Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office InfoPath 2007: Putanja informacija 2007

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

InfoPath 2007 je značajno unapređen u odnosu na prethodnu, prvu verziju. Otkrivamo kakvu ulogu ovaj program može da zauzme u vašem informacionom sistemu, jer je reč o rešenju kakvo do sada možda niste imali na raspolaganju.

Znate li šta je to GIGO princip?

Ne, ne tražite pojam u udžbenicima programiranja, jer iako ova skraćenica podseća na FIFO (first in, first out), nije reč ni o kakvoj zvaničnoj metodi projektovanja sistema ili programa. To je stara žargonska uzrečica koju sam davno pokupio od starijih kolega, a odnosi se na probleme koji nastaju kada neki program iskazuje pogrešne rezultate ili čak loše radi zbog neispravnih ulaznih podataka. Skraćenica znači garbage in, garbage out (smeće ulazi, smeće izlazi) i, zapravo, nema duhovit prizvuk.

Problem masovnog prikupljanja podataka u informacionim sistemima je toliko ozbiljan da se zbog toga ponekad urušavaju i vrlo skupi projekti. Da odemo malo više u prošlost, kada su bile uobičajene tzv. batch obrade: iako su takvi sistemi bili neefikasni i spori, između faza prikupljanja i obrade podataka uobičajeno je postojala i odvojena faza logičke kontrole ulaznih sadržaja. Zbog toga su ti sistemi, pomalo paradoksalno, realno iskazivali visoku pouzdanost. Ali, danas je poželjno da se podaci prikupljaju i trenutno obrađuju; a ako se i prikupljaju sa namerom da budu kasnije obrađivani, očekuje se da oni budu smatrani ispravnim - neprihvatljivo je da pogrešan podatak uopšte može da prodre u bazu podataka. Zato nužno postoje razne tehnike da se obezbedi provera ispravnosti u času unosa. Štaviše, došli smo do tačke u razvoju softvera kada se nedostatak takve provere smatra kritično ozbiljnim propustom.

Drugi problem u fazi prikupljanja informacija nije tehničke, nego psihološke prirode. Veoma često, osoba koja unosi podatke očekuje da vizuelno prepozna format obrasca u odnosu na ručni ili neki drugi raniji oblik unosa podataka. To znači da sistem za unos podataka mora da bude dovoljno fleksibilan da prevaziđe specifičnosti radne površine, ako je to potrebno. Pretpostavimo da to nije neki poseban problem danas, kada je grafički interfejs odavno nadvladao DOS konzolu i zastarele terminale. Ali danas se očekuje i to da korisničke platforme obezbede produktivne uslove za izradu, izmenu i održavanje softvera na licu mesta. Elem, ne možemo uvek angažovati razvojni tim da izmeni neke proste elemente ili uslove rada u obrascu za unos; to često mora da uradi obučeni korisnik na licu mesta.

Treći problem pri unosu podataka je možda i najozbiljniji: osim što se očekuje da podatak pri prvom unosu bude unet "jednom za svagda", postalo je imperativno da bude zapisan u takvom obliku da je primenljiv bilo kad i bilo gde u kontekstu celishodne upotrebe. Univerzalna čitljivost, o kojoj se donedavno nije mnogo vodilo računa, nije više samo poželjna, nego je i nužna osobina. Posle dugogodišnjeg lutanja u potrazi za raznim rešenjima optimalnog oblikovanja masovnih ulaznih podataka, u predvečerje novog milenijuma smo dobili XML, metajezik za simultano opisivanje oblika i značenja podataka. Valjanost tog principa niko više ne dovodi u pitanje, a primena je toliko uznapredovala da je čak i većina sistema za obradu dokumenata do danas usvojila XML kao osnovni format zapisivanja i čuvanja sadržaja.

Pre nekoliko godina, razvijajući temelje za sveobuhvatno povezivanje svih slojeva infrastrukture u svojoj ponudi, Microsoft je ponudio rešenje koje treba da prevaziđe sve pomenute probleme unosa podataka. Reč je o programu Microsoft Office InfoPath, koji je svoju premijeru doživeo u sistemu Microsoft Office 2003: bio je to prvi grafički orijentisani uređivač XML sadržaja u realnom obliku (WYSIWYG) na Windows tržištu i kao takav je privukao značajnu pažnju. Aktuelni sistem Microsoft Office 2007 dolazi sa novom i unapređenom verzijom ovog programa. Ovog puta, ispitaćemo principe kojima je najveći proizvođač softvera na svetu bio vođen tokom razvoja i unapređenja ovog programa, a pokušaćemo i da prepoznamo njegov značaj i moguće dobiti koje biste mogli imati njegovim angažovanjem.

