Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Project 2007: U svakom času znati sve

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Piše: Dragan Grbić

Koliko su procesi u vašem preduzeću pod kontrolom? Da li zaista uvek imate tačno saznanje o svim stanjima u sistemu? Ako imate problema na tom planu, možda je vreme da angažujete softver za planiranje i praćenje procesa.

Kako raste poslovanje, rastu i iskušenja: u dinamičnom okruženju, svaka odluka je posledica procene uslova za poslovanje, sa ciljem u sticanju profita. Ali, prosta procena nije dovoljna: kada neki proces započne, pravilno upravljanje je od kritične važnosti - ne samo zbog održanja discipline poslovanja, nego i zato što je čest slučaj da razni faktori utiču na proces i menjaju parametre poslovanja. Možda ste u kritičnom času kupili novu, jaču mašinu ili ste zaposlili još pet radnika; ili suprotno tome: možda se jedan kamion pokvario u najnezgodnijem času ili je dobavljač materijala zakazao sa rokom isporuke. Sve su to svakodnevna iskušenja i verovatno ih redovno doživljavate. Vaše iskustvo će biti presudno u iznalaženju optimalnog rešenja... Ili, možda, nije tako: budite pošteni, pa priznajte ne možete precizno sagledati svaku posledicu neke promene stanja u poslovanju. Kada su margine zarade tesne, to znači da između vrlo dobre i vrlo loše odluke više nije velika razlika.

Drugim rečima, potrebna vam je pomoć.

Ako ste rukovodilac koji je dovoljno iskren da se prepozna u ovim rečima, predložićemo vam da angažujete namenski softver čijom pravilnom upotrebom ćete biti makar u ravni sa iskušenjima, ako ne i korak ispred. To je program Microsoft Office Project 2007, najnovija verzija klijentskog programa, ali i izložena tačka kompletnog sistema za upravljanje projektima u preduzeću (Enterprise Project Management, EPM). Sistem Project 2007 čini izbor jedne od dve edicije klijentskog programa koji je član sistema Microsoft Office 2007, ali se isporučuje nezavisno, kao i nekoliko namenskih sistema i komponenti koji se angažuju na strani servera ili služe za povezivanje sa njima. Posle nešto manje od godinu dana života na tržištu, za koje vreme je zabeležen primeren globalni uspeh u prodaji, došlo je na red da isprobamo i ocenimo i ovaj sistem.

Od zahteva do izvedbe

Najpre reč o pojmovima i iskušenjima koja se postavljaju pred svaki program namenjen upravljanju projektima. Pod pojmom "projekat", misli se na bilo koji vremenski tok u kome figurišu definisane aktivnosti koje čine neku celinu. Složenost te celine, u smislu obima i detaljnosti, određujete sami, do nivoa na kome ste u stanju da identifikujete i detaljno pratite resurse koji čine proces. Ključna reč "resurs", opet, predstavlja doslovno sve što je relevantno kao merljiva ulazna veličina za neki posao: kalendar, radno vreme, broj angažovanih radnika i obeležja njihovih sposobnosti, tehnička sredstva, budžet... Svodeći neki obiman proces na faze, pa na pojedinačne radnje i radne zahvate, vi ćete svakom jediničnom opisu dodeliti raspoložive resurse. Utvrdićete međuzavisnost između pojedinih radnji, kako biste uspostavili radni tok; zauzvrat, program će reagovati informacijom o raspoloživosti nekog resursa u određenom trenutku i tako ćete unapred znati kako da rasporedite aktivnosti. Na kraju planiranja, imaćete jasnu ideju o tome kako neki projekat zaista izgleda, koliko bi trebalo da traje i kolike resurse angažuje. Ako ste pažljivo definisali sve atribute projekta, imaćete i sliku o troškovima. Ali, to je tek prvi korak: kada proces otpočne, potrebno je ažurirati ga u što kraćim vremenskim intervalima. Tada brzo postaje jasno kako proces napreduje i da li postoje neke izmene u odnosu na planirani tok. Zauzvrat, bićete u stanju da brzo reagujete na neki način, kako biste sprečili slabo angažovanje radnika i opreme, neočekivani porast troškova ili narušavanje neke ugovorne klauzule.

