Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Outlook 2007: Veliki majstor komunikacije

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Tokom deset godina, bilo je zanimljivo pratiti Outlook kako raste. Ovaj program namenjen upravljanju svim informacijama zasnovanim na komunikaciji i vremenu prešao je dug put od sumnjivog hibrida do snažnog resursa za organizovanje zaposlenog čoveka.

Može se reći da je Outlook relativno kasno stupio na scenu klijentskih programa za upravljanje ličnim informacijama. Prvu verziju smo dobili u jesen 1996, kao deo paketa Microsoft Office 97, kada je taj program zamenio slabašne pandane Schedule+ i Microsoft Mail. U to vreme već su postojala praktična iskustva u primeni Interneta u klijentskom softveru za poslovne namene; osim zadovoljenja proste potrebe za programom za kontrolu elektronske pošte koji će raditi kao prirodni klijent za druge Office programe, Microsoft je tražio i način da poveže svoju infrastrukturu na serverima sa klijentskom platformom. Microsoft Exchange je u to vreme bio ozbiljno guran u prvi plan, a Outlook je zamišljen kao njegov klijent. Novost u to vreme je bila implementacija protokola IMAP, čijim posredstvom korisnik može da održava bazu svojih poruka na serveru mreže i po zahtevu je sinhronizuje sa lokalnom bazom poruka na svom disku; ova osobina je postala ključna za realizaciju ideje o preusmeravanju poslovne korespondencije na resurse na serverima preduzeća.

Međutim, prvi Outlook nije bio na nivou ostalih članova Office familije: bio je trom, bagovit i ergonomski nedovoljno primamljiv da bi prosečni korisnik nekog e-mail klijenta poželeo da pređe na taj program. Pritom su iskustva u grupnom raspoređivanju vremena zauzetosti u kalendarima bila još nedovoljna, a to je bio jedan od ključnih novih resursa koje je Outlook pokušao da obezbedi. Bilo je previše čekati dve i po godine da bi greška bila ispravljena sledećom verzijom glavnog paketa, pa se Microsoft "iskupljuje" novom međuverzijom u proleće 1998. Outlook 98 je bio ponuđen kao besplatan i tek tada se beleži prvi značajniji rast korisničke baze. Kvalitet programa se ujednačava sa ostatkom Office familije tokom 1999, kada se pojavio Office 2000. Od tada na dalje, značaj ovog programa raste iz jedne u drugu verziju.

Nekada nezgrapni program danas je dostigao svoju šestu inkarnaciju: Microsoft Office Outlook 2007, kako glasi puno ime aktuelne verzije, predstavlja najveći pojedinačni skok u pogledu unapređenja i projektovane funkcionalnosti. Nije ni čudo: osim što je u dobroj meri "vučen" razvojem ostalih delova sistema Microsoft Office, novi Outlook je morao da podrži i sve veći broj mrežnih servisa koji čine današnji predložak komunikacione infrastrukture. Ispitivanje Outlooka 2007 i naša prva iskustva sa njim su veoma zanimljiva, pa ćemo ovom prilikom podeliti ta saznanja sa vama.

Susret starog i novog

Postanete li korisnik programa Outlook 2007, najveća je verovatnoća da će to biti realizovano instalacijom neke od edicija sistema Microsoft Office 2007; iako je teoretski moguće da se Outlook kupi kao pojedinačni proizvod, cena osnovnih edicija paketa je manja od kupovine bilo koja dva programa pojedinačno (a sigurno je da ćete koristiti barem još Word i Excel, ako ne i druge Office programe). Ukoliko ste pratili naše prve prikaze sistema Microsoft Office 2007, verovatno ste upamtili važan tehnički podatak koji nije novog datuma: s obzirom na to da Outlook tesno sarađuje da operativnim sistemom na niskom nivou, koegzistencija dve verzije programa na istoj platformi nije moguća, pa će verovatno kad-tad morati da usledi nagli prelazak na novu verziju. Praksa vašeg komentatora i nekolicine njegovih bliskih kolega je pokazala da taj proces nije bio neprijatan: iako ima mnogo novosti, elementarna upotreba novog Outlooka ostaje praktično ista kao i u radu sa prethodnom verzijom. Na vama je samo da obezbedite preduslov za instalaciju, koji važi i za ostatak sistema Office 2007: platforma mora da bude Windows XP SP2, Windows Server 2003 ili bilo koja edicija aktuelnog operativnog sistema Windows Vista.

