Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Excelu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Fantomski nagli rast datoteke

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Pre izvesnog vremena, obratio mi se jedan stari kolega sa molbom da uradim "forenzičku analizu" jedne radne sveske. "Ali, moram da te upozorim da je datoteka velika preko 20 MB", reče, "čak i ZIP je velik oko 3,5 MB". Pre nego što sam dopustio kolegi da mi objasni u čemu je problem, zamolio sam ga da mi napravi samo mali uzorak podataka i da opiše svoj zahtev. Ali, poenta je bila baš u veličini...

Elem, bila je to XLS datoteka koju on već dugo obrađuje u Excelu 2003, a ona je uobičajeno velika oko 4 MB. Reč je o nekom transferu iz baze podataka, lista ima osam kolona i oko 25.000 redova, uz male varijacije oko tog broja. Na neki volšebni način, posle nekog vizuelnog preuređenja, datoteka je odjednom postala preko pet puta veća - iako se ne vidi da ima išta više podataka nego inače. Tu datoteku valja slati svakodnevno na par e-adresa, i to u odvojenim porukama, pa postaje nezgodno i pošiljaocu i primaocima...

Zaškrgućem zubima, pa kažem kolegi da mi pošalje krivca. Posle nekog vremena, gledam i ja u "nevaljalca": jedan radni list, opisana količina podataka. Osam kolona, desno od njih još dve prazne kolone, a sve ostale kolone skrivene. Svi redovi obojeni nekim karakterističnim bojama, neke ćelije sa podebljanim tekstom... Reče kolega da se podaci ponekad filtriraju po nekim kriterijumima, pa se onda u poslednju kolonu ručno dodaju neki indikatori, a onda u zavisnosti od tih vrednosti tri kolone budu istaknuto jarkom pozadinom preko alatke za uslovno formatiranje; onaj podebljani tekst je takođe dobijen preko uslovnog formatiranja iz neke susedne vrednosti. Pomalo konfuzno za nekog ko ne razume suštinu takvog uređenja, ali ja nisam hteo da se petljam u to. Moj jedini zadatak je bio jasan: da otkrijem razlog za onoliki rast datoteke.

Pre nego što sam učino ključni korak da bih razumeo šta se desilo, gotovo instiktivno sam učinio sledeće: ubacio sam novi radni list, obeležio onih osam kolona, iskopirao ih na taj novi list, a onda sam izbrisao polazni list. Kad sam sačuvao radnu svesku pod novim imenom, zaista sam dobio datoteku mnogo manje, upravo očekivane veličine. Tu li si, pomislim, opet otvorim polaznu radnu svesku. Otkrijem skrivene kolone, očekujući da ću zateći još četiri kopije istih podataka, koje su ko zna kako upale tamo, ali u tim ćelijama nije bilo nikakvog sadržaja...

Sadržaja nije bilo, ali ono šarenilo se pružalo kroz svih 256 kolona radnog lista.

Ključ sam našao u one dve desne prazne kolone, koje su bile obojene u sivo: pomerajući udesno, nalazio sam sekvence od osam šarenih kolona, pa dve sive, i tako do kraja. Kad sam zavirio u dijalog za postavke uslovnog oblikovanja, zatekao sam nepregledni niz ponovljenih pravila. Šta se desilo: izvodeći neki korak pri uređenju radnog lista, moj kolega je nekako uspeo da iskopira postavke ćelija i to se propagiralo na celu radnu svesku. Nisam baš načisto kako je to izveo, jer nisam uspeo da "slučajno" učinim isto. Verujem da je u nekom času koristio četkicu za kopiranje formata, pa "malo jače" povukao selekciju udesno; kada su desne kolone skrivene, tada može da se desi da sve one budu uhvaćene kao odredište. Tom prilikom su preneta i pravila za uslovno oblikovanje, neki namenski formati datuma i brojeva, centriranje sadržaja nekih kolona... Nije ni čudo da se datoteka toliko uvećala. Valjalo je setiti se da ćelija, osim prikazanog sadržaja, može da ima i gomilu drugih posebnih atributa, kao što je to ovde bio slučaj.

Ako vam se dogodi nešto slično, rešenje je jednostavno: izbrišite sve kolone desno od korisnog sadržaja! Samo pazite šta govorim: ne samo da obrišete sadržaj ćelija, nego baš da izbrišete kompletne kolone.

Kad god izbrišete neku kolonu, to znači da će se sasvim desno formirati nova, sasvim prazna kolona, bez ikakvih definicija, oblika, formata ili rasporeda. Najpre obeležite sve beskorisne kolone: klikom na zaglavlje obeležite prvu celu kolonu koja treba da bude prazna; zatim pritisnite i držite taster Shift; pritisnite i pustite taster End, a zatim strelicu udesno; tek sad pustite Shift. Kao rezultat, biće obeležene sve kolone od prve obeležene do IV (ili XFD, ako radite u Excelu 2007). Tada pažljivo kliknite desnim tasterom u zaglavlje bilo koje obeležene kolone, pa birajte komandu Delete (Izbriši). Sav fantomski sadržaj će biti izbrisan, a vaša radna sveska rasterećena od nepotrebnog tereta.

Uzgred, ista tehnika obeležavanja kolona desno od sadržaja (analogno i redova ispod sadržaja) je poslužila mom kolegi da sakrije nepotrebne kolone, samo je umesto komande Delete birao Hide. Da biste otkrili tako skrivene kolone, kliknite na područje preseka zaglavlja kolona i redova, a zatim negde u zaglavlju kolona otvorite kontekstni meni i zadajte komandu Unhide (Otkrij).