Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Visio 2007: Suptilni korak od 2007 milja

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Piše: Dragan Grbić

Kako unaprediti program čije osnovne funkcionalnosti su zadovoljene već godinama, a odavno se smatra izuzetno udobnim za rad? Visio 2007 dokazuje da i dalje postoji prostor za napredovanje.

Priča o nastanku i razvoju programa koji vam ovog puta predstavljamo se dopunjuje već više od petnaest godina, a predstavlja uzor uspeha koji bi bilo teško uporediti sa nekim drugim korisničkim programima na Windows platformi. Iako će se mnogi čitaoci setiti da smo istoriji programa Visio pisali prilikom predstavljanja prethodne verzije, korisno je da se prisetimo nekih detalja.

Prva verzija programa Visio, čije ime je danas sinonim za oblast poslovne grafike, objavljena je 1992. godine, u vreme kada je Microsoft Windows bio tek grafička školjka na DOS platformi. Bio je to prvi prirodni Windows flowchart program. Ključna ideja koja je dovela do brzog rasta popularnosti je bila krajnje jednostavna: kreatori su uočili da korisnici žele da crtaju razne šeme i dijagrame, ali uglavnom nisu sposobni da za kratko vreme nacrtaju osnovne grafičke oblike koji čine strukturu crteža. Rešenje je bilo jednostavno: ponuđene su palete raspoloživih oblika, a korisnici bi prostim prevlačenjem sa palete postavljali oblike na crtež, dodavali im linije za povezivanje i prikladan tekst. Time bi postupak bio vrlo uprošćen, uz lake načine za održavanje urednosti i fleksibilnosti prilikom izmena.

Još od prvih dana postojanja, Visio je bio opremljen mogućnostima koje su ga činile prirodnim proširenjem Microsoft Office okruženja. Možda najzanimljiviji podatak koji to dokazuje je bio onaj da je Visio (uz sistem AutoCAD) prvi nezavisni (third-party) program koji je još 1995. godine ponudio programska proširenja u jeziku Visual Basic for Applications (VBA), praćen sve bolje razvijenim objektnim modelom koji je obezbeđivao detaljnu kontrolu. To je urodilo bogatom ponudom programskih dodataka nezavisnih autora, što je još više doprinelo tiražu i ugledu na tržištu. Konačno, kada je u januaru 2000. godine objavljena vest da je Microsoft otkupio firmu Visio za milijardu i po dolara, niko nije bio iznenađen. Integracija kompletnog Visio razvojnog tima u grupu za razvoj sistema Microsoft Office je protekla bez potresa: cela ekipa je zadržana na okupu na staroj lokaciji u Sijetlu, a dalji razvoj je tekao očekivanim nastavkom uzlazne linije napredovanja.

Microsoft Office Visio 2007 je treća verzija programa pod okriljem najveće softverske kompanije. Objavljen je istovremeno kad i cela garnitura vodećih programa sistema Microsoft Office 2007, Visio 2007 i dalje ostaje nezavisan paket u prodaji. S obzirom na to da novi Office predstavlja generacijski skok napred, svakako nas je veoma zanimalo s kojim argumentima nam Microsoft predlaže da počnemo da koristimo i novi Visio.

Prostor za unapređenje

Ako bismo se potrudili da u što manje reči formalno opišemo Visio 2007, mogli bismo reći ovako: reč je o vrlo razvijenom korisničkom programu za crtanje šema, dijagrama i planova namenjenih različitim profilima profesionalne upotrebe, sa ciljem da kompleksni skup informacija bude prikazan u što preglednijem i upečatljivijem obliku. Znate i sami za staru parolu: slika vredi kao hiljadu reči. Kada slika sadrži i suštinski važne informacije o strukturi i vezama, tada takav oblik prikazivanja postaje predmet brze i efikasne komunikacije. Najjednostavniji (i najstariji) vid primene je sasvim dovoljan za objašnjenje: to su logički blok dijagrami toka izvršenja programa; svaki dobro projektovan program je moguće opisati i rečima, uz pomoć tabela i unakrsnih referenci, ali je potrebno mnogo više vremena za tumačenje takvog opisa. Kada se simboli grupišu u palete (stencils) i slobodno biraju i kombinuju, kakav je slučaj u programu Visio, a veze između postavljenih elemenata poprimaju i fizički i logički karakter, tada je jasno zbog čega je taj program toliko popularan. Jednostavnost primene na jednoj strani i dobro razvijen skup alata za razne vidove poboljšanja na drugoj čine neodoljivu kombinaciju, pa ne čudi velika popularnost programa na tržištu.

