Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Lista kao struktura

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Eksplicitne liste su bile jedna od najznačajnijih novosti u Excelu 2003 (u Excelu 2007, te strukture se "opet" nazivaju tabelama). Da vas podsetim: kada imate na raspolaganju neku uređenu listu sadržaja, tako da su u prvom redu upisana zaglavlja kolona, a u svakoj koloni se nalaze podaci istog tipa, tada raspolažete optimalnom polaznom strukturom za sortiranje, filtriranje i primenu skoro svih naprednih alatki (liste podzbirova, grupisanje, izvedene tabele).

U neku ruku, liste asociraju na matične tabele u bazama podataka; iako nema govora da je to ista struktura (npr. u takvim "tabelama" ne postoje indeksi), ipak postoji značajna paralela. Uostalom, Excel čak i raspolaže zanimljivim skupom tzv. D-funkcija koje mogu eksploatisati listu kao nekakvu bazu (naći ćete ih u kategoriji funkcija Database; žargonsko ime potiče od toga što sve one imenom asociraju na uobičajene funkcije, ali imaju prefiks D).

Međutim, u ranijim verzijama se javljao čest problem: kada biste vremenom hteli da dodate još redova u već formiranu listu, počeli biste da se spotičete o razne strukture koje ste joj dodali. Recimo, ako postoji neki sumarni podatak ili je uključen filter, ti podaci bi se ponekad ponašali kao da nisu deo liste, pa biste bili prinuđeni da prepravljate formule ili čak da ponovo formirate definicije filtera ili čak novu izvedenu tabelu.

Ta neprijatnost je prvi put rešena u Excelu 2003, kada ste dobili mogućnost da opseg liste promovišete u pravu strukturu: to ćete najlakše učiniti ako nad nekom aktivnom ćelijom liste pritisnete prečicu Ctrl+L. U tom trenutku, desiće se nekoliko stvari: najpre, u malom dijalogu treba da potvrdite opseg liste, dodajući informaciju da ona sadrži red sa zaglavljem. Kada potvrdite to, lista će postati uokvirena plavim linijama koje su podebljane kada je neka njena ćelija aktivna; u donjem desnom uglu se nalazi ručica koja služi za prevlačenje okvira, kako biste promenili definisani opseg. Uz imena u zaglavlju, kada je lista aktivna, biće vidljiva dugmad za definiciju automatskog filtera. Na dnu, u levoj ćeliji ćete videti plavu zvezdicu: to je obeležje za unos sledećeg podatka; čim upišete podatak u prvu ćeliju, biće formiran novi prazan red.

Uz aktivnu eksplicitnu listu, biće aktivna i namenska traka sa alatkama u kojoj je najznačajnije dugme za uključivanje reda sa ukupnom vrednošću na dnu. Najčešće, to je zbir svih brojeva u koloni; za nenumeričke podatke, to je broj članova liste, a postoje i druge funkcije koje možete birati u padajućoj listi na licu mesta. Podrazumevano se uključuje samo zbir na desnoj strani, ali vi možete uključiti i totale u drugim kolonama. Prisustvo reda sa totalom dobro pomaže kao ilustracija celishodnosti ove strukture: kada dodajete nove redove, total se automatski osvežava, a vi nemate potrebe da proveravate tačnost reference u formuli.

Druga prednost ove strukture je u tome što ona apsolutno čuva sav sadržaj koji se nalazi van liste. Recimo, uočite komande za ubacivanje i brisanje redova i kolona u meniju List na traci sa alatkama: kada primenite bilo koju od njih, biće restruktuiran samo unutrašnji sadržaj liste; da ona nije definisana kao struktura, morali biste pešice da obeležavate ceo red ili kolonu; ovako je dovoljno da bude aktivna samo jedna ćelija. Takođe, na raspolaganju je komanda za štampanje samo sadržaja liste, pa ne morate da se trudite da izolujete opseg za štampanje ili da sakrivate ostali sadržaj, ako postoji na radnom listu. Rečju, ovo je veoma korisna tehnika i preporučujem vam da je isprobate: postoji primetno ubrzanje rada primenom ovog mehanizma.