Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Autorski članci

Skoro svakodnevno slušamo

 

Outlook 2007 with Business Contact Manager
Misija: poslovni kontakti

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Još uvek niste prevazišli zabludu da Outlook ne služi samo za prijem i slanje e-pošte? Kad budete saznali više o komponenti Business Contact Manager, možda ćete promeniti mišljenje. Upoznajte najznačajnije proširenje aktuelne verzija programa - tim pre što ga možda već imate na raspolaganju!

Izgleda da postoji značajan broj korisnika sistema Microsoft Office kojima nije lako objasniti koje sve uloge može da ima Outlook. Tokom nešto manje od dvanaest godina postojanja, taj program je nedvosmisleno evoluirao u snažan sistem za podršku kontroli toka informacija na radnom mestu. Međutim, jedan od razloga izbegavanja je u neusaglašenom zahtevu ("šta će mi tako velik program za e-poštu?"). To je, izvesno, odvraćalo mnoge od Outlooka, bez obzira na to što je to član skoro svih edicija paketa (osim najjednostavnijih, namenjenih studentima) još otkad se pojavio u paketu Microsoft Office 97. Istina, mnogi su isprva imali dobro opravdanje u svetlu tehničkih slabosti prvih verzija, ali to vreme je prošlo.

Iz današnjeg ugla gledano, jedini suvisli argument koji imaju protivnici Outlooka među korisnicima drugih Office programa je onaj koji opisujemo rečima "ali, sve to meni nije potrebno u tolikom obimu". Sa tim argumentom se nije šaliti, jer suština ozbiljnog korišćenja nekog programa prevazilazi njegove tehničke premise (ili bi barem tako trebalo da bude). Kome je realno potrebno da koristi samo prosti prijem i slanje e-pošte kroz POP/SMTP protokole, njemu ne možete izložiti dovoljno argumenata da koristi Outlook, ukoliko on smatra da je njemu nešto drugo dovoljno dobro, bolje, lakše ili kako god već neko voli da brani svoj stav. Da li su takvi korisnici u pravu ili ne? Ako poštujete tuđe pravo da odlučuje o svom pristupu u primeni računara, poštujte i takvu odluku, čak i ako se ne slažete sa njom.

Sve je pitanje scenarija

Međutim, u ozbiljno organizovanom poslovnom okruženju nema mnogo mesta za lične stavove: uobičajeno je da softver na svim radnim stanicama bude ujednačen zbog održavanja i preporuka o načinu upotrebe. Osim toga, postoje i neki drugi pristupi u komunikaciji koji prevazilaze trivijalne prepiske. Nije, dakle, reč samo o e-pošti niti o drugim osnovnim funkcionalnostima koje su svakako poželjne u poslovnom okruženju (da ih ne nabrajamo: detaljni prikaz aktuelne verzije Microsoft Office Outlook 2007 smo objavili pre tačno godinu dana u članku "Veliki majstor komunikacije", PC #132), nego i o prilici da taj program angažujete kao platformu za ozbiljniji aplikativni pristup.

Drugim rečima, postoje i scenariji koji značajno menjaju snagu argumenata o izboru optimalnog programa, da sad to opišemo pravilnije, koji služi kao centralna tačka za upravljanje svim informacijama koje dolaze na radno mesto i odlaze sa njega. Ili ako baš hoćete da kažemo i na treći način: nije više reč o programu namenjenom komunikaciji, nego o programu zasnovanom na radnim tokovima koji proizilaze iz komunikacije.

Ovom prilikom, govorimo upravo o jednoj takvoj aplikaciji. Kada kažemo da je tržišno ime tog paketa Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager, razumećete da je reč o modulu koji nadgrađuje aktuelni Outlook. Business Contact Manager (u daljem tekstu: BCM) je druga verzija zavisnog modula za Outlook koja je namenjena upravljanju svim oblicima poslovne komunikacije u preduzećima sa do pedesetak zaposlenih. Konkretno, taj sistem cilja se na sve one u malim preduzećima koji po prirodi posla neprekidno komuniciraju sa spoljnim klijentima. To su, najpre, službe prodaje, marketinga i odnosa sa javnošću; pritom ovaj spisak nije konačan, jer postoje koristi i za neke druge namene. Osnovna zamisao programa je u tome da Outlook, osim kao interfejs, služi i kao infrastruktura aplikacije u kojoj organizujete kampanje, pratite tokove, analizirate istoriju dešavanja i bavite se drugim aktivnostima usmerenim ka drugima; a dok to radite, dajete osnovnom programu novu dimenziju funkcionalnosti.