Neka vas "zastareli" interfejs ne zavara: InfoPath 2007 sadrži mnoga unapređenja

Koncepti i izvedbe

U najmanje reči, Microsoft Office InfoPath 2007 možemo opisati kao integrisani sistem za kreiranje i angažovanje elektronskih obrazaca koji služe kao celovito rešenje za efikasno i pouzdano prikupljanje informacija. Ako već ovog časa dovedete u pitanje ovakvu definiciju, govoreći kako isti taj posao možete uraditi u programima Word, Excel ili Access, reći ćemo da ste u pravu, ali samo delimično. Svaki od ovih programa zbilja omogućuje takve radnje, ali takva rešenja kriju u sebi razne (pomenute i druge) probleme i nedostatke. Pokušajmo sa okolišnim opisom: zamislite InfoPath kao program u kome, veoma nalik na Access, kreirate obrazac za unos sa uobičajenim kontrolama (prosta i padajuća polja, polja za potvrdu i radio dugmad), ali da pritom niste u obavezi da imate fizički prisutnu tabelu podataka ili upite koji rade u pozadini. Polazište za rad je definicija podataka koju vidite u obliku predloška, a koji možete kreirati i održavati u režimu za dizajniranje, čuvajući ga u datoteci tipa .XSN. Predložak obrasca određuje strukturu podataka, izgled i ponašanje svakog polja u režimu unosa; obrazac popunjen konkretnim podacima se čuva kao klasična .XML datoteka. Poenta ovakvog pristupa je višestruka: dizajnirani obrazac je moguće lako distribuirati na sva mesta unosa, a zatim je prikupljene podatke moguće lako proslediti u sistem za dalju obradu, shodno organizaciji poslovanja.

Predloške InfoPath obrazaca ćete kreirati u režimu za dizajniranje koji je obezbeđen u integrisanom okruženju programa i obezbeđuje brzu i efikasnu izradu obrazaca. WYSIWYG postupci su potpuni: razvoj podrazumeva lako kreiranje sadržaja od osnovnih elemenata koje ćete prevlačiti na površinu obrasca, što je jednostavan proces. Na isti način možete upotrebiti i standardne delove obrasca koje ste ranije prikupili u biblioteci obrazaca; to je od posebne koristi na opštem nivou uspostavljanja konzistentnog izgleda obrazaca u poslovnom okruženju. Takođe, postoje osobine i funkcije koje možete iskoristiti da biste pojednostavili prikupljanje podataka, koristeći manje pojedinačnih obrazaca namenjenih jednom procesu. To ćete učiniti uz pomoć podređenih, opcionih ili ponavljajućih delova obrasca, pa čak i opcijom zamene jezika primenjenog u obrascu.

Tek na nivou detalja ćete otkriti ono pravo: u toku dizajna, ako je to potrebno, svakom polju za unos dodelićete uslovno oblikovanje, proveru valjanosti podatka, pravilo koje podatak mora da zadovolji u odnosu na opšte uslove unosa, kao i logička pravila koja važe između podataka u obrascu, i to bez ijednog napisanog reda klasičnog kôda. Naravno, moguće je i programiranje događaja u polju, ali to je posebna tehnika o čijoj izvedbi ćemo više reći malo kasnije. Postoje i opcije koje se tiču obrasca kao celine, među kojima je najzanimljivija ona koja omogućuje više različitih prikaza.

