Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office PowerPoint 2007: Novo doba vizuelnog izražavanja

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Za PowerPoint obično kažu da je to program u kome nema šta da se uči: pokrenete ga i počnete da radite. To ranije možda i nije bilo sasvim tačno, ali nova verzija popularnog programa za gradnju slajd-prezentacija se bliži tom idealu.

U surovom svetu tržišnog poslovanja, u vreme kada se nijedna poslovna greška ne oprašta, sposobnost iskazivanja ideja je važan element nastupa pred raznim ciljnim grupama posmatrača. Najubedljiviji oblik takvog iskazivanja su lični nastupi na sastancima, predavanjima i raznim prezentacijama, jer su uobičajeno usmereni na poznat auditorijum, a interakcija omogućuje da predavač u hodu prilagođava svoj nastup u težnji za maksimalnim efektima. Tehnologija je uzela učešće u takvim procesima: kreda, tabla i posteri polako ostaju za nama (osim kada je reč o katedrama, mada se i tu stvari menjaju), ustupajući mesto projektoru i projekcionom platnu. Kontrola sadržaja projekcije je poverena personalnom računaru koji je pod kontrolom predavača.

Namenski softver koji obezbeđuje takve prezentacije je nešto novijeg datuma u odnosu na druge primene personalnih računara. Ti programi su postali rašireni tek potkraj osamdesetih godina prošlog veka, kada su postali dostupni i prvi video beam uređaji koji su u to vreme bili daleko glomazniji (i mnogo skuplji) nego današnji kompaktni video projektori. Stariji čitaoci će se verovatno setiti nekada popularnog DOS programa Harvard Graphics, koji je u to vreme carevao retkim prilikama da se prezentacije vode uz pomoć računara. U priličnom metežu razvoja namenskog softvera koji je vladao početkom devedesetih, a posebno u vreme kada je Microsoft Windows počeo naglo da dobija na popularnosti, jedan program je za samo nekoliko godina postao izuzetno popularan: to je bio Microsoft PowerPoint, prvi Windows program za gradnju i prikazivanje slajd-prezentacija. Rasprostranjenost tog programa je najpre posledica prisustva u svim edicijama paketa Microsoft Office, još od prvih dana postojanja takvog načina pakovanja skupa poslovnih programa. Rastuća popularnost Windows platforme je učinila svoje: veoma brzo, PowerPoint se uspostavio kao implicitni standard za tu specifičnu namenu; iako su se ubrzo pojavili i drugi programi u klasi, oni nikad nisu dostigli tiraž i popularnost Microsoftovog aduta.

Vremenom je Microsoft pojačavao stepen integracije na Office platformi, pri čemu ni PowerPoint nije bio zanemaren: razvoj programa na polju produktivnosti i udobnosti interfejsa je uredno pratio ostale programe. Efikasnost rada u tom programu nikad nije bila dovedena u pitanje, međutim bilo je i onih koji su tražili više. Drugi proizvođači softvera su pokušavali da nađu svoje mesto na tržištu tamo gde se Microsoft nije iskazao: već na prelasku u novi milenijum, postojali su programi koji su davali atraktivnije rezultate na planu kvaliteta grafike i renderovanih efekata. Veoma dugo, Microsoft nije polagao previše na to: mogli ste brzo da napravite zanimljivu i atraktivnu prezentaciju, ali ako ste imali jače apetite, morali ste da posegnete za najkvalitetnijim grafičkim softverom kako biste izradili neki predložak "koji oduzima dah" ili dodatno uredili grafičke elemente koje ćete ubaciti na slajdove.

Takvo stanje je trajalo sve do pojave aktuelne verzije Microsoft Office PowerPoint 2007: taj program je doneo dugo očekivana unapređenja koja ga vraćaju na vrh ponude u klasi. Većina tih novosti je posledica razvoja celog sistema Microsoft Office 2007; ali, kao što ćete videti, PowerPoint 2007 je upravo idealan poligon da ispitamo i primenimo neke nove vrednosti u aktuelnom Officeu.