Ponekad se mogu čuti komentari o izlišnosti postojanja programa kakav je Visio među korisnicima sistema Microsoft Office, s obzirom na to da u Office programima postoje izvesne mogućnosti crtanja dijagrama. To je postalo još izraženije u svetlu značajnog unapređenja grafičkog podsistema u sistemu Office 2007. Uz argument da je mnogima to elementarno crtanje sasvim dovoljno, teško bi bilo osporiti da je dovoljno koristiti i Word ili PowerPoint za kreiranje nekih prikladnih šema. Međutim, Visio svakako ne cilja na toliko širok spektar korisnika kao osnovni Office programi, a njegove mogućnosti za produktivnu upotrebu i posebne osobine koje prevazilaze trivijalne zahvate ipak čine da daleko odskače u mogućnostima. I ne samo to: u uslovima kada su osnovni zahtevi (veoma) davno zadovoljeni, a elementi efikasnosti razvijeni u maniru na koji smo odavno navikli, Visio napreduje i dalje, i to značajnim koracima.

Postoji jedan "istorijski" podatak koji je bitan za razumevanje visokog nivoa razvoja pod okriljem Microsofta. Naime, do verzije 2003, kada je Visio objavljen simultano kad i svi drugi programi i servisi sistema Microsoft Office 2003, ovaj program je objavljivan u međuperiodima kampanja objavljivanja prethodnih verzija. To je učinilo da su neki periodi razvoja bili kratki, što je razvojni tim mudro koristio za suptilna unapređenja koja su dovela do komparativno velikih prednosti, čak i u odnosu na mnoge proizvode Microsofta. Ovog puta, između dve verzije programa je protekao ciklus razvoja od tri godine: život programa Visio 2003 na tržištu pre objavljivanja verzije 2007 se poklapa sa ostatkom sistema Office.

Prvi koraci u programu se svode na izbor tipa dijagrama. Sasvim ste slobodni da kreirate i sopstvene grupe predložaka, kao i da kombinujete sve raspoložive palete oblika.

Microsoft Office Visio 2007 je raspoloživ u dve edicije koje se nabavljaju isključivo kao samostalni proizvod: to su Visio 2007 Standard i Visio 2007 Professional. Obe edicije sadrže iste osnovne funkcionalnosti, dok edicija Professional predstavlja nadskup osnovne. Reč je o nekoliko grupa predložaka, elemenata vizuelizacije i podsistema za povezivanje sa podacima u bazama, što edicija Standard ne sadrži. Zanimljivo vreme koje smo proveli testirajući i igrajući se u programu Visio 2007 Professional je dovelo do mnogih novih saznanja. Iskustvo bismo mogli kratko opisati kao veliki broj suptilnih i korisnih unapređenja koja realno utiču na produktivnost i atraktivnost rezultata u mnogim slučajevima. Zato, krenimo polako u opis onoga što smo videli.

U skladu sa politikom tehničke podrške, preduslovi za instalaciju programa Visio 2007 su isti kao i za ceo Office 2007: potrebna platforma je Windows Vista ili Windows XP SP2, a potrebni hardverski resursi su uobičajeni za današnje prilike. Jedina posebna napomena, potekla iz iskustva, jeste ona da će veća rezolucija ekrana pozitivno uticati na produktivnost i na opšti ugođaj: 1024x768 teško da će vam biti dovoljno za udoban rad.