U manjem preduzeću, ovo bi moglo da bude dovoljno kao model; međutim, ako raspolažete sa više timova, stvari postaju složenije. Najčešća ilustracija je građevinska firma sa timovima na više gradilišta: teško da ćete imati dovoljno vozila za svako gradilište; ako dođe do zastoja na jednom gradilištu, možete privremeno prebaciti radnike na drugo; presporo izvođenje radova na objektu za čije kašnjenje biste platili skuplje penale je znak za reorganizaciju na svim gradilištima. Drugim rečima, potrebna je podrška i za veću sliku od jednog procesa - kompletno upravljanje znači da cela firma bude posmatrana kao jedan "večiti" projekat sa jasnim ciljem da stiče profit. Ovo je dobar čas da ponovimo pitanja iz podnaslova: ako postoji dobra definicija svakog procesa i ako su sva stanja uredno ažurirana, bližite se idealu da na njih odgovorite potvrdno. I za to će se pobrinuti programi, jer podsistem za izveštavanje, realizovan u raznim oblicima izveštaja na ekranu ili papiru, čini krunu podrške u odlučivanju.

Na prvi pogled, interfejs programa je isti. Brzo ćete utvrditi da baš i nije tako.

Da bi odgovorio zahtevima korisnika čije poslovanje je različitog obima, Microsoft je odavno podelio osnovni klijentski program u dve edicije: to su Project 2007 Standard i Project 2007 Professional. U nekim ranijim verzijama, postojale su značajne razlike u operativnim mogućnostima između dve edicije. Danas, na prvi pogled, nije tako: i jedna i druga edicija, ako se koriste kao pojedinačno angažovani programi, gotovo su identični u svojim mogućnostima. Međutim, postoji jedna ozbiljna razlika: dok je edicija Standard zaista namenjena onima koji će Project 2007 angažovati samo na jednom računaru, edicija Professional je zamišljena kao front-end program za korisnike sa većim zahtevima koji organizuju jezgro svog EPM sistema na namenskim platformama Project Server 2007 i Project Portfolio Server 2007. Pritom, to ne znači da svi korisnici moraju da raspolažu licencama za punu verziju programa, nego je ona namenjena ključnim korisnicima koji moderišu sadržaje na mreži. Svi ostali, tzv. "obični" korisnici mogu uspešno da koriste te resurse uz obezbeđenu klijentsku licencu za pristup (Client Access License, CAL), čija cena je znatno niža od obe pune edicije. Ovom prilikom, težište ćemo pomeriti na osnovne funkcije klijentskog programa, kratko pominjući opcije koje nudi pristup namenskim serverima; drugom prilikom, posebno ćemo vam predstaviti namenske Office servere i tada ćemo se vratiti i ovom sistemu.