Radna površina je nalik prethodnoj. Suštinu novosti čine detalji i stvari koje ne možete odmah da vidite.

Jedna od olakšavajućih okolnosti, koja je i meni pomogla da posle dužeg oklevanja najzad zamenim Outlook 2003 novom verzijom, jeste ta što je format matične PST datoteke ostao isti. Doduše, postoje neke sitnice koje se ne bi videle valjano u starom Outlooku, ali makar neće doći do gubitaka: uz primereno pojačan oprez u vidu dnevnih backup procedura, skoro mesec dana sam naizmenično koristio istu datoteku sa dve Windows platforme, koristeći pritom dve verzije Outlooka; nisam imao ni najmanji problem ili izgubljeni podatak, a obim posla je iziskivao intenzivnu prepisku i upotrebu kalendara. Štaviše, u Outlooku 2007 možete da radite čak i sa zastarelim formatom iz programa Outlook 97-2002, mada to nije preporučeno zbog brojnih limita koje više nije teško dostići.

Jedan od preduslova kompletne funkcionalnosti novog Outlooka je i prisustvo servisa Desktop Search, koji sada služi kao sistem za indeksiranje i poboljšani sistem pretrage sadržaja u programu. Ovaj sistem je podrazumevano prisutan jedino u Windows Visti, čiji je integralni deo; u slučaju upotrebe na operativnim sistemima Windows XP i Windows 2003 Server, biće potrebno da preuzmete i instalirate besplatnu komponentu koju je Microsoft obezbedio. Istini za volju, vi možete da koristite Outlook i bez te komponente, usput se otarasivši dosadnog upozorenja pri otvaranju, ali time ćete se odreći veoma korisne funkcionalnosti (uzgred, program OneNote 2007 takođe koristi Desktop Search). Ako vam bude smetalo to što taj sistem indeksira i sadržaje na disku, možete ograničiti njegovo dejstvo samo na Outlook; snaći ćete se lako.

Ukoliko ste Outlook 2007 angažovali u toku nadogradnje sa prethodne na aktuelnu verziju sistema Microsoft Office, skoro sva podešavanja će biti uredno preneta. Ipak, obratite pažnju na to da ćete u tom procesu verovatno pogubiti lozinke za sve definisane mail naloge. Takođe, moguće je da će doći do gubitka veze sa definisanim pravilima i obaveštenjima, koja raspoređuju poštu u druge foldere i brinu se oko nekih drugih aktivnosti: savetujemo da pre nadogradnje izvezete sva pravila u namensku RWZ datoteku koju ćete kasnije lako uvesti u novi Outlook. Neki korisnici su skloni da iskoriste retku priliku zamene verzije Outlooka kako bi pritom napravili "veliko spremanje". To možete učiniti i sada, ako imate vremena, mada je izlišno. Ako insistirate, potrebno je da pre toga raskinete logičku vezu između Outlooka 2003 i aktuelne datoteke Outlook.PST. To ćete najlakše učiniti prostim premeštanjem te datoteke na drugo mesto dok je stari Outlook zatvoren, a pre instalacije novog; gde se ta datoteka nalazi i kako ćete kasnije preneti sadržaj, nije predmet ove priče. Ostaje samo da vas podsetimo na poslovicu backup glavu čuva.

