Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Excelu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Problemi sa deljenom radnom sveskom

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Da li koristite mogućnost simultanog rada više korisnika u Excelu? Reč je o funkciji deljenja radne sveske (Shared Workbook) koja omogućuje da više korisnika istovremeno menja sadržaj u radnim listovima, pri čemu postoje razni scenariji šta de dešava kad neko pristupi, menja i čuva sadržaj; postoje čak i razni stepeni granulacije prava u tom radu. No, neću ovog puta da ulazim u te detalje: želim da vam prenesem jedan dobar trik koji je otkrio i sa mnom podelio Dejan Ristanović, glodur časopisa u kome sarađujem. Usput ću i da vam ukažem na jedan potencijalni problem koji sam otkrio dok sam testirao Dejanovo rešenje.

Najpre, da vas podsetim na to kako se deli radna sveska: u Excelu 2003, otvorite dijalog Tools / Shared Workbook (Alatke / Deljenje radne sveske); U Excelu 2007, isti dijalog ćete otvoriti na kartici Review > Changes > Share Workbook (Redigovanje > Promene > Deljenje radne sveske). Na prvoj kartici dijaloga se nalazi polje za potvrdu Allow changes by more than one user... koje treba da uključite. Od toga časa nadalje, i drugi će moći da otvore istu radnu svesku dok i vi radite u njoj (naravno, uz poreduslov da ima prava da priđe tom resursu). Na istom mestu se nalazi i okno u kome uvek možete videti ko još trenutno radi u radnoj svesci. Druga kartica dijaloga služi za postavke opcija ponašanja radne sveske pri deljenju, o čemu ovog puta neću govoriti; podrazumevane opcije su optimalne za većinu korisnika.

Kada zadate komandu za čuvanje (Save) u deljenoj radnoj svesci, a neko drugi je to takođe učinio u međuvremenu, dobijate poruku da je radna sveska ažurirana i promenama koje su sačuvali drugi korisnici. Nakon potvrde te poruke, prikaz sadržaja se uobičajeno osvežava, a svaka ćelija koja je podvrgnuta tuđim promenama postaje privremeno uokvirena. Ako prinesete kursor nekoj od tih ćelija, videćete napomenu sa korisnim podacima o promeni.

Ovaj scenario deluje sasvim u redu: program vam pomaže da držite kontrolu u simultanom radu. Čak, tu postoje i neki scenariji rešavanja kolizija ako više korisnika izmeni istu ćeliju. Ali, zamislite ovu situaciju u praksi: u deljenoj radnoj svesci svako ima svoju zonu delovanja (na primer, posebni radni listovi, određene kolone ili unapred zadata područja na radnom listu). Već imate iskustvo sa korišćenjem tabela radne sveske i posao ide svojim tokom. Kao što je to dobra praksa, svaki korisnik često daje komandu za čuvanje. I sad zamislite kako izgleda ako biste tokom dana pedeset puta dobili informaciju da su i drugi sačuvali neke promene, što već i sami dobro znate; ipak morate da kliknete na dodatni OK pre nego što nastavite sa radom. Iritirajuće, zar ne?

U regularnom interfejsu ne postoji način da se te poruka isključi, što je prilično iznenađujuće. Da citiram Dejana: "Prosto neverovatno da nikome na svetu to ne smeta", opisujući kako je tokom pretrage pronašao jednu jedinu žalbu na tu poruku, napisanu na nekom forumu još 2002. godine. On pritom nije bio lenj, pa je i tamo dodao rešenje koje je sam otkrio, a ja vam ga ovde prenosim: ako želite da se otarasite dosadne poruke, potrebno je da zadate komandu za čuvanje posredstvom VBA makroa - tada će promene drugih korisnika biti ažurirane, ali program to neće objaviti. Ako tako nešto i očekujete, ovo rešenje je spasonosno!