I dalje suptilno napred

Ako pamtite naš prikaz programa Microsoft Office Project 2003, setićete se komentara da su dominantne prednosti u odnosu na pretprošlu verziju bile oličene u tada novoj serverskoj platformi, dok je klijentski program sam po sebi napredovao "malo" - zapravo, mnogo, ali suptilno. Vreme između dve prethodne verzije je bilo dosta kratko, čak kraće od godinu dana, pa je razvojni tim bio u prilici da "ispegla šavove" u Projectu 2003, čineći ga izuzetno naprednim i jakim u upotrebi. Po oceni mnogih, bio je to čas kada je Project najzad stigao u vršnu konkurenciju u klasi softvera za planiranje, čemu je Microsoft odavno težio. Od prvog jeftinog programa u klasi iz sredine devedesetih, ali ne baš najmoćnijeg spram tadašnje teške artiljerije, Project je prešao dalek put. Vreme između prethodne i aktuelne verzije je ovog puta bilo primereno dugo, pa smo mogli očekivati da će izmene biti opsežnije, kao što je to bio slučaj sa većinom glavnih programa sistema Office 2007. Ipak, nije bilo tako; na sreću, kažu neki aktivni korisnici, dok su drugi iznenađeni što i ovaj program nije dobio glavnu traku (ribbon). Ako posmatrate pojedinačni klijentski program, u njemu su dominantna unapređenja koja biste mogli nazvati sitnim - i pritom biste možda dospeli u zabludu. S jedne strane, ako ste vrlo iskusni, neka unapređenja vam neće mnogo značiti, dok ste druga dugo i željno očekivali. Ali, ako ste neiskusni, novi Project će vam veoma značiti zbog korisnih unapređenja na planu proaktivne pomoći. Većini korisnika će svakako značiti solidna unapređenja koja važe na planu integracije sa drugim Office programima, kao i na planu performansi u radu serverskih komponenti.

Prva novost je bitna za one koji prelaze sa starije verzije programa: format datoteke je promenjen, iako i dalje ima ekstenziju .MPP. Razlog promeni je opšta strategija da formati datoteka udovolje novim zahtevima za integracijom, pogotovo onom koja se tiče aktivnog korišćenja Office dokumenata u SharePoint okruženju. U mogućnosti ste da sačuvate projekat kao datoteku u formatu verzija 2000-2003 (to čak možete postaviti i kao podrazumevano), ali to može da znači i gubitak nekih novih operativnih detalja, dok će glavnina sadržaja ostati očuvana. Izvoz u format .MPX iz nekih starijih verzija je odbačen, mada i dalje možete da ga učitavate; zato vam ostaju opcije učitavanja iz neke generičkih formata (XML, CSV, HTML, tekst), kao i iz Excel radne sveske i Access baze u MDB formatu. Možete i izvoziti u većinu ovih formata, čak direktno formirajući izvedenu tabelu za Excel. Napušten je još jedan zastareli koncept: OLEDB način povezivanja sa skladištima podataka više nećete moći da koristite.

Okno zadataka Project Guide, koje je u ranijim verzijama mnogo uticalo na to da početnici lakše započnu korišćenje programa, razvijeno je još više. Nije reč samo o detaljima, nego je dodata i vrlo korisna mogućnost: dodato je okno Task Drivers, namenjeno dobijanju interaktivnih informacija o ograničenjima u nekom koraku projekta. Ova alatka je heuristički orijentisana i posebno je korisna kada povezujete korake u projektu. U slučaju da dođe do neke neusaglašenosti, Task Driver će reagovati, dajući kratku informaciju o razlogu problema; na raspolaganju su i hiperveze ka koracima na koje se problem odnosi, tako da ćete moći i direktno da pregledate i, po potrebi, zamenite neki uslov. Zamislite tek koliko je to korisno kada nastupe bitne razlike između osnovnog plana i izvedbe, a vaš projekat ima i više stotina koraka; ovaj metod je dragocen zato što ćete postići ozbiljne uštede u vremenu dok ažurirate projekat.

Vreme jednog posla je izmenjeno, a program je odmah obojio sve stavke tabele koje su zbog toga pretrpele kaskadnu izmenu.

Tokom popune tabele, najzad smo dobili mogućnost da vizuelno obeležimo neke ćelije, prostim dodavanjem boje pozadine. Međutim, još je značajnija mogućnost dinamičkog obeležavanja: prilikom promene parametara nekog koraka koji kaskadno utiče na neke druge, svi oni će biti privremeno obeleženi upadljivom bojom, kako biste mogli mnogo brže da proverite uticaj i eventualno otklonite neželjene posledice tih promena. Ako postoji takva promena, možete da iskoristite opciju višestrukog opoziva više koraka, što je mogućnost koju smo predugo čekali. Višestruki Undo ima "totalno" dejstvo, što znači da možete opozvati čak i posledice izvršenja složenih makroa, kao i aktivnosti nezavisnih programskih dodataka, ako ih koristite.