Kada prvi put otvorite Outlook, pa eventualno definišete inicijalni nalog pošte i scenario veze (POP3, IMAP4 ili puni Exchange klijent), na prvi pogled će vam se učiniti da nema ničeg novog, osim "likovnog" ugođaja Office teme. Meni i trake sa alatkama su iste i skoro da nema novih elemenata. Osnovni elementi centralnog dela prozora su (na prvi pogled) isti, organizovani u foldere: četiri osnovna foldera za poštu (Inbox, Outbox, Sent Items, Drafts), kalendar, kontakti, zadaci... Ipak ima nešto novo, uočićete; pomenućemo malo kasnije. Levo okno za navigaciju ima sve uobičajene elemente: birajući ikone ili trake dole levo, biraćete grupe sadržaja; u okviru grupe postoje pogledi, neki pogledi sadrže okno sa favoritima, itd. Dva centralna okna, za spisak stavki i pregled pojedinačne stavke, takođe su naizgled potpuno isti kao i pre. Jedina novost pri prvom susretu je novi "rokovnik": To-Do Bar je traka na desnoj strani koju možete lako skupiti uz desnu ivicu ili isključiti ako vam se čini da zauzima previše prostora. Ako imate monitor širine 1280 tačaka, možda ćete poželeti da aktivnije koristite tu traku, jer osim što pravi uredan pregled vaših dnevnih aktivnosti, ona ima neka aktivna svojstva.

Tek kad krenete aktivnije da koristite Outlook 2007, uočićete da je radna površina ipak evoluirala na glavnu traku (ribbon), ali samo u prozorima otvorenih stavki. Ovo je pomalo čudna odluka: posle dužeg vremena bavljenja programom i uvida u more materijala koji se bavi novom radnom površinom još od prvih internih Beta verzija Officea 2007, nisam uspeo da nađem neko objašnjenje za očuvanje tog hibrida. Još mi je čudnije to što je u programu zaostao onaj zgusnuti i za mnoge nejasni oblik dijaloga Tools / Options, u kome smo ponekad prinuđeni doslovno da lutamo ne bismo li pronašli neku potrebnu pojedinost. Stvar postaje tim komplikovanija što se ponekad, u drugom koraku izbora neke stavke opcija, pojavljuje sad već prepoznatljivi novi oblik dijaloga za podešavanje opcija (sa grupama Popular, Proofing, Advanced), a nekad ostaju oni stari dijalozi iz kojih se stiže u treći, pa čak i četvrti nivo dijaloga. A da bi stvar bila "zanimljivija", neki elementi su iseljeni na drugo mesto i nećete umeti da ih pronađete ako nemate ozbiljnije iskustvo. Evo primera: uočio sam da se Outlook pokreće neobično dugo, što mi je veoma smetalo (mada spadam u one koji Outlook drže stalno otvorenim). Iskustvo kaže da je za to uvek kriv neki programski dodatak, koji pri otvaranju pokušava da izvede neku aktivnost. Odlučim da pregledam angažovane programske dodatke... Tri duga minuta kasnije, najzad sam ih pronašao: Tools / Trust Center, grupa Add-Ins. Kada sam isključio dodatke koji referenciraju nepostojeći Exchange Server i Groove Proxy, kao i meni nepotrebne dodatke za SharePoint pretragu kolega i Outlook Mobile Service, pokretanje programa je postalo skoro trenutno.

Dobra vest je da nema više loših vesti: preostalih par nedostajućih sitnica ćemo pomenuti kasnije. Posle ovog kros-kantrija po menijima, iskustvo je postalo uglavnom pozitivno. U trivijalnim operacijama, delovalo je kao da (osim glavne trake) nema nekih novosti. Ali, to je bio samo prvi, veoma pogrešan utisak: kad malo obratite pažnju, pred vama će početi da se otkriva mnoštvo izuzetnih unapređenja.

Sve počiva na sitnicama

Kada otvorite novi prozor za pisanje poruke, reagovaćete isto kao i kad ste prvi put videli novi Word ili Excel: glavna traka je dominantni element za upravljanje sadržajem. Kao što znate, nema nazad: biće potrebno malo vremena da se naviknete na novi raspored raznih komandi, ukoliko vam je potrebno da ih intenzivnije koristite. Ako vam se raspored i ne dopadne u prvi mah, predlažemo da se malo strpite, pa da posle nekoliko dana preispitate svoje mišljenje; budete li iskreni, možda ćete se iznenaditi novim sopstvenim stavom.

