Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Online: Office u Mreži

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Primena širokopojasnog Interneta je konačno uzela maha po firmama i domovima Srbije. Istražujemo šta taj resurs može doneti korisnicima sistema Microsoft Office.

Ne znam da li ste ikada ranije razmišljali da će Internet uneti promenu u vaše živote, i to više nego jednom. Najpre kasne devedesete, šansa da uopšte nekako pristupite Internetu. Dok ste koristili modeme, štedljivo pazeći da svaki minut koji otkucavaju i provajder i telefonska centrala bude maksimalno iskorišćen, sigurno ste pomišljali na dan kad više nećete morati da čekate na uspostavljanje veze, a sadržaj koji ste nalazili na Internetu pažljivo čitate tek iz offline keša ili stranice sačuvane na disku, nakon brižljive provere da li je veza zaista prekinuta. Ako živite u Beogradu, taj dan vam se desio možda pre tri godine. Ako ste negde drugde, možda će vam godina na čijem smo kraju ostati upamćena po uvođenju nekog oblika stalne veze na Mreži. Surfovanje je postalo brže, lakše, čak i prijatne; elektronsku poštu dobijate svakih petnaest minuta, a šaljete trenutno; možda se prihvatite i nekog torrent sadržaja, ko bi tome odoleo?...

Međutim, posle prvog ushićenja, koje je uporedivo sa onim kad ste uopšte počeli da koristite Internet, dospevate u mirnije vode, shvatate da svakako ne možete prevući "ceo Internet" na svoj disk, niti za tim ima potrebe. Ništa neće pobeći, jer to je "samo tehnički resurs" koji ste napokon počeli da koristite kao i svaki drugi u kući ili na poslu. Samo trenutak - kao i svaki drugi? Da li je baš tako? Sa čime se može uporediti korišćenje Interneta?

Pre ili kasnije, na takvo pitanje biste našli jedini pouzdan odgovor: korišćenje Interneta kao stalnog resursa je uporedivo samo sa suprotnim stanjem - vremenom kada njime niste raspolagali na taj način. Kvantitet prestaje da bude bitan i počinjete da se pitate - kakav novi kvalitet mogu da imam od Interneta? Ovo je pitanje sa nebrojeno mnogo odgovora, a vi pouzdano znate za barem nekoliko njih - i svi su jednako tačni. Vremenom ćete otkrivati i više, u čemu je slast istraživanja. Ovog puta, obraćamo se korisnicima sistema Microsoft Office, u saznanju da se tom kvalifikacijom može nazvati većina čitalaca ovih redova. Pokušaćemo da proverimo da li ste već otkrili funkcionalnosti koje postoje u Office programima, a koje intenzivno počivaju na online resursima. Potražićemo i malo šire od onog što čini ugrađene funkcije - možda i na drugim mestima postoje korisni sadržaji za vas.

Na dohvat ruke

Integracija online resursa u Office programe je počela još odavno, bojažljivim hipervezama na nekoliko mesta u programima verzije Office 2000. Još tada je počelo okupljanje raznih resursa koje ste mogli da preuzimate da biste ih slobodno koristili; prvi su bili predlošci za PowerPoint prezentacije. Vremenom je to napredovalo i sadržajem i načinom pristupa, da bi danas postalo centralni portal za Office korisnike, poznati Office Online. Kada pristupite portalu, velika je verovatnoća da ćete dobiti stanicu na srpskom jeziku: to je povezano sa podrazumevanim jezikom u vašem Web pregledaču. Međutim, iako je ovo koristan detalj za mnoge korisnike, problem je u tome što sadržaj nije isti - neke veze nisu na raspolaganju na domaćoj verziji portala (npr. informacije o programima Visio i Project). Nekad ste morali da menjate postavku jezika u Internet Exploreru, a sad možete promeniti podešavanje, pa ga i upamtiti u svom profilu: pratite link promeni gore desno, pa postavite opciju za SAD (najbogatija verzija); birajte da li će to zapamćeno za ubuduće. U suštini, optimalno je da usaglasite jezik verzije svog sistema Office sa jezikom portala, jer se tu kriju još neke interakcije, pogotovo one koje ćete koristiti direktno iz programa. Nema potrebe da mnogo objašnjavamo sadržaj portala, jer on je vrlo pregledan i lako ćete ga razumeti. Samo dve napomene: ne bi bilo loše da povremeno posetite matičnu stranu Office Online, jer tu ćete ponekad zateći važne i aktuelne informacije (poput objavljivanja servisnih ispravki). A drugi detalj je personifikacija: na sledećim stranicama posle matične (recimo, na stranici za preuzimanja ili sistema za pomoć) videćete područje na kome možete suziti domen vidljivih podataka samo na one programe koji vas interesuju.

