / Zaštita / Zaštiti radni list); u Excelu 2007 ili novijem, upotrebite komandu Review > Changes > Protect Sheet (Redigovanje > Promene > Zaštiti list).

Kada kliknete na ćeliju sa formulom, videćete da je polje za unos iznad radnog lista prazno umesto da vidite formulu; pritom, ako su ćelije sa ulaznim podacima otključane i menjate vrednosti u njima, primetićete da sama funkcionalnost formule ničim nije narušena. Preostalo je da se izvede i poslednji potez u zaštiti: ako biste pokušali da iskopirate strukturu proračuna na drugi radni list ili u novu radnu svesku, otkrili biste da se prenose samo vrednost i uređenje ćelije, a ne formula koja je dovela do te vrednosti. Upravo to se, verovatno, dešava kolegi koji mi se obratio. Moguće je da je reč o periodičnom kopiranju nekih sadržaja iz javnog izvora (nije precizirano), pa je u jednom trenutku autor rešio da prekine sa praksom otvorenog pristupa formulama. Lek protiv ove pojave ne postoji, osim da se izvorni radni list otključa; verujem da je zaključavanje sprovedeno sa lozinkom, pa formalnog rešenja nema.

Rekao sam "formalnog rešenja nema". a nisam rekao da nema nikakvog rešenja. Međutim, ne očekujte da će Praktikum na Webu promovisati ikakve alate ili tehnike za hakovanje lozinki.

U drugom slučaju, kolega opisuje situaciju sa kojom se često suočavaju oni koji požele da izvuku malo više iz Excela. Kolega veli da je napravo "blanko" fakturu, tako da je nakon unosa stavki sačuva pod određenim imenom, dok polazni sadržaj ostaje prazna faktura. Međutim, kao da postoji problem sa datumom: "Jednu ćeliju sam uspeo da nagovorim da ubacuje današnji datum, što mi odgovara u polaznom dokumentu. Problem nastaje kad otvorim sačuvane prethodne fakture: pojavi se današnji datum i ne mogu da znam pravi datum fakture".

Najpre jedan detalj koji nema veze sa ovim "problemom": kolega pominje da polazni sadržaj ostaje kao prazna faktura, ali ne kaže da li je to radna sveska ili predložak. Kada pripremate složene dokumente kao što su fakture, uvek sačuvajte obrazac kao predložak (template) i posle uvek birajte novi dokument iz palete File / New (Office 2003 ili stariji), odnosno Office > New (Office 2007 ili noviji). A što se problema tiče, dobro mi je poznat i često dobijam slična pitanja. U ovom slučaju, verujem da su mnogi već prepoznali da je reč o funkciji =TODAY() u polju datuma fakture; ta funkcija će uvek prikazati aktuelni datum pri otvaranju radne sveske. Dakle, ovo je greška u dizajnu dokumenta, a ne u ponašanju programa: mala udobnost je načinila veliki problem. Hajde da vidimo šta je moguće učiniti, jer je očigledno da =TODAY() mora da se ukloni.

Moj kratki savet glasi: nemojte da automatizujete datum fakture! Zaglavlje fakture je nešto što morate sami da kontrolišete (uostalom, to važi za celokupan sadržaj tog službenog dokumenta) i zbog toga je bolje da pripazite. Bezbolna automatizacija datuma pri otvaranju nove fakture je ipak moguća, ali ću ovog puta preskočiti programiranje kao rešenje. Najpre, da li bi moglo da se ipak uradi nešto sa funkcijom =TODAY()? Naravno da je to moguće, i to vrlo brzo: postavite pokazivač na ćeliju sa datumom, pa brzo pritisnite F2, a zatim F9; prva prečica otvara režim uređenja sadržaja ćelije, a druga preračunava formulu u konstantu. Krajnji rezultat će biti kao da ste sami upisali datum ili da ste preneli neki automatizovani datum komandom Paste Values.

Međutim, postoji "mali" problem sa ovim rešenjem: prosto, mnogi korisnici bi često zaboravili da izvedu taj manevar, pa bi se datum ponekad ažurirao, a nekad ne; takav pristup je nepouzdan i zato ga valja izbeći. Umesto toga, predlažem da se sami brinete oko unosa datuma, pri čemu je ćelija inicijalno prazna. Čak možete i da napravite pravilo za uslovno oblikovanje: dok god je ćelija za datum prazna (uostalom, i druge kritične ćelije), dotle pozadina može da bude u nekoj jarkoj, inače nepriličnoj boji (npr. jarkožuta ili svetlozelena) i to onda služi kao upadljivo obeležje da treba da dodate podatak.

Ne morate ručno kucati ceo datum ako vam je mrsko: pritisnite prečicu Ctrl+; (tačka-zarez) i tako ćete uneti današnji datum.