Ako vam se i pored karakterističnih dugmadi za komande na glavnoj traci nešto učini poznatim, ne varate se: Word je dominantni agent za pisanje svih sadržaja u Outlooku. To nije novo, osim "male" sitnice da tu vezu više ne možete da isključite; iako odavno ima korisnika koji gunđaju zbog toga što im takva platforma zauzima veće sistemske resurse zbog pisanja poruka, bilo bi korisno da malo razmislimo. Office 2007 svakako nema smisla da koristite na primereno jakom računaru sa barem 512 MB RAM na Windowsu XP ili 1 GB na Visti, a tada će to zauzeće biti razmerno malo. Drugo je bitnije: interakcija Office programa sve više čini jedinstvenu platformu, pa je pitanje zašto biste se odricali, na primer, automatske ispravke omaški pri kucanju ili provere spelovanja. Pritom, barem se za jezičke alatke može reći da su konačno dovedene na primeren stupanj integracije: u kom god programu da izvedete neko dodatno podešavanje, to će biti projektovano na ceo Office 2007; Outlook tu nije različit, pa makar i da kucate plain text poruke. A ako ćemo pravo, način na koji Word sada tretira stilove i teme je takav da kad ga jednom probate, nećete više želeti da ga se odričete ni pri pisanju e-poruka.

Kako raste količina sadržaja u folderima pošte, tako ćete možda doći do faze kada je potrebno malo složenije preuređenje; grupisanje po datumima ili po nekoj drugoj sortiranoj koloni postoji i od ranije, uz mogućnost skupljanja grupa sadržaja na nivo naslova - na to ste verovatno već navikli u prethodnom Outlooku. Microsoft je ponudio jednu korisnu sitnicu kao odgovor na činjenicu da većina nas nije nikad koristila kategorisanje stavki na primeren način. Nekada je trik bio u blagovremenosti: ako ne biste odmah kategorisali neku primljenu ili poslatu poruku, verovatno ne biste pokušavali da to učinite naknadno. Sada je mnogo lakše: pored zastavica, koje su sada prisutne kao predmet obeležavanja vremenskog roka za neko izvršenje, uz svaku stavku na listi postoji i kolona kategorije u vidu prostog obojenog polja. Spisak od petnaestak stavki možete da preuredite po nahođenju, dodajući prikladne naslove i prioritete, a verovatno će vam se dopasti i mogućnost da najčešćim kategorijama dodelite tastersku prečicu. Možda bi bilo ergonomski efikasnije da prikaz kategorija liči na onaj u programu OneNote, gde angažujete razne prepoznatljive ikone. Doduše, to bi rezultovalo "malo šarenijim" sadržajem koji nije svakom po volji, ali možda ne bi bilo loše da je uvedeno kao opcija. Kako god, dodeljivanje kategorije je primereno za sortiranje i pretraživanje, što u uslovima složene korespondencije i te kako znači. Setite se i da uvek možete dodeliti pravilo automatske dodele kategorije pristiglim stavkama, vezujući ga za bilo koji uočljivi atribut.

Primena zastavica na stavkama nas dovodi do otkrića još jedne nove opcije na radnoj površini Outlooka: uočićete da To-Do Bar prikazuje sve tako obeležene poruke kao zadatke; zapravo, stavke i postaju zadaci bez definisanih vremenskih parametara. To je tek početak: u mogućnosti ste da prilično lakim zahvatima kombinujete atribute stavki u posebnim grupama. Recimo, najlakši način da dodelite neki konkretan vremenski termin poruci pretvorenoj u zadatak jeste da ga prevučete iz okna rokovnika na neki termin u kalendaru; usput ćete uočiti i primereno integrisano područje zadataka u glavnom prozoru kalendara. Ovih kombinacija ima na pretek; iskustvo govori da ako pokušate da iskombinujete nešto, verovatno ćete i uspeti. Neke slične mogućnosti su postojale i ranije, ali sada je to na nivou udobnosti kakav smo oduvek priželjkivali. Valja napomenuti: to čak nije izolovana mogućnost u Outlooku; na primer, ako obeležavate zadatke u programima OneNote, Project, pa čak i u SharePoint portalu, moguće je da organizujete "prirodnu" vezu sa Outlookom, gde će svi dnevni zadaci biti vidljivi u rokovniku. A tada, kad je sve vidljivo na jednom mestu, lako ćete krenuti u rešavanje zadataka ili u kombinovanje sa drugim sadržajima. U svakodnevnoj upotrebi Outlooka, ovo izdvajamo kao najkorisniju pojedinačnu novost.