Sadržaji portala Office Online na engleskom i srpskom se razlikuju, pa ćete možda poželeti da promenite aktivni jezik pristupa

Ipak, zanimljiviji način eksploatacije sadržaja sa lokacije Office Online je onaj koji ćete preduzeti direktno iz programa. U poslednje dve verzije sistema Microsoft Office, takve mogućnosti postoje na mnogim mestima. Možete početi od izbora predloška: ako otvorite puni izbor komandom File / New u sistemu Office 2003, u oknu zadataka ćete uočiti link Templates on Office Online. Bićete poslati na Web stranicu u kojoj dalje birate, a posebna ActiveX komponenta će omogućiti da se rezultat vrati direktno u vaš program, gde je potrebno da je sačuvate kao predložak. U novim programima, kada otvorite dijalog Office > New, dobićete veliko okno u kome ćete sigurno videti upadljiv i već klasifikovan spisak predložaka u grupi Microsoft Office Online, a ceo predložak ćete birati u istom dijalogu, na osnovu sličica koje će biti preuzete. U nekim slučajevima, od vas će biti zatražena potvrda verodostojnosti licence sistema, što je kratak i jednostavan postupak.

Drugi popularan segment za online pretraživanje je stalno rastuća, a sad već ogromna biblioteka raznih klipova (sličice, fotografije, audio semplovi...) kojima možete pristupiti pomoću odgovarajućeg linka na dnu okna zadataka u kome birate klipove. Ako krenete u slobodni pregled, izgubićete se u moru sličica: savetujemo da upotrebite ključne reči da biste suzili izbor na željenu temu. Sistem za preuzimanje klipova je zaista izvanredan: klikovima na polja za potvrdu polako skupljate odabrane sadržaje u "korpu", a na kraju će online sistem to spakovati u datoteku paketa klipova (tip je .mpf), a sadržaj će direktno biti upućen u vašu lokalnu biblioteku Microsoft Clip Organizer, odakle će vam ubuduće uvek biti na raspolaganju. Microsoft dozvoljava slobodnu dalju upotrebu tih sadržaja, pa klipove možete koristiti u dizajnu dokumenata, štampanih publikacija i svojih Web stranica.

Većini offline korisnika promakne zanimljiva korist koju mogu ostvariti od funkcije Research, koja se najbolje ilustruje u Wordu, ali je raspoloživa i u drugim programima. Sad kad ste online, pokušajte, jednostavno je: nad nekom rečju primenite prečicu Alt+klik (za tastaturu na srpskom, to mora da bude levi Alt taster). Odabrana reč će direktno biti preusmerena u okno zadataka Research, gde će biti izveden upit na pretraživaču MSN Search ili u enciklopediji Encarta, a rezultati vraćeni u glavno okno. U padajućoj listi ispod polja u kome se našla reč za pretragu, naći ćete opcije za sužavanje referentnih izvora. Na primer, pokušajte sa online prevođenjem pojmova. Moguće je čak da prevedete ceo dokument sa jednog jezika na drugi; ne očekujte čuda, ali sistem World Lingo, kome će vaš dokument biti prenet na prevod, može da učini dovoljno da biste makar razumeli suštinu teksta. Na kraju, savetujemo da proučite dijalog za podešavanje opcija funkcije Research, gde možete precizirati domene za pretraživanje pojma, a možete i dodavati ili uklanjati adrese referenci.