Podređeno novom ugođaju

PowerPoint 2007 je jedan od četiri programa novog sistema koji su podvrgnuti redizajnu radne površine (pet, ako uvažimo i Outlook), koji podrazumeva jedan meni za rad sa datotekom i glavnu traku (ribon) za kompletnu kontrolu komandi i opcija u dokumentu. Novi interfejs je usmeren na produktivan, efikasan i lak rad korisnika; posle nekog vremena na sceni i tokom vremena privikavanja, većina korisnika prihvata da je takav način rada prihvatljiv i postiže svoj cilj. Tek uz neko stečeno iskustvo, mogli bismo dati i neke primedbe na razne pojedinosti, očekujući da će sledeća verzija sistema Microsoft Office doneti izmene na tom planu. Međutim, moramo priznati: kada je reč o PowerPointu, gotovo je nemoguće uložiti bilo kakvu suvislu primedbu. Sadržaj glavne trake je projektovan tako da podrži logičan tok poslova koji čine gradnju i pripremu prezentacije, a s obzirom na to da te korake čine ili elementarni zahvati koje obavljamo na samom slajdu ili naknadni izbor dizajna, to se može reći da novi koncept paleta koje obezbeđuju pregled efekta pre upotrebe savršeno odgovara ovom programu.

Radna površina PowerPointa 2007 je razvijena u duhu novog koncepta. Nesumnjivo, veoma prikladno za ovaj program.

Ukoliko imate izvesno iskustvo u nekoj od skorijih verzija PowerPointa, a ne biste hteli da tragate za novostima u programu, možete odmah početi sa radom bez ikakvih prepreka: sve radnje na koje ste navikli su prisutne, a program vas vodi kroz gotovo istu logiku rada. Sva je istina da nema mnogo ključnih novosti, a one će izaći na površinu lako i u času kad budete tražili neku opciju na koju ste već navikli. Pritom ne smatramo ključnim neke izmene poput nove kolekcije predložaka dizajna: uz malo veštine, možete preneti i starije predloške u novu kolekciju; nešto kasnije ćemo naglasiti kakve vas novosti očekuju na planu dizajna. Zasad izdvajamo samo neke zanimljivosti koje se bave strukturom prezentacije.

Svaki iskusniji korisnik PowerPointa zna da su masteri slajdova ključni element za očuvanje homogenog izgleda sadržaja: kada god želite da promenite dimenzije ili položaj okvira za sadržaj ili da utičete na neki sadržaj koji će biti zajednički na svakom slajdu, potrebno je da intervenišete na masteru. Pritom, PowerPoint je dovoljno "inteligentan" da očuva međuzavisnosti između varijanti rasporeda na slajdu: potrebno je tek da obratite pažnju na to kako izmene utiču na podređeni master jednom kad promenite nadređeni. Novost u aktuelnoj verziji je u tome da je paleta mastera postala razuđena, nudeći vam mnogo više opcija: kada otvorite paletu Layout nad nekim slajdom ili ako uđete u kontrolu mastera, dočekaće vas izbor od desetak, pa i više mogućih oblika; to su kombinacije veličina okvira za tekst, razne opcije položaja za ubacivanje klipova, itd. Vrlo zanimljiv detalj: tokom kontrole mastera, imaćete i informaciju o tome da li je neki podređeni master iskorišćen i gde (ekranska napomena nabraja redne brojeve slajdova), čime ćete steći dobar pregled mogućeg uticaja neke izmene na zatečeni sadržaj.

Možete dodati proizvoljan broj konkretnih rasporeda u master. Ova mogućnost vam daje veću slobodu rada, a da ne izgubite nit homogenog izgleda prezentacije.

Kada se budete sreli sa novim PowerPointom, savetujemo vam da provedete neko vreme u istraživanju šest predložaka za prezentacije koji dolaze uz program. Za početak će biti dovoljno da pregledate reklamni predložak o novostima u programu i onaj koji vam skreće pažnju na mogućnost upravljanja formatima slajdova namenjenim sve popularnim širokim ekranima. Dva predloška za foto-albume svakako zavređuju pažnju (pogotovo onaj sa crnobelim fotografijama), a videćete i zanimljiv predložak za organizaciju školskog kviza. Međutim, posebno atraktivan je predložak Pitchbook, koji demonstrira pomalo neuobičajenu primenu PowerPointa. Reč je o predlošku formiranom za potrebe štampanja, a ne projekcije; uz pomoć namenskih okvira sa sitnim fontom i uz dizajn koji je podređen klasičnim načinima kontrole mastera i tema, možete napraviti grafički atraktivan izveštaj za štampanje; pritom ćete nesumnjivo lakše kontrolisati izgled i raspored nego da takav izveštaj pravite u Wordu ili Publisheru. Oprobajte i tu neuobičajenu primenu: možda ćete biti iznenađeni onim što je moguće postići, pogotovo ako negde možete da štampate u boji na formatu A3.

