Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Excelu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Neželjeni prenos povezanih formula

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Suštinska vrednost proračunskih tabela u Excelu je u tome što možete formirati složenu mrežu međuzavisnosti podataka na osnovu raznih formula koje ćete angažovati prema nekom celishodnom obrascu. Međutim, kad krenete u masovno kopiranje, to može da bude mač sa dve oštrice, jer možda nepotrebno zadržavate proračune u pozadini. Šta je potrebno da uradite da biste sprečili drastični pad performanse Excela nakon masovnog kopiranja sadržaja?...

Koleginica Nađa Mirović mi se obratila sa ozbiljnim problemom koji ju je dugo mučio. U postupku održavanja nekih kumulativnih podataka iz periodičnih obračunskih perioda, postojala je potreba da se izvesni sadržaji prenesu sa dva radna lista jedne radne sveske na odgovarajuća mesta u drugoj. Izvorna radna sveska služi za prikupljanje i primarnu obradu, a druga je kumulativna i namenjena je izradi raznih opštih izveštaja. Pritom se javljao veoma nezgodan problem: iako je reč o klasičnom kopiranju opsega ćelija, desilo bi se da deo sadržaja ostane povezan sa izvornom radnom sveskom. Osim što to više nije potrebno, jer se izvorni podaci više ne menjaju, povezivanje za posledicu ima i sve slabije performanse pri radu sa kumulativnom tabelom.

Tokom aktivne prepiske koju sam vodio sa koleginicom Mirović, uzorci koje mi je poslala su pokazali u kom grmu leži zec: deo podataka u izvornoj radnoj svesci su formule koje referenciraju sadržaje na susednom radnom listu. Tokom postupka, prenose se i obični brojevi i formule koje ih koriste; u času kopiranja, Excel prenosi konstante kao što je očekivano, ali čuva apsolutne reference u formulama, što dovodi do pomenute neželjene situacije.

Ovo je jedan od retkih slučajeva kada sasvim legitimna tehnika (čiji rezultati su očekivani) čini veći problem nego korist. Jasno je da ćete morati da nadmudrite program, ali je pitanje kako ćete to učiniti.

To što je Excel sačuvao potpunu referencu na sadržaj u drugoj radnoj svesci je korisna stvar (u opštem slučaju, naravno). Koleginicu je to zbunilo, tim pre što je pred sobom imala sasvim realnu, u praksi relativno čestu situaciju. S druge strane, meni je ostalo da izaberem jedan od dva pristupa rešenju problema. Po jednom scenariju, našao bih rešenje u okviru ranije utvrđenih koraka u proceduri; druga opcija bi bila da ponudim iz korena različito rešenje koje će sprečiti neželjene posledice legitimnog ponašanja programa. Lično, uvek zagovaram drugu opciju, pošto smatram da je poželjno usaglasiti svoje potrebe sa mogućnostima programa u kojem se radi. Kada je o Excelu reč, to ne bi trebalo da bude problem, jer ono što ne mogu osnovni alati, uglavnom mogu VBA dodaci.

Ipak, opredelio sam se za prvo rešenje, ono koje će samo izmeniti pojedine korake unutar već utvrđenog postupka. U neku ruku, problem je bio izazovan: uspeo sam da nađem rešenje u vidu "kvarnog manevra". Neću vam pričati o detaljima, ali svelo se na to da dva izvorna radna lista budu jedina u radnoj svesci, nakon čega je moguće forsirati premeštanje oba lista u ciljnu radnu svesku. To izaziva trenutno zatvaranje izvorne radne sveske (iako nije odmah očigledno da se u njoj ne dešavaju nikakve promene!), pa spoljni linkovi naprasno postaju interni u ciljnoj radnoj svesci. Nakon toga, podatke ne treba iskopirati, nego obavezno premestiti na ciljno mesto. Taj postupak osigurava i valjano premeštanje veza u formulama.

Krajnja pouka je ipak drugačija od one koju sam izveo tim manevrom. U ime valjane i jednostavne prakse (a osnovni koraci u Excelu uvek treba da budu takvi), strogo vam preporučujem da u sličnim prilikama izbegavate bilo kakvo formiranje formula u periodičnim podacima. Sasvim je očigledno da formule možete napraviti tek u kumulativnoj tabeli, po istom principu kako biste to učinili u periodičnoj tabeli pre prenosa. A ukoliko iz bilo kog razloga morate da izvedete neke međufazne proračune nad periodičnim podacima, dobro razmislite da li je uopšte neophodno da prenosite dobijene rezultate baš kao formule. Sasvim je moguće da će biti dovoljno da prenesete samo ciljne vrednosti! U tom slučaju, problem neželjenog prenosa povezanih formula ćete rešiti posebnim kopiranjem: na paleti pored dugmeta Paste u nekoliko poslednjih verzija Excela postoji i komanda Paste Values (Nalepi vrednosti) koja će svaki opseg formula preneti u obliku odgovarajućih konstanti.