Okno Research upućuje na online reference na kojima ćete naći dalje informacije o pojmovima, berzanske izveštaje ili barem prevod reči ili rečenice

Mnogi korisnici se uplaše kad vide Office ikonu u sistemskom polju za obaveštavanje (systray), pa kliknu na nju i vide ponudu da računar šalje nekakve informacije Microsoftu. Nema razloga ni za kakav strah, pogotovo kad je reč o bezbednosti vaših podataka: reč je o dobrovoljnom učešću korisnika u programu praćenja iskustva u korišćenju Office programa. Podsistem prikuplja klikove na komande, vreme izvođenja nekih operacija i slične sitnice, pritom ne prikupljajući nikakav sadržaj dokumenta ili podatke o korisniku; povremeno, ti sadržaji se šalju jednoj bazi u Microsoftu, a odatle se izvode dalje analize. To na kraju nudi ključne informacije kada se programi unapređuju: baš je taj program i doveo do razvoja glavne trake i nekih drugih novih elemenata na interfejsu. Ako vam se ne dopada, isključite opciju: u Office 2003 programima, dijalog se poziva u meniju Help / Customer Feedback Options. U Office 2007 programima, malo je dublje: otvorite Office > (program) Options, u grupi Trust Center kliknite na dugme Trust Center Settings; u sledećem dijalogu birajte grupu Privacy Options, pa isključite četvrto polje za potvrdu od vrha. A kad ste već tu, uključite treće polje za potvrdu, dozvoljavajući sistemu da povremeno ažurira podsistem koji za utvrđivanje mogućih problema; naime, taj sistem stalno ispravlja neke sitnice (baš dok su sitnice), iako toga možda niste svesni.

Literatura bez granica

Da li ste bili u prilici da vidite kako je pre skoro 14 godina izgledao paket Microsoft Office 4.3? Bio je težak desetak kilograma, sve zbog kolekcije priloženih knjiga koje su na nekoliko hiljada stranica objašnjavale svaku sitnicu u svakom programu. Ta vremena su prošla - niko vam više neće dati papirne knjige koje pokrivaju ceo softver. Preseljenje sistema pomoći i dodatne literature nije posledica samo uštede papira i težine paketa, nego je to postao jedini dovoljno efikasan način da se sve obimniji programi dokumentuju. Da i ne govorimo o unakrsnim referencama i nalaženju bliskih tema: drugačije više ne može. Međutim, i tu postoji mogući problem: što zbog žurbe, a što zbog potrebe da se sadržaj u sistemima pomoći stalno ispravlja i dopunjuje novim temama, ne može se proglasiti nikakvo "konačno stanje" referentne literature. Učinjen je logičan korak: obezbežen je stalni pristup online resursima.

Pristup online resursima iz razvojnog okruženja je elektronski ekvivalent preseljenja cele biblioteke u vašu radnu sobu

Modul za interaktivnu pomoći u sistemu Microsoft Office je i ranije bio povezan sa online sadržajima, međutim sada je to integrisan sadržaj. Uz vaš Office 2007 svakako dolazi bogato razvijen sistem pomoći kome ćete pristupiti prečicom F1 ili na neki od drugih načina. Kad se otvori okno pomoći, obratite pažnju na oznaku u donjem desnom uglu: kliknite na to dugme i videćete da postoji izbor za pristup lokaciji Office Online (koji je podrazumevan), kao i ograničavanje na lokalni sadržaj. Prosto govoreći, oni koji nemaju stalni pristup Internetu sada su uskraćeni u kvalitetu pomoći (iako je osnovni sadržaj dovoljan za prvu pomoć). Menjaju se čak i indeksi, jer se dodaju nove stavke u referencama; takođe, unakrsno praćenje tema je mnogo efikasnije. Nemojte prevideti mogućnost referentnog pregleda sadržaja u sistemu pomoći: kliknite na dugme sa ikonom knjige i na levoj strani će se otvoriti hijerarhija dokumentacije. Teško je reći koliki je ukupni sadržaj ovako dostupne pomoći u svim programima. Međutim, ne vredi da brojite: dok bi ste stigli do kraja pregleda, taj broj bi već bio veći. Malom šetnjom po sistemu pomoći, desiće se da naiđete i na interaktivne primere, prezentacije tehnika, pa i video zapise koje bi bilo zanimljivo da pogledate.