Angažovanje i prvi koraci

Jedna od najznačajnijih pojedinosti kada je reč o BCM: možda čak i raspolažete tim programom, a da toga niste svesni! Naime, Outlook 2007 with Business Contact Manager možete kupiti kao nezavisni sistem, ali program se takođe isporučuje i kao deo tri edicije sistema Microsoft Office 2007 - to su Small Business, Professional i Ultimate. Ako raspolažete tim edicijama, tada ste u paketu dobili dva CD-a: na prvom se nalazi osnovna instalacija Office programa, a drugi sadrži posebni instalacioni paket za BCM. Prisutan Outlook 2007 je preduslov za instalaciju, a sve drugo će biti instalirano u proceduri u kojoj nema opcija. Jedan od tih preduslova je i Microsoft SQL Express 2005, koji će biti instaliran ako na računaru već ne postoji instanca ovog jezgra baze podataka.

Da vas podsetimo: Microsoft SQL Express 2005 je besplatni i za red veličine manji ekvivalent "pravog" sistema SQL Server, sa mogućnošću postavke na klijentske operativne sisteme. Pritom vi kao korisnik te baze uglavnom nemate ništa sa njom (osim povremenih poslova održavanja), nego se sve potrebne postavke čine kroz interfejs programa zbog koje je ta instanca i priložena. Takav je slučaj i sa instalacijom BCM; nije potrebno čak ni da unosite nikakav aktivacioni ključ, jer se sve verifikacije licence na platformi sprovode kroz sam Outlook.

Instalacija BCM je veoma prosta, uz tek nekoliko informacija tokom inicijalizacije baze.

Jednom pokrenuta, prosta instalaciona procedura će zahtevati oko 770 MB da bi bila obavljena: ovde su uračunati i privremeni sadržaji koji će biti oslobođeni nakon instalacije; krajnje dodatno zauzeće koje BCM izaziva je nešto manje od 400 MB (na početku rada; baza vremenom raste). Postoji još jedan nužan korak ukoliko BCM instalirate na operativnom sistemu Windows Vista: dokumentovan je jedan problem između verzije SQL Express 2005 i te platforme, pa je potrebno instalirati i jednu ispravku; ovo je upravo bio naš slučaj u toku testiranja. No, to je procedura koju komotno možete prepustiti sistemu Microsoft Update; nakon angažovanja te ispravke, BCM je spreman za početak korišćenja.

Pri prvom sledećem pokretanju Outlooka, od vas će biti zatraženo da napravite nekoliko izbora; najvažnije je da li povezujete BCM sa novom bazom podataka na lokalnom ili udaljenom računaru ili se povezujete sa postojećom bazom (uglavnom u slučaju kad već imate razvijeno početno jezgro sistema).

Da ne bude nejasnoća: Business Contact Manager ne bi imao bogzna koliko smisla kada bi bio izolovana aplikacija na jednom računaru. Jedna od najvećih faktičkih prednosti ove aplikacije je u tome što baza može da bude deljena u radnoj grupi, čineći ovaj sistem izrazito korisnim spram cene koju morate da platite za njega. Međutim, BCM možete usmeriti i na realne serverske platforme, ako raspolažete njima: matična baza može da počiva na pravom SQL Serveru (počev od platforme Windows Small Business Server 2003 pa nadalje), a ako vaš Outlook služi kao klijent za resurse koje obezbeđuje Exchange Server, neće biti prepreka da integrišete i matične podatke iz tih izvora.