Podatak koji mnoge interesuje: Visio 2007 ne sadrži novi korisnički interfejs zasnovan na glavnoj traci (ribbon). Ovo je veoma zanimljiv podatak, s obzirom na to da je Microsoft uložio veliki trud (i astronomske sume novca) da promoviše taj oblik rada, a Visio je program u kome bi novi oblik interfejsa bio prikladan. Ovo je mogući znak da Microsoft i dalje uvažava prilično veliku nezavisnost Visio razvojnog tima, što mnogi tumače kao mudru politiku razvoja. S druge strane, u realnom očekivanju da između aktuelnog sistema Office 2007 i njegovog naslednika ne prođe mnogo, već postoje tihe najave da će već sledeći Visio dobiti glavnu traku i ostale elemente novog interfejsa. Protivnici ove promene zasad mogu da odahnu; oni koji su prihvatili novi interfejs moraće još malo da sačekaju.

Datoteke u formatu VSD su ostale nepromenjene u odnosu na prethodnu verziju programa, što je za mnoge takođe dobra vest; još je Visio 2003 značajno unapredio format datoteka, što se pokazalo dovoljnim i za sadašnje potrebe. U tome važnu ulogu čini XML specifikacija "ispod haube", koja je blagovremeno implementirana kao referentna šema po imenu DataDiagramML. Ta šema već sadrži većinu korisnih osobina koje, na primer, sadrže novi formati osnovnih programa sistema Office 2007. Jedna od pozitivnih osobina formata datoteka koji je i dalje aktuelan je jednostavnost pregleda i štampanja u slučaju da ne raspolažete punim programom: Visio Viewer je besplatni programski dodatak za Internet Explorer pomoću kojeg VSD datoteke postaju dostupne svakome, pod uslovom da nema potrebu da ih menja.

Novosti i iskustva

Prilikom otvaranja programa Visio, dočekaće vas unapređeni ekran Getting Started, interfejs koji postoji i od ranije. Unapređenje se sastoji od brojnih novih predložaka u više grupa, ovog puta sa poboljšanim prikazom primera, opisom celishodne upotrebe i blagovremenim izborom metričkog ili angličkog sistema mera. Uz preduslov da je vaš računar stalno povezan na Internet, uživaćete i mogućnost izmenljive ponude raznih sadržaja kojima ćete olakšati prve korake u radu. Stekli smo subjektivni osećaj da Visio sada bolje pomaže u tim prvim koracima, mada su nas prava iznenađenja čekala tek kada smo zaista i počeli da radimo.

AutoConnect u akciji: nekoliko novih načina dodavanja i povezivanja oblika koji značajno ubrzavaju osnovne korake.

Prvi od elemenata unapređenja produktivnosti je onaj koji čini i osnovnu radnju u programu: prenošenje oblika sa palete na crtež je moguće na više načina. Osim uobičajenog prevlačenja, postoje i jednostavni, a efektni potezi: kada se pokazivač miša nalazi neposredno nad nekim oblikom, pojavljuju se strelice u četiri smera; pomerite pokazivač bliže jednoj strelici i ona će postati naglašena: u tom času kliknite i trenutno će sa palete biti prenet drugi element u odabranom smeru i na odstojanju predviđenom prema definiciji koordinatne mreže crteža. To može biti isti element, ali i neki drugi, ukoliko ste ga prethodno obeležili kao aktivan u paleti. Novi element će odmah biti i povezan strelicom, što je prva mogućnost koju nudi podsistem po imenu AutoConnect. Ako ste prethodno prevukli više oblika na crtež, a još ih niste povezali, to ćete najlakše učiniti ako opet upotrebite plavu strelicu nad polaznim oblikom: kandidat za povezivanje na strani ciljne strelice povezivanja će biti naglašen crvenom siluetom, pa ćete unapred znati da li će povezivanje proteći kako treba. Treća varijanta koju AutoConnect nudi je da u toku prevlačenja novog elementa privremeno zadržite siluetu uz ivicu prethodnog, dok se ne pojavi naglašena strelica; sad možete da otpustite taster miša i novi element će opet završiti kao povezan na valjanom odstojanju. Ova tehnika deluje vrlo jednostavno, što i jeste, ali je daleko od banalne: ukoliko već imate u glavi sliku dijagrama koji želite da formirate, možete ga izvesti veoma brzo. Već posle jednog minuta ćete raspolagati šemom koju ćete kasnije doraditi dodajući tekst i alternativni sadržaj.