Posebno skrećemo pažnju onima koji vole da programiraju u VBA: korpus sistema pomoći je povezan sa razvojnim portalom MSDN. To je posebno korisno ako pretražujete detalje o jeziku VBA u programu koji upravo automatizujete (objekte, metode, svojstva...): pripazite da u meniju pored dugmeta Search bude uključena opcija Developer Reference u grupi Content from Office Online. Obim sadržaja tamo raste neprekidno, a posebno su korisni primeri programskog koda koji su često zanimljiviji od onih u offline pomoći.

A kad pominjemo MSDN (što je stara skraćenica za Microsoft Developer's Network), ako ste iole bolje upoznati sa resursima za razvoj Microsofta, onda znate da je reč o nezamenljivom izvoru informacija. Za projektante rešenja, programere i sve one za koje tehnologije Microsofta predstavljaju prostor za razvoj, ovde sve počinje i sve se završava. Portal Office Developer Center je samo grana tog ogromnog resursa, a ogroman je i sam: mala je verovatnoća da ovde nećete pronaći tehničku informaciju koja vas zanima. Pritom i dalje opstaju izuzetna preglednost sadržaja i mogućnost preciznih pretraga u ovoj "jami bez dna".

Ne morate da instalirate Office 2007 da biste ga isprobali: već sa osnovnom brzinom ADSL veze, to možete učiniti i angažovanjem online test platforme

Pregled resursa koje nudi Microsoft završavamo preporukom za korisnike ranijih verzija sistema Microsoft Office koji nisu načisto da li bi im Office 2007 odgovarao. Odgovor potražite sami tako što ćete isprobati novi Office. Pritom ne mislimo na svakako raspoloživu mogućnost da preuzmete probne verzije programa koje rade 60 dana, jer možda ne raspolažete računarom na kome biste to mogli da učinite: već sa minimalnim protokom koji vam nudi ADSL, možete isprobati simulaciju svih (pa i spoljnih) programa sistema Office 2007 posredstvom Citrix komponente koju ćete preuzeti u toku prvog pristupanja. Autentičnost rada je zapanjujuća, a ide dotle da čak možete da "čuvate" datoteke, isprobavate združeni rad programa (npr. Mail Merge), pa čak i da izvedete ozbiljne simulacije u pristupu Exchange Serveru iz Outlooka.

Office je omiljena tema

S obzirom na to da je Microsoft Office najpopularniji komercijalni softver, svaki ozbiljan kupac će se truditi da izvuče najviše iz programa tog paketa. Veliko iskustvo mnogih profesionalnih korisnika danas pretočeno u brojne online resurse: pogledajte broj koji Google vraća kada postavite pojam "Microsoft Office"... Samo za pojam "Microsoft Office 2007" daje preko dva miliona rezultata. Čak i ako eliminišete enormnu količinu informacija koju nudi Microsoft, Web sadržaji su i dalje toliko "teški" da je sigurno da ćete naći ono što tražite. Na našem jeziku, nažalost, ponuda je i dalje razmerno mala: osim Praktikuma na Webu i nekoliko foruma različitog nivoa ozbiljnosti, nema više izbora. I među stranim sajtovima vlada šarenilo ozbiljnosti: najbolje je koncentrisati se na nezavisne izvore koje vode ili su makar pokrenuli ugledni majstori od zanata. Recimo, takav je John Walkenbach, Excel guru i Microsoft MVP. Nezaobilazan je i duhoviti Woody Leonhard, čovek čije su knjige o Windowsu i Officeu planetarni bestseleri; e-zin Office Watch, koji je pokrenuo još 1996. godine, verovatno je najuglednija poznata mailing lista o Office programima. Sledili su i derivati te liste, od kojih je danas najpopularnija lista Office for Mere Mortals, namenjena početnicima i "onima koji ne žele da znaju". Woody je takođe rodonačelnik foruma Woody's Lounge, mesta na koje čak i dugogodišnji Office i Windows eksperti dolaze da postave pitanje, znajući da će sigurno dobiti dobar odgovor.