Čak i da niste bili posebno obavešteni o mogućnostima saradnje sistema Business Contact Manager sa neposrednom okolinom, o tome ćete saznati već u prvim trenucima korišćenja. Tokom inicijalizacije BCM sistema, dat je i korak koji vam nudi mogućnost registrovanja na E-Mail Marketing Service, online resurs za slanje marketinških kampanja na adrese do 150 klijenata. Još jedna zanimljiva napomena nam je upala u oči: BCM se lako i uspešno integriše u celovit sistem sa programom Microsoft Office Accounting, direktno obezbeđujući brojne funkcije finansijskog poslovanja. Čak i besplatna verzija ovog programa nudi više nego mnogi drugi komercijalni programi; nažalost, prisetićemo se i činjenice da je taj zanimljivi program namenjen samo tržištu severne Amerike, što je šteta.

Naravno, osim što radi u Outlooku, BCM prirodno sarađuje sa drugim Office programima; Excel se koristi za razne analize i agregatne izveštaje, Word je nosilac za objedinjavanje cirkularne pošte, a oba programa mogu da isporuče dokumente koji će poslužiti kao prilozi uz razne zapise u BCM bazi.

Dashboard je novost u novom BCM: na četiri stranice imate preglede stanja koje možete da preinačite po nahođenju, a tu ćete zateći i najvažnije komande.

Nakon završenih preliminarnih koraka, opet ćete se zateći u uobičajenom interfejsu Outlooka 2007, ali sa novom stavkom u meniju i novom trakom alatki, što su osnovni vidovi pristupa BCM modulima. Novost u odnosu na prethodnu verziju je prisustvo novog kontrolnog panela aplikacije (tzv. dashboard), koji izgleda dovoljno jednostavno da ne zahteva nikakvo objašnjavanje novom korisniku. Sasvim nalik nekom Web portalu, matična strana BCM panela je sastavljena iz nekoliko grupa okana koji daju sažete informacije ili vas vode u upravljane korake svih pojedinačnih procedura. Pošto je ovaj panel uobičajeno polazište za rad, možete ga skrojiti prema svojim potrebama: bilo koja od četiri kartice se može preurediti dodavanjem, minimizovanjem ili uklanjanjem komponenti koje će vam dati trenutni i sažeti uvid u informacije koje su vam najbitnije.

Na početku nema nikakvih podataka u panelu (zapravo, nema ih u bazi), pa je potrebno da se malo potrudite, kao što smo mi učinili tokom kratkog testiranja, unoseći početne podatke o korisnicima BCM aplikacije, poslovnim kontaktima i razne druge matične podatke. U realnim uslovima, verovatno ćete poželeti da iskoristite postojeće kontakte iz Outlook foldera; naravno, iskopiraćete sve odabrane i tako skratiti put.

Gradnja potencijala

Najvažniji početni kapital koji BCM donosi počiva u prepoznatljivosti kojom upravljate matičnim elementima podataka, a što se lako uparuje sa vrlo razumljivim obrascima za vođenje raznih aktivnosti. To je najlakše objasniti poređenjem "običnih" Outlook kontakata sa poslovnim kontaktima koji se pohranjuju u BCM. Kada otvorite dijalog za upis detaljnih podataka o poslovnom kontaktu, u prvi mah će vam se učiniti da je obrazac isti kao za običan kontakt: ime, adresa, telefoni, e-mail, sajt... Međutim, stvari vrlo brzo postaju zanimljivije: zabeležićete informaciju o poreklu kontakta sa klijentom, podatak o posredniku koji ga je doveo, njegove oblasti delovanja i slične podatke. A onda idete i dalje: označićete da li je ta osoba glavni kontakt u firmi klijenta, da li je kontakt aktivan, možda ćete dodeliti buduće aktivnosti nekom svom saradniku, a možete čak dati ili pratiti ocene o kvalitetu kontakta i statusu plaćanja. I opet, nalik grupama kontakata u Outlooku, BCM vam dozvoljava da definišete račune firmi sa kojima sarađujete, okupljajući definisane kontakte u takve grupe. Kasnije, kad pokrenete neku kampanju reklame ili prodaje, koristićete sve te podatke na raznim mestima (čak do podatka o broju uplatnog računa, ako ste kupac). A šta god da radite i to uključuje bilo koji oblik kontaktiranja, neposredno ili kroz neku opštiju operaciju, to će biti zabeleženo, budete li ostvarivali kontakt kroz interfejs. To može da ide čak i dotle da kasnije, u toku izveštavanja, tačno znate koliko ste e-poruka ili faksova poslali, pa čak i da vidite koliko su ukupno trajali svi telefonski razgovori sa klijentom.