Praćenja i analize

Možda najozbiljnija primedba koju su uložili korisnici ranijih osnovnih verzija programa Project je ona koja se odnosi na definisanje i broj resursa koje je moguće pratiti; još u prethodnoj verziji, Project Standard je prilično zaostajao za mogućnostima koje su bile raspoložive za korisnike kompletnog EPM sistema. U izvesnoj meri, taj nedostatak je kompenzovan ujednačavanjem osnovnih mogućnosti dve edicije klijentskog programa. Postoji i "fizičko" proširenje u vidu dodatog generičkog resursa: uz Work i Material, dodat je i tip resursa Cost, namenjen praćenju finansijske dimenzije projekta u svakom času. To se posebno odnosi na arbitrarne i nezavisne troškove koji nisu vezani za radno vreme ili trajanje upotrebe neke mašine: ranije je to bilo praktično nemoguće koristiti na najnižem nivou. Kontrola budžeta može biti dekomponovana na analitiku konta, koju ćete definisati kroz posebne atribute i koji će na kraju biti izlistani u nekim namenskim izveštajima. Štaviše, ovaj vid praćenja resursa možete izvesti na nivou firme, a ne na nivou projekta, čime ćete dostići značajno kvalitetniji uvid u troškove, sa presecima koji su onoliko precizni koliko se često ažuriraju stanja svih projekata.

Pregledajući opcije tridesetak izveštaja, shvatate da zapravo raspolažete stotinama njih.

Osnovni postupci izveštavanja u programu Project 2007 su nešto unapređeni u odnosu na prethodne verzije: raspolažete sa tridesetak gotovih predložaka za izveštaje raznih oblika i namena, a svaki od njih možete dalje prerađivati po nahođenju i sopstvenim potrebama. Opisi izveštaja (kao i obrazaca, formi, filtera i svih drugih tehničkih elemenata projekta) mogu biti vezani uz konkretnu datoteku ili ćete ih povlačiti iz glavnog predloška Global.MPT; za manipulaciju tačnim mestom, koristićete panel Organizer koji je veoma sličan onom u Wordu. Dobra je praksa da modifikovane izveštaje pridružite datoteci projekta, kako bi i vaše kolege kojima upućujete datoteku mogle da imaju isti izveštaja na raspolaganju.

Pobeda integracije: uputite sadržaj u Excel ili Visio i tamo ćete zateći dinamičke izveštaje

Project 2007 se pridružuje mnogim drugim programima u unapređenim postupcima vizuelnog izveštavanja. Zahvaljujući predlošcima za izvoz u Excel i Visio, pri čemu konačni izbor zavisi od prisustva tih programa na istoj platformi, dobićete atraktivne izveštaje koji su napravljeni u duhu novih verzija - dakle, na raspolaganju su i izvedeni dijagrami za Visio. Uz malo veštine, i ovaj spisak možete proširiti sopstvenim definicijama za povezivanje u spoljne izveštaje.

Skalabilnost ili, ako baš hoćete, postepeni rast sistema u ritmu koji prati rast zahteva i obima poslovanja, važna je osobina koju Project 2007 sadrži kao EPM sistem. Taj sistem je zamišljen kao troslojni: platformu čini klaster servera koje pogoni Windows Server 2003, a koji obezbeđuje SQL Server 2005 i Windows SharePoint Services. Na ovu bazu se nadograđuje Office Project Server 2007 kao buduće jezgro za EPM na nivou preduzeća. Opciono, dodaje se i Office Project Portfolio Server 2007, namenski menadžerski sistem za izvršne analize (teško prevodivi pojam Executive Portfolio Analysis). Klijentska platforma za upravljanje takvim sistemom je Office Project Professional 2007; međutim, neće svi upravljati sistemom, nego većinu čine korisnici - njima je dovoljan CAL, tj. licenca za Office Project Web Access koja se ostvaruje u Web pregledaču. Zahvaljujući svojstvima integracije, i neki drugi Office klijenti mogu da posluže kao front-end za ovaj sistem. Srednji sloj je upravljiv i programabilan, zahvaljujući razvojnom sistemu koji je besplatno dostupan na MSDN portalu.

