Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Sortiranje alfanumeričkih polja

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Poželjno je da blagovremeno predvidite sve operacije koje ćete sprovoditi nad podacima, kako biste valjano pripremili sadržaje. Ali, ponekad nešto i zaboravite. ništa zato: uz malo veštine, popravićete zatečene propuste.

Pretpostavimo da na radnom listu imate tabelu u kojoj figurišu neke šifre poput SF1, SF2,...SF200. Ako poželite da sortirate tabelu po tim šiframa, mogli biste doživeti razočarenje: redosled posle sortiranja će izgledati otprilike ovako: SF1, SF10, SF100, SF101, SF102... Tako je i očekivano, jer sadržaj u ćelijama je tekst, a alfanumerički sadržaji ne poštuju numeričku vrednost brojeva, nego samo njihovu težinu u ASCII tabeli. Jedino valjano rešenje bi bilo da su šifre bile ispisane kao SF001, SF002, ali ako to niste na vreme predvideli, biće to nauk za budućnost o poštovanju strukture šifara.

Nije sve izgubljeno: pripremite jednu kolonu za modifikovane šifre (ako treba, ubacite novu kolonu). Pored prve šifre, ako se ona nalazi u ćeliji B3, otkucajte sledeću formulu:

=LEFT(B3;2)&RIGHT("000"&RIGHT(B3;LEN(B3)-2);3)

Nakon toga, dok je aktivna ćelija sa ovom formulom, prinesite pokazivač miša ručici za popunu (mali crni kvadratić u donjem desnom uglu okvira ćelije) i dvaput kliknite na nju, čime ćete preneti odgovarajuće formule duž cele tabele. Obeležite sve formule, pa odaberite komandu Copy (Ctrl+C), pa Edit / Paste Special (Uređivanje / Specijalno nalepi) i u dijalogu odaberite i potvrdite opciju Values (Vrednosti). Time ćete formule pretvoriti u konstantne vrednosti, a sve šifre će imati vodeće nule. Sad možete valjano sortirati celu tabelu po toj koloni.