Mislilo se i na opcije izgleda: današnji standardi nalažu da čak i interni dokumenti u poslovnim procesima dobijaju na kvalitetu ako su privlačniji za oko. Da to ne bi bio složen proces, Visio 2007 uvodi teme, upravo nalik na one iz drugih programa sistema Office 2007: jednim potezom birajući na paleti predložaka boja i varijacija oblika, možete da izmenite celokupan ugođaj izgleda (tekst, boju popune, senke, linije, strelice...) , ne narušavajući pritom funkcionalnost celine dijagrama. Posebno je značajno to što su teme usklađene sa onima u drugim programima, što će olakšati nastojanje da vizuelni stil vaše poslovne dokumentacije ostane dosledan.

Živi pregled odnosa između dijagrama i povezanih podataka: neuporedivo udobnije nego pre.

Verovatno nije potrebno objašnjavati koliko je korisna mogućnost povezivanja živih podataka i slike, pogotovo ako šematski prikaz odslikava i vrednosti koje figurišu na izvoru. Takva mogućnost nije nova za Visio; međutim, novo je to što je podsistem za povezivanje sa podacima sada ugrađen u interfejs programa, a ne realizovan kao međuslojni dodatak koji nije nimalo prost za primenu. Postupak je veoma nalik proceduri kreiranja grafikona u Excelu, uz razliku da u prvom koraku birate izvorište spoljnih podataka. Na raspolaganju su praktično svi oblici izvorišta u Microsoft ambijentu (Excel radni listovi, Access tabele, SQL i SharePoint izvori, itd); ako nijedan ne odgovara, sigurno ćete uspeti sa nekim od sistemski raspoloživih ODBC konektora. Kada veza bude uspostavljena, brzo ćete povezati sve oblike koristeći Automatic Link Wizard koji, dabome, obezbeđuje i naknadno osvežavanje podataka u odabranim intervalima. Povezivanje elemenata na dijagramu sa podacima obezbeđuje više zanimljivih izvedbi koje ranije nisu bile moguće. Osnovna funkcionalnost je da možete prikazati podatak unutar oblika u vidu broja, trake u odgovarajućoj veličini ili kao uslovno oblikovanje odabranom bojom. Podsistem Data Graphics pokazuje i izvesnu inteligenciju prilikom osvežavanja: na primer, možete definisati neki skup sličica (zastavice, semafori i slično) za upozoravanje uz oblik ako prilikom osvežavanja dođe do nekog izuzetka, poput promene vrednosti koja iskače od očekivanja.

Prava pikanterija u postupku povezivanja dijagrama i podataka su izvedeni dijagrami (PivotDiagrams), što je možda najznačajnija pojedinačna novost koju smo dobili uz Visio 2007. Ako ste koristili izvedene tabele u Excelu, već znate da je reč o jednom od najpopularnijih oblika sažimanja velike količine podataka na mali prostor, zasnovano na odabranim veličinama koje se podvrgavaju agregatnim funkcijama (sabiranje, prebrojavanje, prosek, maksimum, varijansa...). Ovaj podsistem čini to isto: kada radite sa izvedenim dijagramima, postupci su analogni. Obezbeđeno je okno u kome birate element agregacije, nakon čega možete upravljati obimom i detaljnošću izvedenog dijagrama. U bilo kom času, možete skupiti granu dijagrama kako biste sakrili detaljne elemente; ako želite da proširite neku granu, u kontekstnom meniju figure ćete pronaći popis svih relevantnih polja polazne tabele koja mogu poslužiti za detaljni prikaz.

Favorit među novostima: izvedeni dijagram je jedna od naprednih alatki u sistemu povezivanja dijagrama sa živim podacima.

Da bi vam prva iskustva sa tehnikom povezivanja programa Visio sa spoljnim izvorima podataka bili olakšana, uz program stiže i nekoliko primera, koje možete otvoriti i proučiti; izvorni podaci su direktno dostupni pri otvaranju primera. Zahvaljujući vešto projektovanom interfejsu programa, lako ćete otkriti da je reč o prijemčivom i, bez dileme, izuzetno korisnom principu kome ćete verovatno brzo naći praktičnu primenu.