Predlošci obrazaca mogu da posluže i za neke posebne namene

Programu InfoPath je dodeljena isključivo poslovna namena, pa se pojavljuje samo u tri varijeteta sistema Microsoft Office 2007, a to su Ultimate, Professional Plus i Enterprise. U prvi mah bi moglo biti čudno što se ne pojavljuje i u ediciji Professional, ali postoje neke značajne izmene u konceptu primene ovog programa koje kompenzuju ovaj nedostatak. Naime, prva primedba korisnika prve verzije je bila u tome što je program bio relativno zatvoren: morali bi da ga imaju čak i oni koji samo prikupljaju podatke, a to je impliciralo ne samo povećane troškove upotrebe, nego i šansu da korisnik (slučajno ili namerno) preinači ili čak ošteti obrazac sa kojim radi. U to vreme, dato je i poređenje koje podseća na to da korisnici Access aplikacija ne bi morali da imaju sam Access instaliran na sistemu, jer postoji runtime jezgro koje je slobodno distribuirati uz aplikaciju baze, tako da ona radi čak i na "goloj" platformi. Ovaj problem je rešen u aktuelnoj verziji programa InfoPath, ali nešto drugačije: sada postoji više načina eksploatacije obrazaca mimo lokalne upotrebe programa. Za početak, bitno je da bude identifikovano ciljno mesto na koje sadržaj obrasca biva usmeren. Poželjno je da to bude neki mrežni resurs (baza podataka ili biblioteka popunjenih obrazaca), ali moguće je da to bude i lokalno organizovano na računaru korisnika, bez obzira na to da li je to projektovano ili privremeno offline rešenje. U ovom konceptu nema ničeg novog, ali novo je to što sad postoji širi izbor načina eksploatacije obrasca i usmeravanja sadržaja unutar ili van zone vašeg intraneta.

Najznačajniji novitet je objavljivanje sistema InfoPath Forms Services, koji omogućuje kompletiranje obrazaca u Web pregledaču. Reč je o komponenti integrisanoj u SharePoint Server, a može biti nabavljen i kao posebna komponenta koja se dodaje u Windows Sharepoint Services. Za korisnike, suština ove platforme je dvojaka: najpre, nije neophodna instalacija programa na klijentskim računarima, nego samo pristup u zaštićenu zonu namenskog SharePoint portala u intranetu. Druga prednost je u tome što obrasci u Web pregledaču praktično ne iziskuju nikakvu dodatnu instalaciju softvera ili komponente. Pritom važe sva pravila i aktivne su sve mogućnosti validacije i logičke kontrole (uz opasku da pri gradnji takvih obrazaca ipak morate paziti na neke posebne uslove), čime integrisani sistem obrazaca faktički postaje dostupan svakome ko ima pristup portalu. U aktuelnom korpusu tehnologije, to nisu samo klasične radne stanice, nego i razni mobilni uređaji, kao što su bežično povezani Tablet PC računari, Pocket PC i Smart Phone. Da ne zaboravimo još nešto: poslovanje je postalo globalno, pa business-to-business metode podrazumevaju da i klijent može spolja da pristupi našem informacionom sistemu. Zbog toga je Microsoft najzad oborio još jednu dugo kritikovanu barijeru: Web rešenja više nisu rezervisana za Internet Explorer, nego ih je moguće koristiti i u drugim pregledačima, kao što su Safari, FireFox, Netscape i drugi. Drugim rečima, uz primereno angažovanje infrastrukture koja više nije ni skupa ni komplikovana, InfoPath obrasci mogu da postanu globalno upotrebljivi u praksi.

Detaljno upravljanje svojstvima polja obrasca: uspostavićete potpunu kontrolu nad ispravnošću unosa

Zajednička slika

Na pratećim ilustracijama ste već primetili da InfoPath ne prati novi koncept Office trake (Office Ribbon), kao što je to slučaj sa pet drugih programa sistema Office 2007. Zasad je nejasno da li će sledeća verzija programa primiti takav izgled, ali to je manje bitno: InfoPath 2007 je svakako doličan član sistema Office 2007 i kao takav sadrži brojne osobine važne za integraciju. U svakom slučaju, to je i očekivano, pa opišimo ukratko neke od važnih mogućnosti na tom planu.

Pomenusmo ranije da ste možda pomislili na druge Office programe kao moguće rešenje za izradu obrazaca. Ništa čudno: InfoPath je relativno nov program, a pitanje eksploatacije obrazaca postoji odavno. Drugim rečima, izvesno je da negde u svom sistemu već koristite obrasce kreirane u Wordu ili Excelu. Sad ste u mogućnosti da preinačite ta rešenja u InfoPath obrasce, skraćujući put gradnje novih rešenja; pritom ćete biti oslobođeni frustrirajućeg cut'n'paste iskustva. Možda Import Wizard neće u potpunosti uraditi posao umesto vas, ali u procesu je angažovan podsistem InfoPath Design Checker, koji višestruko proverava sadržaj svih polja i izveštava kada je potrebno prepraviti neku kontrolu ili ispraviti nedoslednu definiciju. To je važno unapređenje: oblik se prenosi trenutno, a strukture se dovode u red brzo; nismo očekivali ništa manje od toga.