Definisanje šanse za prodaju: dok popunjavate obrasce, usput ćete uređivati, a kasnije koristiti i prateće tabele definicija poslova, stanja, uslova plaćanja...

Baveći se poslovnim kontaktima, brzo ćete otkriti da oni ne služe samo kao polazište za aktivnosti, nego upravljanje detaljima može da posluži kao aktivnost za sebe. Na primer, BCM raspolaže mogućnošću da definišete bilo koji broj namenskih polja u obrascu (grupa, ime polja, tip podatka), pa čak i da idete dotle da neko polje bude deljeno u raznim obrascima. To se kaskadno produžava u kasnijim primenama, za potrebe filtriranja u glavnom panelu ili kao sadržaj u izveštaju, gde namensko polje može da bude kriterijum sortiranja ili filtriranja. Ova fleksibilnost vam možda ne deluje značajno, ali namerno je pominjemo pre opisa konkretnih aktivnosti baš zato da biste je imali na umu: ovo je daleko od naivnog, jer pruža neslućeni broj kombinacija kojima ćete dovesti svoj komunikacioni portal u željeno stanje bez ičije pomoći.

Takođe, razmišljajte i o tome da uvek možete (odmah ili naknadno) povezati skoro svaki podatak sa nekim događajem ili drugim podatkom, dok god ih je nekako moguće logički povezati. A najbolje od svega je to što vam interfejs unapred obezbeđuje većinu takvih veza. I opet prosti primer: uopšte nije potrebno da posebno definišete svoje saradnike kako biste jedni drugima dodeljivali zaduženja. Kada je BCM baza definisana kao deljena, dovoljno je da su svi vaši saradnici barem jednom bili povezani sa njom i vi ćete raspolagati kompletnim spiskom osoba u polju za izbor, kad god neki kontekst to bude omogućio.

Ovaj koncept integracije rečnika podataka je odavno postao standard u poslovnim aplikacijama većeg obima (tzv. enterprise aplikacije), ali isključivo kroz čitanje informacija iz aktivnog direktorijuma; Microsoft to sada pruža i u malim rešenjima za radne grupe, poput ovog (slično radi i pomenuti program Office Accounting). Krajnja posledica za vas kao korisnika: uz sasvim malo discipline da blagovremeno (i često samo jednokratno) obezbedite potrebne podatke, vođenjem tekućih aktivnosti ćete stvoriti kumulativni efekat unakrsnog povezivanja svih matičnih podataka sa svim događajima. Prevedeno sa rečnika projektanata na prosti jezik: uz sasvim malo truda, podaci će vremenom postati ogledalo vašeg poslovanja, što se bliži idealu svakog informacionog sistema.

Marketinške kampanje su najdinamičnija komponenta BCM; raspolažete sa nekoliko opcija koje će izazvati pokretanje drugih komponenti sistema Office 2007.