Razmena slajdova između prezentacija nije nova stvar: to je pogotovo prikladno u marketinškim kampanjama ili ako prezentacije koristite kao predložak za periodične izveštaje, pa istu informaciju koristite na više mesta. Učinjeno je primereno unapređenje koje olakšava takav postupak: pojedinačne slajdove možete izvoziti u ličnu ili zajedničku biblioteku slajdova ili ih uvoziti iz nje. Po prvom pokretanju alatke Publish Slides, program će formirati novu lokaciju My Slide Libraries u vašem profilu; postoji i opcija da slajdove izvozite na SharePoint lokaciju u intranetu, čineći ih dostupnim za sve korisnike sa pravom pristupa toj lokaciji. Primena slajdova iz biblioteke nije samo predmet efikasne reciklaže dobro pripremljenog sadržaja, nego i efikasnog grupnog rada: ukoliko koristite slajd iz biblioteke na serveru, možete odlučiti da sačuvate vezu sa matičnim slajdom, tako da ukoliko dođe do promene na njemu, automatski će biti ažuriran i slajd u vašoj prezentaciji.

Da li bi vam ikad palo na pamet da se PowerPoint može upotrebiti i za kreiranje atraktivno oblikovanih izveštaja?

Novi oblici grafike

Čak i ako niste prešli na operativni sistem Windows Vista, a još niste našli za shodno da overite barem probnu finalnu verziju sistema Microsoft Office 2007, ipak je verovatno da ste primetili izvesne pomake u grafičkim stilovima koje Microsoft sada koristi na svakom koraku - dovoljno je da prođete kroz nekoliko stranica počev od matične na sajtu Microsofta, pa ćete razumeti o čemu je reč. Grafičko radno okruženje nove generacije zahteva nove pristupe (dakako, i novi hardver) i minimalni pristup više nije u modi. Pojavila su se čak i neka razvojna okruženja koja promovišu naprednu grafiku u eksploataciji baza podataka; iako to nije apsolutno novog datuma, i Microsoft je uhvatio korak na tom planu. Microsoft Office odavno raspolaže mnogim alatima za tretman grafike na interfejsu i u dokumentima, a za potrebe nove verzije, oni su napisani ispočetka. Reč je o zanimljivom sklopu XML specifikacije koja angažuje novi grafički objektni model, uz napredne metode i funkcije koje podrazumevaju renderovanje materijala, senčenje, providnost i druge "sitnice". Pritom, naravno, vi kao korisnik uopšte ne morate da poznajete detaljne osobine tog modela, jer vas korisnički interfejs vodi kroz dobro organizovane skupove operacija u kojima birate razne opcije oblika, boja i efekata.

Najzanimljivija grupa grafičkih elemenata u sistemu Microsoft Office 2007 su SmartArt dijagrami. Galerija dijagrama iz prethodne verzije Officea je potpuno prerađena i značajno proširena skupovima raznih šematskih oblika koji prikazuju razne liste, procese, hijerarhije, relacije i druge dijagrame. Postoji 115 osnovnih oblika, a svaki od njih ćete dodatno uređivati birajući broj elemenata i tekstualni sadržaj koji ih opisuje. Pritom raspolažete jednostavnim, potpuno razumljivim interfejsom za popunu sadržaja. Ovde vam skrećemo pažnju i na vrlo jednostavnu, a zaista efektnu opciju kombinovanja grafičkih elemenata: postoje dijagrami koji sadrže mesta za ubacivanje slika ili klipova, što ćete izvesti u jednom potezu.

SmartArt na delu: izbor oblika, unos teksta, izbor dizajna. Verujete li mi da je cela operacija trajala manje od 20 sekundi?