Najzad, nije zgoreg da pomenemo i par novih osobina koje su zajedničke za sve programe sistema Microsoft Office 2007, a koje značajno utiču i na Visio. Najpre, da vas podsetimo da ste sada u mogućnosti da izvezete sadržaj dijagrama kao dokument u PDF formatu, čineći ga univerzalno dostupnim svakom korisniku koji raspolaže besplatnim čitačem. Na raspolaganju je i izvoz u XPS dokument, čija univerzalnost je zasad sporna; no, to je prirodni format na Windows Vista platformama, dok korisnici Windowsa XP mogu da obezbede besplatni čitač. Podsistem za automatizaciju je zasnovan na proširenom objektnom modelu koji danas prevazilazi primenu jezika VBA, nego je dostupan i u "velikom" sistemu Visual Studio. Čak i ako nemate velike apetite za proširenjem programa gradeći posebne funkcionalnosti, ponuđen vam je unapređen sistem zaštite zasnovan na poverljivim lokacijama i boljom granulacijom zaštite nego pre; za te poslove je zadužen Trust Center, koji funkcioniše jednako u celom sistemu Office 2007.

Ako vam ovolika ponuda nije dovoljna, a pretraga na Internetu zakaže, onda sami napravite dodatni skup oblika za crtanje električnih šema.

Značaj iskustva

Lista noviteta u programu Microsoft Office Visio 2007 je veća od navedene; za vas smo ovom prilikom odabrali samo najznačajnije. O brojnim sitnim novotarijama je teško pisati, jer ih je toliko da ih i dalje otkrivamo iz dana u dan, a one se čak više i ne popisuju u specifikacijama programa. Svakako, snaga koju Microsoft već godinama ispoljava u projektovanju interfejsa postaje nešto sasvim očekivano i uobičajeno; mnoge novosti prihvatamo u hodu, jer su intuitivno shvatljive. Nakon brzo stečenog iskustva, razliku u produktivnosti primećujemo tek kad se zateknemo u radu sa starijom verzijom programa; tek tad nam postane jasno koliko dobiti krije nova verzija. Zbog toga, čak i ako kažemo da na nivou svakodnevne, uobičajene upotrebe programa nema spektakularnih ili značajnih novosti, ipak moramo priznati da one u zbiru čine i te kako pozitivan pomak.

Ipak, visoka ocena o napredovanju nove verzije programa Visio 2007 dobija na težini kada pomenemo barem dve stvari koje se nalaze na suprotnim krajevima kompleksnosti primene. Posle dva minuta iskustva u novom programu, koristićete AutoConnect kao da ga koristite celog života. A šta reći o novoj tehnici povezivanja dijagrama sa podacima, nego da je to najznačajnije unapređenje koje je Visio dobio još od vremena kad je (više verzija unazad) omogućen rad sa više listova dijagrama i sa više paleta uporedo. Pominjući ovo unapređenje, ne mislim samo na direktne posledice u primenljivosti programa, nego i na ono što nas tek čeka u neposrednoj budućnosti. Iskustvo nam dozvoljava da upotrebimo analogiju sa brojnim novostima koje smo tokom prethodne dve verzije sistema Microsoft Office dobili u osnovnim programima. Setite se kako su u određenom času Word, Excel, Access i drugi programi postali do neke mere zasićeni osnovnim funkcionalnostima; nakon toga, usledilo je značajno unapređenje u integraciji korisnika u zajednički virtuelni radni prostor (najčešće zasnovan na SharePoint okruženju) i u funkcionalnostima koje su postale potrebne u takvom okruženju. Visio je već prirodni klijent za SharePoint, ali još uvek ne raspolaže svim operativnim mogućnostima kao drugi Office programi; ne sumnjajte da ćemo uskoro, možda već u sledećoj verziji, videti i te funkcije. U međuvremenu, možemo mirne duše da vam preporučimo da koristite Visio 2007: neosporno, reč je o najboljem programu za izradu dijagrama, šema i planova u raznim oblicima.