A ako imate nameru da napravite malo integrisano rešenje bez osobitog angažovanja mrežnih resursa, to možete učiniti ako malo zasučete rukave u programu Access 2007. Ovaj program obezbeđuje alatke za automatsko generisanje i distribuciju InfoPath obrazaca putem e-pošte u samo nekoliko koraka. Naravno, obezbeđen je i povratni korak: zahvaljujući integraciji u kojoj učestvuje i Outlook 2007, Access je u stanju da prikupi podatke u popunjenim obrascima vraćenim putem e-pošte i integriše ih u sastav matičnih tabela. Ovo je značajna pomoć za one koji imaju potrebu da prikupljaju informacije sa mnogo ulaznih tačaka, a da pritom ne žele ili ne mogu da distribuiraju samu bazu. Uzgred, ovo je mogući odgovor na situaciju nastalu zbog nemogućnosti aktuelnog formata Access baza da funkcioniše kao replika.

Naravno, mogućnost primene InfoPath obrazaca u Outlook e-porukama nije rezervisana za pomenuta integrisana rešenja. Outlook 2007 snažno podržava distribuciju obrazaca u usmerenom procesu pristupa, popune i slanja, pa čak i bez potrebe da InfoPath bude otvoren; ako dobijete neki obrazac u telu e-poruke, prosto ćete ga popuniti i vratiti kao i bilo koju drugu repliku e-pošte. Štaviše, Outlook može da posluži kao organizovano skladište za distribuciju i prikupljanje instanci popunjenih obrazaca; čak će biti formiran i namenski folder InfoPath Forms za smeštaj takvog sadržaja. Ako ne želite da mučite sa gomilom sirovih obrazaca, izvezite ih, na primer, u Excel kao tabelu koja integriše sve srodne podatke. Po skromnom mišljenju vašeg komentatora, ovaj scenario pruža najbolju šansu da InfoPath konačno dostigne prag popularnosti koji još uvek izostaje na našim prostorima.

Osim ove horizontalne veze unutar sistema Office 2007, InfoPath 2007 je postao još važniji učesnik "velike slike", ne samo zato što je prirodni klijent u SharePoint ambijentu. Zahvaljujući čvrstom mehanizmu kontrole podataka koji čini suštinsku vrednost programa, a uz postojanje dobro razvijenog objektnog modela koji ga čini izloženim programiranju, InfoPath 2007 možete integrisati i u vrlo kompleksne strukture na Microsoft .NET platformi. Takva slika može da podrazumeva angažovanje farme servera u kojoj funkcionišu SharePoint tehnologije, SQL Server, BizTalk Server, infrastruktura komunikacije podržana Exchange tehnologijama... I opet, to je sasvim očekivano: kompletan Microsoft Office 2007 je postao važan učesnik u implementaciji strategije koju Microsoft naziva Common Line-of-Business Systems and Applications. Uloga programa InfoPath u lancu strukture je razumljiva: temeljno zasnovan na XML tehnologijama kao što su W3C XML Schema, UDDI, Xpath i druge, InfoPath postaje sredstvo za pokretanje mehanizama operativne saradnje između sistema. Ne zaboravite da ovo okruženje nije više izolovano na tehnologije Microsofta: u ovu sliku slobodno uključite i kompleksne sisteme kao što su SAP i razne Oracle platforme.

InfoPath vodi računa i o takvim pojedinostima kao što su verzije predložaka

Da sve ovo zaista nije više samo u domenu priče, Microsoft se pobrinuo time što je, skoro iznenađujuće, u sve distribucije sistema Office 2007 koje sadrže InfoPath dodao novi podsistem za programiranje Office platforme, a koji u takvom obliku radi samo u programu InfoPath. Reč je o platformi Visual Studio Tools for Applications (VSTA), koji predstavlja više od koraka dalje u odnosu na Visual Basic for Applications (VBA). Ova tehnologija za prilagođavanje aplikacija je značajno unapređena tako što je zasnovana na .NET Framework platformi, a koju projektanti mogu da iskoriste za gradnju rešenja i "upakovanih" aplikacija. To što je InfoPath jedini član sistema Office 2007 koji odmah sadrži ovu razvojnu platformu, verovatno dovoljno govori o značaju koji Microsoft pridaje tom programu.