Prikaz priloga je moguće unutar okna za pregled ili ako otvorite stavku. Naravno, nemate svu funkcionalnost kao kad otvorite datoteku, ali je moguća kompletna navigacija u dokumentu.

Pravu pikanteriju ipak nalazimo na drugom mestu: kada neka primljena e-poruka sadrži datoteku u prilogu, prosti klik na ikonu priloga menja sadržaj okna za prikaz (važi i za otvorenu stavku i za prikaz u oknu glavnog prozora programa). Prosti sadržaji, poput fotografija i TXT datoteka, biće prikazani odmah. Prepoznate formate složenijih datoteka možete otvoriti tek nakon primerenog upozorenja da je priloge slobodno otvoriti samo ako potiču iz bezbednog izvora. Zasad su za Attachment Previewing na raspolaganju samo formati Microsoft Office dokumenata, dok neke nezavisne formate još uvek nije moguće tako otvoriti. Microsoft obećava da će vremenom, u saradnji sa proizvođačima softvera, dodavati primerene pregledače u spisak raspoloživih, koje ćete moći besplatno da preuzmete sa matičnog sajta. Međutim, to obećanje se zasad ispunjava - u času pisanja ovog teksta, polovinom marta, još nije objavljen čak ni dodatak za PDF datoteke, što je na vrhu spiska potrebnih dodataka.

Napomena: leto 2007. je bilo burno po ovom pitanju. Najpre je jedan član razvojnog tima objavio nezavisni programski dodatak koji radi kao PDF previewer za Outlook 2007 i Windows Vistu. Međutim, povukao ga je sa svog bloga nakon što je Adobe objavio Adobe Reader 8.1, koji obezbeđuje tu funkcionalnost u sistemu nakon instalacije. Drugim rečima, ako nemate omogućen pregled PDF datoteka, trk po novu verziju Adobe Readera!

Efikasni sistem za pretraživanje je zasnovan na servisu Desktop Search i kvalitetom prevazilazi sve što ste do sada videli u Office programima.

Što se tiče pomenute funkcije pretraživanja koja počiva na servisu Desktop Search, iskustvo je oprečno. Iz nekog razloga, na matičnoj Windows XP mašini, i pored provere sadržaja koji je naznačen za indeksiranje, nekoliko nedelja nakon angažovanja servisa, neki upiti su završavali porukom da se "stavke još uvek indeksiraju". Nasuprot tome, bukvalno jedan minut nakon što sam ručno preneo oko 12.000 stavki u dvadesetak foldera u test-instalaciju Outlooka na Windows Visti, dobijao sam besprekorno precizne odgovore na svaki upit; očigledno, alatka za indeksiranje je uradila svoj posao već u toku kopiranja. Pretraživanje funkcioniše kao živo: rezultati bili interaktivno sužavani kako sam kucao slovo po slovo u polje kriterijuma. Nađeni rezultati su bili markirani žutom bojom, bez obzira na to da li je fraza u naslovu ili telu poruke. Da biste postavili složeniji upit, samo ćete razviti okno za upit koje se uvek nalazi iznad područja stavki; i opet, čim dodate kriterijum, rezultati će početi da se sužavaju već posle prvog otkucanog slova... Udobnost ovog sistema je u rangu najboljih namenskih sistema za pretragu koje smo videli u nekim specijalnim bazama podataka; čak je udobnije od čuvenog programskog dodatka LookOut za Outlook 2003, jer sve rezultate ćete videti na licu mesta, a ne u zasebnom oknu koji popisuje stavke.