O ovom sistemu može da se kaže mnogo - rekosmo već da zaslužuje poseban prikaz. Najkraće rečeno, to je tehnički kompleksan, ali vrlo upotrebljiv sistem koji obezbeđuje vidljivost svih procesa i uvid u detalje svakog od njih, na željenom nivou detaljnosti i uz mogućnost unakrsnih pregleda, analiza i izveštaja. Studije slučaja pokazuju mogućnost odgovaranja na zahteve firmi svakog obima - ako vam išta znači to da postoje multinacionalne kompanije koje celo svoje poslovanje vode u ovakvom sistemu, od vođenja zahteva klijenata, preko uvida u trenutno stanje bilo gde i bilo kad, sve do isplate zarada zaposlenih, verovatno smo rekli dovoljno.

Za pristup sadržaju na Project Serveru dovoljni su CAL licenca i Web pregledač

Dileme ne bi trebalo da bude

Kao i uvek kada je reč o planiranju, najosetljivije pitanje koje dolazi u prvi plan uopšte nije povezano sa softverom, niti sa informacionim sistemom kao tehničkom bazom. Poenta upotrebe softvera za planiranje i vođenje projekata je u uspešnom prenošenju slike organizacije posla u potpuno parametrizovanu okolinu. To je predmet unutrašnjeg kapaciteta svake firme da iskaže svoju radnu disciplinu na delu: bez takvog pristupa, Project 2007 (kao i svaki drugi softver) predstavljaće gomilu neupotrebljivih ekrana. Međutim, ako bismo čak i uložili zrno cinizma u takvo gledanje, morali bismo da primetimo da ovaj program može da indukuje neki novi oblik organizacije poslovanja, često jednostavniji nego što je nasleđen iz nekih vremena kad je sve bilo "naše". U očekivanju da izađemo iz faze vulgarnih ekonomskih uslova i učestvujemo u večitoj tržišnoj utakmici, permanentno planiranje i stalna revizija stanja u poslovanju čine neke od ključnih elemenata uspeha. Stasala je generacija mladih menadžera koji su svesni značaja pojma "u svakom času znati sve" i njima je potrebna informaciona podrška koja to nudi.

To je, verovatno, i razlog izvesnog pomaka koji primećujemo u poslednje vreme: sudeći po nekim kontaktima koje je potpisnik ovih redova imao u poslednje vreme, izgleda da je poraslo interesovanje za EPM sisteme i kod nas. Neka to bude prijateljska napomena uglednim razvojnim centrima i solution provider firmama, koje se najzad pojavljuju i u Srbiji: došlo je vreme za malo ofanzivniju ponudu. Program o kome smo pričali ovog puta, kao i serveri koji podržavaju sveobuhvatnu sliku, predstavlja dobru šansu za zadovoljenje takvih potreba. Pritom, ne verujem da potencijalne korisnike treba odmah prepadati pričom o masivno organizovanim sistemima na serverima, nego baš naprotiv - valja krenuti od "male priče", one koja će postepeno uvesti korisnike u metodologije interaktivnog planiranja projekata. Microsoft Office Project 2007 je skalabilan sistem, što za sve strane u procesu konsultacije znači da se od nule kreće samo jednom. A što se pre krene od nule, pre se i stigne do stotke, zar ne?