Osim dijagrama, PowerPoint raspolaže i opcijama ubacivanja tabela, grafikona (to su objekti koji funkcionišu u Excelu), klipova, slika iz datoteka i medijskih klipova. Sve ove opcije su dobro poznate iz prethodnih verzija i koriste se slično: uobičajeno, u nekim predlošcima oblika slajda postoje mesta na kojima birate koji grafički element želite da ubacite, kontrolišući ga na licu mesta, a zatim i uz pomoć paleta za uređenje objekta. Kada rešite oblik i sadržaj, praktično ste tek na početku: sada možete angažovati palete na glavnoj traci programa u kome radite i birati kombinacije boja, 3-D uglove, reljefne efekte, stilove za renderovanje oblika i ispisanog teksta... Raspolažete bukvalno hiljadama kombinacija, a moguće rezultate ćete videti kroz (dugo očekivanu) opciju Live Preview, koja obezbeđuje da samo prelaskom pokazivača miša preko neke opcije odmah vidite mogući ishod opcije pre nego što je zaista i primenite. A ako baš insistirate na preciznosti, u kontekstnom meniju objekta ćete naći dodatne dijaloge koji vam nude najpreciznije moguće kontrole, detaljnije od nekog izbora u paleti.

Jednu pojedinost moramo posebno da istaknemo, jer veoma olakšava pitanje konzistentnosti izgleda cele prezentacije. Naime, ukoliko se upustite u eksperimente sa opcijama uređenja raznih elemenata na slajdu, postoji mogućnost da ćete uskoro narušiti homogen izgled cele prezentacije. Reč je o sporednom efektu koji je lako primetiti: pojedini kreatori prezentacija su skloni da preteruju u nameri da naprave "što lepši" sadržaj, pa često izazovu suprotan efekat. Ovo je moguće ublažiti, a možda čak i sprečiti, naknadnom primenom tema. U pozadini kompletne grafičke strukture na slajdovima funkcioniše XML definicija stilova, pa izborom boja, fontova ili efekata možete usaglasiti izabranu temu i tako u jednom potezu učiniti izgled prezentacije homogenim; na stranu činjenica da naknadnim izborom tih elemenata teme dodatno umnožavate broj kombinacija među kojima možete birati; ukoliko nedostaje neka kombinacija boja koja vam je po volji, napravićete svoju sopstvenu i pridružiti je toj paleti. Uzgred, nova tema će ubuduće biti na raspolaganju u svim Office programima.

Kad završite prezentaciju

Promenama u interfejsu Office programa, Microsoft je istakao u prvi plan neke radnje koje su postojale i ranije, ali zbog neupadljivosti nisu bile na pameti većine korisnika. To se posebno odnosi na radnje nad završenim dokumentom: postoje prilike kad morate misliti i na to. To je sada olakšano u Office meniju (dugme sa Office logotipom): obratite pažnju na stavke u grupama Prepare i Publish. Na primer, komanda Inspect Document vas vodi kroz niz koraka koji ispituju i eventualno uklanjaju skrivene sadržaje, što može da bude predmet bezbednosti ako prosleđujete prezentaciju na neko mesto van firme. Ukoliko novi format datoteke ne predstavlja prepreku u razmeni, gotovu prezentaciju možete obeležiti komandom Mark as Final; time ćete naizgled sprečiti dalje izmene nad sadržajem. Ovo nije pravi oblik zaštite, jer bilo ko može da ukine to obeležje, ali predstavlja dobar način naglašavanja vašim saradnicima da je reč o konačnoj verziji dokumenta. Ako, pak, treba da mislite na one koji će morati da otvore dokument u starijoj verziji programa, pokrenite proveru kompatibilnosti u potrazi za elementima koji neće biti funkcionalni u takvom slučaju. Uzgred, dobra vest je da ako ste primenili bilo koju naprednu opciju oblikovanja grafike (a čemu je teško odoleti), PowerPoint neće narušiti rezultate prilikom čuvanja u prethodnoj verziji; doduše, više ne možete uređivati detaljne osobine grafičkih objekata, jer će oni biti konvertovani u proste slike.

Ako je zaštita sadržaja važan element standarda u vašem poslovanju, u PowerPointu 2007 možete primeniti sve alatke koje za tu svrhu postoje u sistemu Microsoft Office 2007. Osim raznih oblika šifriranja lozinkom, koji su unapređeni u novom XML formatu datoteke, možete primeniti i digitalni potpis, koji se čak može vizuelno povezati sa slikom potpisa na dnu dokumenta (o tome smo više govorili u prikazu programa Microsoft Office Word 2007). Kao krajnju meru kontrole prava korišćenja dokumenta, možete angažovati tehnologiju Information Rights Management, uz čiju pomoć ćete obezbediti posebnu granulaciju prava drugih korisnika u dokumentu. Posebna zanimljivost ove tehnologije je u tome što obezbeđuje vremensku odrednicu za rad u dokumentu: možete odrediti da nakon isteka zadatog perioda korisnicima isteknu sva prava.