Naravno, to takođe znači da se InfoPath pridružuje drugim Office programima u mogućnosti primene u "velikom" razvojnom sistemu Visual Studio 2005. U punom razvojnom okruženju, mogućnosti eksploatacije programa su znatno veće u odnosu na VSTA, koji je ipak orijentisan na lokalna rešenja i prototipe. Prevashodno, VS 2005 primenjuje upravljani kôd (managed code) u razvoju klasa i funkcija kojima se proširuje funkcionalnost InfoPath obrazaca. Za početak, komponentni objektni model (COM) omogućuje gradnju programskih dodataka (add-ins) za InfoPath; naravno, to je tek vrh ledenog brega, a ko može reći gde je kraj mogućnostima...

Ako vaša infrastruktura to dozvoli, InfoPath obrasce možete koristiti i na mobilnim uređajima

Da se zamislimo

U svetlu rizika, druga po redu verzija bilo čijeg relativno novog programa može da se smatra kritičnom za njegovu sudbinu; bilo je u prošlosti situacija da tek posle druge verzije nekog programa razvoj bude ugašen. InfoPath je, pak, suviše važan za Microsoft da bi takvo kockanje bilo dopušteno: aktuelna verzija se može smatrati dolično unapređenom u odnosu na prvu, a mnoge novosti i unapređenja prepoznajemo baš kao odgovor na primedbe korisnika koje pamtimo iz vremena kada smo ispitivali prvu verziju. Microsoft sluša te primedbe i to je vrlo dobro. Baš zato, možda je sada pravo vreme da na adresu Microsofta uputimo malo mekše, ali i dalje važne primedbe. U prvom redu, to je pitanje kompleksnosti. Primera radi, predugo smo čekali da Access prestane da bude alatka za gurue, nego sasvim lako upotrebljiv sistem za upravljanje bazama podataka kome rado pristupaju i teoretski manje obučeni korisnici. Nije primereno da toliko čekamo i kada je reč o programu InfoPath. Neki koraci su već preduzeti, ali zatečeno okno zadataka koje sugeriše tokove u fazama razvoja obrasca baš i nije od posebno velike pomoći. Kako bi bilo da vidimo nešto nalik pomoći za vođenje radnog toka koji sadrži Project? Microsoft ne sme da očekuje da će većina korisnika uložiti previše vremena na duboko savladavanje programa, pa zato očekujemo dalja unapređenja na planu ergonomije.

Ruku na srce, trebalo bi da se zapitamo koliko je InfoPath zaista postao popularan na našim prostorima spram tiraža dosad prodatih kopija sistema Office 2003 i 2007. Iako veoma konzistentan, a moćan u onome što pruža - ne samo na rešavanju elementarnih problema prikupljanja podataka, nego i u mogućnostima integrisanog korišćenja - ovaj program je i dalje pomalo hermetičan za većinu korisnika i projektanata naviklih na tradicionalne pristupe. To je verovatno razlog što prve primere realne upotrebe u domaćoj praksi beležimo tek kad ih za račun solventnih klijenata angažuju firme koje su osposobljenje kao sistem-integratori na najmodernijim platformama. Većina malih firmi se ne odlučuje za InfoPath kao ravnopravno sredstvo eksploatacije uz ostale Office programe, što bi lako moglo da se objasni ne kao tehnički, nego psihološki problem. To je šteta, jer GIGO princip pogađa svakog, a InfoPath je dobro sredstvo za sprečavanje te pojave.

Bez daljeg: budućnost ovog programa je izvesna, jer je XML tehnologija postala konstantom modernih informacionih sistema. Vreme će pokazati kada će i kod nas postati uobičajeno da se raspoloživi potencijali postojećih informacionih sistema crpe do krajnosti. InfoPath je tipičan program koji može da opravda investiciju iskazujući vrednosti kao što su tačnost, fleksibilnost i brzina prikupljanja informacija svih vrsta. To nije mala stvar. Razmislite malo, probajte da upotrebite program koji već imate instaliran i pritom nemojte da se plašite da organizujete neki segment poslovanja na način koji je za vas možda nov. Nakon početnog truda, kada otkrijete o kakvom programu je reč, možda ćete se zapitati zašto ste do sada toliko čekali.