Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Pametna popuna datuma

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Koristite li ručicu za popunu (fill handle) u Excelu? Moje dugogodišnje iskustvo u radu sa korisnicima govori da nema novajlije u Excelu koji se nije oduševio tom mogućnošću. Ako ste početnik, podsetiću vas: reč je o malom crnom kvadratiću u donjem desnom uglu okvira ćelije ili opsega.

Ako povučete ručicu iz ćelije sa nekim tekstom, iskopiraćete sadržaj u željenom smeru. Kada negde u sadržaju ćelije postoji broj, kao ceo sadržaj ili karakteristični deo teksta, Excel će to iskoristiti da uveća broj za jedan u svakoj sledećoj ćeliji. Recimo, ako u ćeliju A1 uneste tekst uzorak 1, pa povučete ručicu nekoliko ćelija nadole ili udesno, dobićete tekstove uzorak 2, uzorak 3, ...

Prava poslastica je automatska popuna u listi, pod uslovom da popunjavate kolonu neposredno uz neki već postojeći sadržaj, tako da program može da prepozna gde je dno liste. I sada, ako unesete samo jednu vrednost, pa dvaput kliknete na ručicu za popunu, automatski će se popuniti sve vrednosti tačno do dna liste. Pametna oznaka (smart tag) će se pobrinuti da izmenite opciju popune ako je ona bila neodgovarajuća, pa za tili čas možete dobiti željeni rezultat. Na primer, ako želite da unesete redne brojeve u kolonu levo od liste, ubacićete novu kolonu (pod uslovom da niste ranije predvideli kolonu za tu svrhu), pa ćete uneti broj 1. Ako odmah primenite dupli klik nad ručicom za popunu, dobićete isto broj 1 do dna liste; priđite pametnoj oznaci Auto Fill Options (Opcije automatskog popunjavanja), pa zatečenu opciju Copy Cells (Kopiraj ćelije) zamenite opcijom Fill Series (Popuni seriju) i dobićete uredan rastući niz brojeva.

Mali savet: moguće je da niste skloni upotrebi pametnih oznaka ili su one čak isključene. U tom slučaju, najbolje će biti da unapred unesete brojeve 1 i 2 u dve ćelije, pa da ih obeležite kao opseg i onda upotrebite ručicu za popunu; tako će rastući niz biti odmah primenjen.

Većina vas zna sve do sada opisane tehnike. Međutim, tu postoji mali problem: većina zna samo to. Koliko li je samo vremena izgubljeno samo zato što mnogi nisu znali i za ostale opcije? Primera radi: umete li da napravite popunu svakog trećeg datuma u listi?

Nije teško: napišite sami prva dva valjana datuma, pa i njih obeležite kao opseg i upotrebite ručicu za popunu nalik maločas opisanom načinu. Zapravo, rad sa automatskom popunom datuma je mnogo zanimljiviji i možete iskoristiti pametnu oznaku da izaberete željenu opciju. Podrazumevani korak uvećanja datuma je jedan dan. Ali, možete upotrebiti i popunu samo radnim danima: ako upotrebite opciju Fill Weekdays (Popuni radne dane), popunjavaju se samo datumi koji obeležavaju dane od ponedeljka do petka; teško da postoji efikasniji način za takav izbor! Konačno, imate i opcije izbora koraka od mesec ili godinu dana.

Pri promeni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogične datume. Recimo, unesite 31.5.2008, povucite nadole desetak redova, pa zahtevajte uvećanje za jedan mesec i obratite pažnju na rezultat.

Hajde sad da malo iskomplikujemo stvar: ako je zatečen samo jedan datum u ćeliji, da li znate način da odjednom popunite svaki treći radni dan u koloni? U prvi mah, deluje nemoguće. Možete i sami proveriti šta bi se desilo ako biste sami uneli dva datuma, pazeći da su to radni dani, pa povukli ručicu za popunu nadole i birali opciju popuna samo radnim danima - rezultat sigurno neće biti dobar!

Rešenje problema je da se odreknete duplog klika, nego da povlačite ručicu za popunu nadole desnim tasterom miša. Kad završite prevlačenje, odmah će se pojaviti kontekstni meni. Birajte opciju Series (Grupe) na dnu menija i otvoriće se meni. U grupi dugmadi Date Unit (Jedinica datuma) birajte Weekday (Radni dan), a u polje Step Value (Vrednost koraka) upišite broj 3 i potvrdite postavke klikom na OK. Sad ćete dobiti ispravne rezultate. Ako ste skeptični, obeležite ceo opseg unetih datuma, pa im preinačite format tako da se vidi i ispis dana u nedelji i proverite da li je sve u redu.

Istina, ova tehnika je manjkava za toliko što ne uvažava državne praznike, ali to je već tema za neku drugu priliku.
 

Uzgred, popuna niza brojeva desnim klikom miša može da vam obezbedi i mnoge druge varijacije. Recimo, ako pripremate neku tabelu za statističku analizu, možete odrediti trend nedostajućih vrednosti. U tom slučaju, potrebno je da krenete sa više obeleženih ćelija koje sadrže neki rastući niz brojeva. Na vama je da odredite koji tip trenda želite da upotrebite, a komande su odmah raspoložive u kontekstnom meniju. Linearni trend je jasan, a trend rasta postavlja geometrijsku progresiju. Takođe, dijalog za unos je prikladan ako želite da zaustavite popunu rednim brojevima na nekoj dostignutoj vrednosti: samo unesite vršnu vrednost u polje Stop Value (Završna vrednost) i dobićete tačan broj rednih brojeva bez obzira na to koliko ste ćelija obeležili povlačeći nadole.

Ovaj prilog možete komentarisati ako pristupite najavi priloga na blogu Praktikuma na Webu