Funkcionalno i udobno

Postoji nezvanični podatak koji kaže da kada bi se sabrale sve aktivnosti svih korisnika raznih Office programa i servisa, tada vreme provedeno u programima Word, Excel i Outlook čini celih 80% ukupno zabeleženog vremena tog korpusa aktivnosti. Ne znamo da li je taj podatak moguće proveriti, ali verovatno nije daleko od istine. Zbog toga, funkcionalnost programa mora da bude praćena i odgovarajućim elementima udobnosti; dobar odnos ta dva atributa danas čini najčešće merilo prihvatljivosti nekog programa. Dobro znamo da Microsoft troši silan novac da prouči i isprojektuje radne površine svojih programa, pa nije čudno što i u aktuelnoj verziji programa Outlook zatičemo razne "funkcionalne udobnosti" na svakom koraku. Evo samo nekoliko primera.

Možda do sada niste imali potrebe da koristite više kalendara, mada je ponekad zgodno da razdvojite svoje aktivnosti na više njih; to pogotovo važi ako su neki kalendari namenske prirode vezani za delovanje grupe korisnika u firmi, a postoje kao deljeni resurs na Exchange serveru ili SharePoint portalu. U tom slučaju, do sada ste bili upućeni da kalendare posmatrate u simultanim oknima; ako bi ih bilo više od dva, preglednost bi veoma opala i možda biste izgubili iz uvida neko preklapanje. Taj problem je sada rešen zanimljivim zahvatom: ako otvorite više kalendara, oni će se prikazati kao kartice koje otvaraju posebna okna, međutim, biće aktiviran i preklop stavki: one stavke koje pripadaju aktivnom kalendaru vizuelno su istaknute, dok stavke iz ostalih kalendara vidite kao "spuštene", ali uz zauzeće na istoj vremenskoj skali. Baš udobno: to je jedna od onih sitnica za koje kažemo "gde je to bilo do sada".

Kada preklopite više kalendara, lakše ćete uočiti korelaciju između stavki u njima.

Kada je reč o kalendarima, postoje još neki jednostavni zahvati koje su mnogi hteli da imaju i ranije. Deljenje stavki kalendara je danas uobičajeni postupak u procesu organizovanja radne grupe; ukoliko ne raspolažete nekim centralnim resursom u mreži, mogli biste da prosledite pojedinačne stavke kalendara drugima, što je neudobno, ili da nađete neki nezavisni resurs za razmenu stavki. Microsoft je obezbedio besplatni prostor za korisnike na lokaciji Office Online, koji možete da upotrebite posredstvom svog Live ID naloga; sami ćete regulisati ko sve može da ima pristup tim informacijama. Najzad se mislilo i na one koji ne mogu da prihvate te podatke kao uvezeni sadržaj: ako je takav slučaj, poslednja mogućnost je da napravite Calendar Snapshot, pasivni HTML sadržaj koji uredno oblikuje odabrani sadržaj iz vašeg kalendara ;takav sadržaj će moći da pročita i proanalizira svako.

Ako većina vaših kolega ipak koristi Outlook, moći ćete da upotrebite još jednu zanimljivu novotariju: to su elektronske vizitkarte, uredno oblikovani ekvivalent popularnog vida razmene osnovnih podataka među poslovnim ljudima. Doduše, ovaj vid razmene nije kompatibilan sa univerzalnim vCard formatom podataka o kontaktu, ali je prilično atraktivan. Svoju elektronsku vizitkartu možete lako da preuredite, upotrebljavajući neki predložak dizajna, logotip, pa čak i svoju fotografiju, čineći tako informacije o sebi potpuno personalizovanim. Takve vizitkarte možete objaviti na deljenom resursu ili ih prosleđivati drugim korisnicima kao prilog, pa čak i napraviti vezu vizitkarte i standardnog potpisa. Posebno je zanimljiva kombinacija koju dobijate ako dinamički povežete katalog kontakata na SharePoint portalu, jer više nećete morati da se brinete oko ažuriranja informacija o drugim kontaktima: Outlook će od sada to raditi umesto vas.