Operativne mogućnosti

BCM raspolaže sa tri opšte grupe delovanja: sve njih valja da posmatrate kao radne tokove, pri čemu svi radni zadaci koje sprovodite u realnom životu ostaju zabeleženi nekim programskim zahvatom nad zapisom o poslu, a koji tako biva prenesen u aplikaciju. Zbog toga se, verovatno, i jedinična aktivnost u grupi Sales (prodaja) naziva Opportunity (šansa, prilika). Grupa Marketing služi za definisanje i sprovođenje kampanja, dok grupa Projects definiše grupe radnih operacija koji se ponašaju kao Outlook zadaci. Ovakva podela je uslovljena tutorskim pristupom na radnoj površini, ali to ne treba doživljavati kao neku veliku strogost. Trik je u tome što definicijom posla u nekoj od grupa naglašavate različite pojedine podatke za potrebe izveštavanja. Primera radi, ako vodite neki posao za klijenta, najpre odlučite da li to vodite kao prodaju (ističe se finansijski moment) ili kao hodogram aktivnosti (naglašena vremenska dimenzija). U bilo kom slučaju, raspolažete razumljivim obrascima u kojima možete ranije pripremiti podrazumevane stavke, ali ih svakako možete trajno dodavati i tokom popune obrasca.

Ipak, od izabranog tipa posla će zavisiti dalji postupci nakon prvobitne definicije stavke u nekoj grupi. Tokom vođenja prodaje, ažuriraćete količine i troškove, dodavaćete pojedinosti o statusu posla, sve dok na kraju ciklusa ne proglasite uspešnu ili neuspešnu prodaju. Vođenje projekata, naravno, podrazumeva što češće ažuriranje stanja svake operacije; doduše, ovi postupci se nikako ne mogu porediti sa "pravim" vođenjem organizacije i dinamike poslova kao što to možete u programu Project (npr. ne možete povezivati operacije u niz), ali svakako će biti dovoljno da sami pazite na to, jer priroda ovih "projekata" u praksi nije složena kao za one koje vodite u gantogramu.

Marketinške kampanje su u svakom slučaju najzanimljivije, jer neposredno birate oblik obraćanja, što proizvodi dalje upravljane akcije. Primera radi, ako definišete da je tip kampanje E-mail ili Direct Mail Print, to u prvom času znači samo da birate poslovne kontakte kojima ćete uputiti posebno napisanu e-poruku ili štampano pismo. Dalji postupci su direktno povezani sa aktiviranjem kampanje, pa ćete zaista napisati pismo, eventualno određujući da se formira mail merge veza između kontakata u bazi i dokumenta u Wordu.

Vođenje projekta je prostije od onog u namenskom programu, ali ovaj modul uspešno angažuje To-Do listu u Outlooku.

Procedure izveštavanja su raspoložive i prirodne: već smo spomenuli da raspolažete mogućnošću modifikacije polja u izveštajima, kao i uobičajenim filtriranjem, sortiranjem i grupisanjem. Jedino smo "zaboravili" da napomenemo da polazište za takve izmene čini kolekcija od preko pedeset predložaka za izveštaje. To što ne možete napraviti neki svoj izveštaj "od nule", ne znači praktično ništa, ne samo zbog broja kombinacija. Zaista možete doći do informacija o kojima uobičajeno ne razmišljate. Na primer: koje klijente zanemarujemo? Koji regioni donose najveću zaradu? Kakve su prognoze za nezavršene poslove prodaje? U neku ruku, izveštaji stavljaju u fokus kompletnu svrhu angažovanja BCM, a to je potpuni uvid u tokove poslovanja i, najzad, uticaj na odlučivanje.

Pomenimo još jednu potpunu novost koju BCM sadrži: to je offline rad. Ukoliko ste angažovali BCM na prenosnom računaru tako da se povezuje sa bazom podataka na drugoj radnoj stanici, vi i dalje možete da koristite ovaj sistem kad ste negde van mreže, na terenu. Pri povratku u firmu i uključenju prenosnog računara u mrežu, sledeće povezivanje aplikacije sa matičnom bazom će izazvati sinhronizaciju podataka. I to nije sve: BCM je osposobljen za pokretanje i na "pametnim" mobilnim uređajima koje pogoni Windows Mobile u verzijama 5.0 i 6.0. Poslovanje više nije vezano samo za kancelariju, pa ne treba da bude ni softver; da ne postoji takva funkcionalnost, bio bi to veliki minus.