Microsoft odavno stavlja u prvi plan grupni rad korisnika, integrišući u Office alatke i tehnologije za tu svrhu. PowerPoint 2007 nije izuzetak: omogućene su brojne opcije koje vam olakšavaju saradnju sa kolegama, ponekad i direktno iz programa, pa čak i interaktivno. Već smo pomenuli biblioteke slajdova, koje mogu biti organizovane i u SharePoint portalu; PowerPoint je prirodni SharePoint klijent, što znači da možete angažovati i druge opcije koje ta platforma donosi, kao što su diskusije u dokumentu, održavanje međuverzija, dodela uloga drugim korisnicima, kao i vođenje radnog toka u fazama kreiranja, revizije i odobravanja sadržaja dokumenta. Slične opcije obezbeđuje i Groove platforma, što je relativno novi oblik povezivanja koji pomaže da članovi tima uspostave zajednički radni prostor ukoliko su raštrkani van zone intraneta.

Najzad, ne zaboravimo ni opciju koja je podrazumevana u današnje vreme šarenila platformi: Office 2007 raspolaže alatkama za izvoz dokumenta u PDF ili XPS formatu. Sve opcije izlaza sadržaja iz PowerPoint prezentacije (slajdovi, propratne beleške, sadržaj strukture) možete usmeriti u jedan od ovih univerzalnih formata. Istini za volju, XPS se još uvek ne može nazvati "univerzalnim", ali to jeste prirodan format za pregled u Windows Visti, dok za Windows XP postoji besplatni čitač koji se integriše u Internet Explorer. Karakteristika tog formata je da, za razliku od PDF datoteka, obezbeđuje opcionu primenu IRM zaštite pristupa.

Pred publikom

Brzim uvidom u opcije pokretanja i vođenja projekcije slajdova, reklo bi se da nema ničeg novog: i dalje su vam na raspolaganju iste kontrole i opcije za pripremu scenarija izvođenja projekcije pred publikom ili u režimu kioska, kao i ona koja teče u krug u izlogu ili na sajamskom štandu. Kao i ranije, na raspolaganju su opcije za kreiranje prilagođenih projekcija; izabrane kombinacije ćete čuvati kao imenovane projekcije. Jedino odmah vidljivo unapređenje je ono koje se tiče crtanja linija po slajdu tokom projekcije: najpre, na raspolaganju vam je proširena paleta boja koje odgovaraju odabranoj temi; a kada završite crtanje krive linije, ona će biti "ispeglana", tako da liči na Bezjeovu krivu.

Presenter View: dok vi ovako upravljate projekcijom, slušaoci vašeg predavanja vide samo slajdove.

Rad na dva monitora iz PowerPointa nije novost, ali ta opcija je unapređena. Nova opcija prikaza projekcije slajdova na jednom izlazu dok koristite Presenter View na drugom je posebno jednostavna na notebook računarima, jer većina njih dobro kontroliše sekundarni izlaz (drugi monitor ili projektor). Interfejs za kontrolu prezentacije je veoma efikasan: svakako isprobajte tu funkciju ukoliko intenzivno koristite PowerPoint u svojstvu predavača.

Nećemo vas više zamarati drugim opcijama koje su deo aktuelnog, po mišljenju većine najboljeg postojećeg programa za kreiranje i vođenje interaktivnih prezentacija na slajdovima. Nabrajanje gomile jedva primetnih i korisnih noviteta, poput mogućnosti da raspolažete do 150 Undo koraka, ne bi bilo zanimljivo većini. Nabrojani skup novosti vam je verovatno bio dovoljan da razumete suštinu novog PowerPointa: to ostaje izuzetno efikasan program u kome uz sasvim malo truda, poštujući svega nekoliko preporuka za održavanje homogenosti sadržaja, možete da postignete zaista atraktivne rezultate. Ponovo naglašavamo da istaknuto poboljšanje grafičkog podsistema koje važi za ceo Office 2007 može najočiglednije da posluži baš u ovom programu. Bilo je to dugo očekivano poboljšanje; da je izostalo, bilo bi navedeno kao najveći nedostatak. Skeptici su razoružani: Microsoft ostaje na vrhu.