Imate gde da saznate, a imate koga i da pitate: neki od poznatih foruma i Office Web community portala

Skupovi stručnjaka na razne teme se danas okupljaju u tzv. Web zajednice (Web Communities), a u poslednjih par godina se pokazalo da blogovi nisu bili prolazna moda, nego su postali odlično sredstvo objavljivanja informacija. Dobit je obostrana: autor članka uobičajeno dobija povratne informacije, dok čitaoci više ne moraju da jure za svežijim člancima, nego prepuštaju svojim RSS feed agregatorima da pokupe sveže informacije. Ako ste zaista zainteresovani za sticanje znanja koje je najsvežije moguće, praćenje blogova je možda jedini način. Angažujte neki RSS agregator (favorit potpisnika ovih redova je besplatni RSS Bandit) i pretplatite se na liste koje vas zanimaju.

Uzgred, da li ste znali da Internet Explorer i Outlook 2007 odlično sarađuju po pitanju blogova? Ako se pretplatite na neki blog dok surfujete, ne morate ga pratiti u Web pregledaču: potražite ga u grani RSS Feeds u Outlooku i čitajte ga udobnije.

.Gde da potražite koristan blog? Možda ćete se iznenaditi kada saznate da čak i u Redmondu duvaju neki liberalniji vetrovi: broj inženjera Microsofta koji bloguju o onome što rade se povećava iz dana u dan, a sloboda kojom pričaju o nekim stvarima deluje kao gomila hoax poruka, dok jednog časa ne shvatite da su informacije odreda verodostojne; pre samo dve ili tri godine, bilo je nepojmljivo da imamo stalni insajderski izvor iz Microsofta - danas ih ima gomila. Možda jedini izuzetak među blogovima sa Microsoftovih servera je nedavno preseljeni blog Crabby Office Lady (nekad Crabby's Corner), simpatični pogled na Office programe kao deo svakodnevnog životnog miljea. A jedan od najaktivnijih nezavisnih blogerskih portala je Office Zealot, koji okuplja veliki broj neumornih stručnjaka iz raznih oblasti Office tehnologija. Ako postoji mesto gde ćete razumeti koliki je mogući opseg znanja nekih ljudi, to je prava adresa

Posle svega, ostaje samo jedan "mali" problem - kako za života samo pregledati, a kamoli pročitati sve što u vama izazove interesovanje. Ako ćete poverovati potpisniku ovih redova, koji dobar deo svog radnog angažovanja provodi koristeći i ispitujući Microsoft Office, odgovor leži u samo jednoj mogućnosti - dovoljno je da znate za postojanje nekih korisnih mesta (veze u popisu koji sledi su samo najkraći izbor). Ponekad overite naslove, ispratite one koji vam se učine zanimljivi i nemojte se opterećivati mišlju da niste sve saznali. Naime, ne bi vam uspelo ni kad biste stalno "visili" na portalima i blogovima; umesto toga, bar ćete prepoznati verodostojno mesto kad postavite neki upit online pretraživačima. Brzo ćete razumeti kako da, u svojstvu Office korisnika, najefikasnije iskoristite svoj širokopojasni pristup na Internet.

To nas podseća da se na kraju vratimo na prvu tezu: niste sami vi online. Sada je online i vaš Microsoft Office, pa iskoristite to da biste u punom pogonu došli do još boljih rezultata.

Korisne adrese:

Office Online

Office Developer Center

Office Test Drive (online proba)

Woody's Office Portal

Office Zealot Blogs

Blogging with Office Online (blogovi razvojnih timova)

Office Community Blogs (lični blogovi Office inženjera)