Red je da kažemo i šta BCM ne može: opisana fleksibilnost ipak ima svoje granice. Vaša sloboda se pruža samo toliko da prilagođavate postojeće operacije i prateće izveštaje; manevarski prostor za izmene je ipak fiksiran, programski interfejs je ograničen, a vektori obrade uvek ostaju isti. Ako biste hteli više od toga, morali biste da angažujete aplikacije na enterprise nivou. Takvi apetiti zahtevaju farmu servera na kojoj biste angažovali Microsoft Dynamics CRM 3.0, skalabilni i potpuno fleksibilni paket aplikacija za upravljanje poslovima do najvećeg obima u marketingu, prodaji i uslugama. Taj sistem omogućuje proširenja i prilagođavanja bilo koje vrste, složenu mrežu upravljanja pravima, radnim tokovima i međuzavisnim operacijama koje se vode u drugim sistemima. Dynamics CRM dozvoljava i primenu u Web interfejsu, kao i integraciju sa drugim složenim aplikacijama (ERP sistemi, finansijske aplikacije). Ali, to u svakom pogledu košta daleko više i angažovanje traje mnogo duže. Male firme nemaju takve resurse, kao što često nemaju specijaliste za vođenje opisanih poslova. Njima je neophodno "rešenje iz kutije", a BCM se tu vrlo dobro uklapa.

Broj kombinacija je nemoguće prebrojati: raspolažete zaista sjajnim podsistemom za izveštavanje.

Negujete li svoje tržište?

Potrebno je da napravite samo jedan korak da biste raspolagali resursom koji smo ovde kratko opisali, a to je da nabavite (ako još niste) ili da angažujete (ako već imate) ediciju sistema Microsoft Office 2007 koja ima i Business Contact Manager. Instaliraćete ga za deset minuta, a dovoljan vam je jedan jedini radni dan da pokrenete poslove u tom sistemu; do sada ste i sami shvatili da to zaista nije tehničko pitanje, nego stvar vaše organizacije. Nakon toga, prostom poslovnom disciplinom ćete formirati sistem u kome raste kumulativni efekat unakrsnog praćenja i analize kontakta sa vašim tržištem. A ako pretendujete da budete uspešni u poslovanju, već dobro znate šta znači dobar uvid u ciljano tržište. Za novac koji budete potrošili na odgovarajuće Office licence na nekoliko računara, dobićete vrednost koju samo vi možete da procenite.

Pravo pitanje glasi: koliko biste platili priliku da sami ili uz pomoć nekolicine saradnika dovedete kvalitet ophođenja prema tržištu na viši nivo?
 

Odgovoru na to pitanje dodajte malo poverenja u našu tvrdnju da ovaj sistem tehnički pruža izuzetno mnogo, pa onda sami donesite zaključak i dajte ocenu ovoj aplikaciji. Iskreno, potpisnik ovih redova ni ovog puta ne bi imao nikakav problem sa svojom savešću ako bi izrekao hvalospevni zaključak; ali, ovog puta ocenu donesite vi sami.

Ukoliko ste zainteresovani za više informacija o ovom zanimljivom paketu, potražite ih na sajtu Microsofta. Polazeći od matične strane, brzo ćete doći i do zanimljivih video prezentacija raznih BCM tehnika, a možete iskušati i online test drive ako raspolažete brzom vezom ka Internetu i sami se uveriti u mogućnosti koje smo opisali. Brzo ćete se uveriti da Outlook 2007 with Business Contact Manager predstavlja više od gole funkcionalne dopune programa.

Vratimo se na tezu s početka ovog teksta: možda ćete se najzad uveriti da korišćenje ovog programa u sadejstvu sa dopunom (koju, ponavljamo, možda već imate na raspolaganju u svojoj licenci) čini neki novi potencijal kome se niste nadali. Sve dalje od toga čini predmet vaše odluke. Ako ste se barem na jedna čas prepoznali kao mogući korisnik ovog zanimljivog i efikasnog sistema, mi vam predlažemo da se odlučite što pre; verujemo da bi to mogao postati novi obrazac vašeg poslovnog ophođenja prema tržištu koje nikad nije dovoljno veliko.

Ovaj prilog možete komentarisati ako pristupite najavi priloga na blogu Praktikuma na Webu