Angažovanje makroa za "alternativno" čuvanje sadržaja radne sveske je veoma jednostavno, ali morate znati važnu stvar: u deljenoj radnoj svesci nije moguće snimanje makroa, a ne možete otvoriti ni modul u interfejsu za pisanje VBA procedura. Dakle, da biste pripremili rešenje, potrebno je da ukinete deljenje radne sveske, što je najbolje da učinite dok sami radite u njoj. Budete li ukinuli deljenje dok su aktivni i drugi korisnici, oni će svoje promene moći da sačuvaju samo lokalno, u posebnoj instanci radne sveske, a to bi proizvelo probleme pri kasnijem sinhronizovanju promena. Dakle, ulovite čas kad niko drugi ne radi u radnoj svesci, otvorite isti dijalog u kome ste dozvolili njeno deljenje, pa isključite ranije pomenuto polje za potvrdu.

Optimalno je da snimite makro, a ne da ga pišete ručno, jer ćete tako najbrže pristupiti interfejsu za dodeljivanje prečice na tastaturi (što je najlakše za sve). U Excelu 2003, pozovite dijalog Tools / Macros / Record New Macro (Alatke / Makroi / Zapiši novi makro). U Excelu 2007, potrebno je da obezbedite vidljivost kartice ribona Developer (Projektovanje), što ćete učiniti na prvom panelu dijaloga Office > Excel Options, ako već niste; snimanje makroa započnite klikom na komandu Developer > Code > Record Macro (Projektovanje > Kôd > Zapiši makro). Odatle je isto u svim verzijama programa: dajte neko opisno ime makrou (npr. SaveShared ili SnimiDeljeno), a u poje Shortcut key (Tasterska prečica) upišite, na primer, veliko slovo "S"; upis velikog slova, primetićete odmah, znači da će prečica glasiti Ctrl+Shift+S, što se lako pamti u odnosu na klasičnu prečicu za čuvanje Ctrl+S. Pripazite i na to da se makro uputi u tekuću radnu svesku (This Workbook, zapravo Ova radna sveska).

Kada krene snimanje makroa klikom na OK, samo zadajte komandu za čuvanje na bilo koji način. Odmah zatim zaustavite snimanje makroa: u Excelu 2003, videćete komandu u posebnoj traci alatki, a u Excelu 2007 komanda se nalazi na istom mestu gde ste i pokrenuli snimanje. Odmah ponovo sačuvajte radnu svesku, a zatim joj opet vratite atribut mogućnosti deljenja.

Podsetiću vas i na to da rad makroa zahteva nivo bezbednosti Medium ili Low (ovaj drugi NIKAD ne preporučujem), o čemu sam pisao mnogo puta. Ako ne znate kako se to menja, potražite odgovor ovde.

Najzad, isprobajte kako funkcioniše nova komanda za čuvanje u režimu deljenog rada. Ako vam se omakne Ctrl+S, ništa zato: prosto, opet ćete dobiti dosadnu poruku. Ako pritisnete Ctrl+Shift+S, promena će biti sačuvana bez ikakve poruke, a možda ćete uočiti uokvirene ćelije, što ukazuje na aktuelne promene drugih korisnika.

Uzgred, primetio sam potencijalno opasan problem pri deljenju radne sveske, mada još nisam utvrdio sve preduslove da do njega dođe.

Naime, ako neki korisnik deljene radne sveske postavi novi sadržaj u redove pri dnu liste, moguće je da se desi da taj sadržaj bude pomeren za nekoliko redova više ili niže od onih u koje je sadržaj zaista i unet. Tek mi predstoji da ispitam o čemu je reč, što nije mali posao, a verovatno ću morati i da kontaktiram nekog odgovornog pre nego što vam opišem detalje. U međuvremenu, preporučujem vam sledeće: ako delite neku radnu svesku u Excelu, bilo bi najbolje da pre nego što uspostavite pravo njenog deljenja u simultanom režimu formirate kompletnu strukturu za unos sadržaja (tabele, liste, formule i ostale strukture) i da zaključate sav sadržaj koji ne bi trebalo da bude promenljiv. Nakon prvog uspostavljanja deljenja, obavezno napravite neki kraći test sa kolegom u istoj ili susednoj kancelariji tako što će svako od vas ažurirati po par ćelija i sačuvati izmene, beležeći tačne adrese. Utvrdite da li je upisani sadržaj jednog korisnika tačno interpretiran na računaru drugog. Ovoj temi ću se vratiti prvom prilikom.