Jedna naizgled beznačajna, ali sjajna novost: kada je potrebno da definišete novi nalog e-pošte, u prvom koraku će vas, naizgled čudno, najpre čekati podela na samo dva tipa veze: jedan koji pokriva POP3, IMAP ili http oblike naloga, a drugi koji se brine oko funkcija transporta faks poruka i funkcija slanja SMS poruka. Nakon izbora oblika veze, potrebno je samo da unesete svoje ime, punu adresu naloga i lozinku, a tada će Outlook sam pokušati da otkrije sve ostale informacije. Ukoliko u prvom koraku, posredstvom šifrovane veze, Outlook ne uspe da nađe server, pokušaće sa nešifrovanom vezom; tek ako ne uspe ni taj način, u sledećem koraku će se otvoriti klasični dijalog za unos detaljnih tehničkih parametara povezivanja. Ako ste ikad bili u (ne)prilici da telefonom pomažete nekom početniku da definiše svoje parametre veze, znate koliko taj postupak može da bude zbunjujuć za njih. Do sada nismo bili u prilici da vidimo nijedan ovako jednostavan način za definisanje naloga.

Brisanje granica

Razvijajući funkcionalnosti horizontalnih veza između Office programa kroz verzije, Microsoft je neprekidno unapređivao taj temeljni princip integracije. Kada programe posmatrate kao lego kockice kojima sklapate uslov za izvršenje nekog posla, nastaje sinergijski efekat. Uloga Outlooka u ovako projektovanim celinama postoji odavno, a neprekidno raste. Pomenimo samo tri aktuelna primera, uz napomenu da ih ima još.

Access 2007 raspolaže alatkom za prikupljanje podataka: u mogućnosti ste da formirate obrazac koji će biti preusmeren kao grupa e-poruka svim ciljanim korespondentima. Formira se veza između Accessa i Outlooka koja je kontrolisana parom posebnih programskih dodataka, zahvaljujući kojima nije potrebna manuelna aktivnost onog ko organizuje posao. U Accessu ćete davati naloge Outlooku za slanje ili ponovno slanje i dobijati informacije o pristiglim ili neisporučenim porukama. Prikupljeni odgovori se prosleđuju u prikladne tabele, pri čemu postoji izbor da li će se one obraditi kada bude prikupljena kritična količina odgovora ili će Outlook okidati zadatak ažuriranja referentne tabele svaki put kad primi takvu poruku.

Sličnu kombinaciju, ali uz dodatak raznih pojedinosti, moguće je napraviti ako se angažuju aktivni InfoPath obrasci. Obrazac se prosleđuje primaocima kao ugnežđen u telo poruke; svaki primalac popunjava sadržaj i prosleđuje ga nazad kao prostu repliku. Takođe, InfoPath se dalje brine oko prosleđivanja sadržaja u Access na skladištenje ili u Excel na analizu, pri čemu se Outlook ponaša kao inteligentni dispečer takvih sadržaja.

Ako imate instaliran OneNote, vrlo je verovatno da će i Outlook i taj program uvek biti "dežurni" na vašem sistemu. Iako suštinski poseban po tome što barata nestruktuiranim podacima, OneNote 2007 omogućuje dvosmernu saradnju sa Outlookom u raznim oblicima. Najočiglednije su komande koje dodeljuju zastavicu bilo kojoj stavki u programu OneNote, a koje se poklapaju sa zastavicama na stavkama u Outlooku. To nije samo jednako oblikovano, nego ima i isto dejstvo: dodelom zastavice, napravićete novu stavku zadatka u Outlooku. Pride, OneNote sadrži i komande za kreiranje nove stavke kontakta ili zakazane obaveze u kalendaru. Zauzvrat, Outlook na mnogim mestima sadrži komande za preusmeravanje stavke ili selekcije u OneNote. To je potpuno logična veza, jer ukoliko nalazite za shodno da u beležnicama tog programa okupljate korisne informacije iz raznih izvora, lakše je da to učinite sa lica mesta nego da ručno prevlačite sadržaj iz jednog u drugi program.

Sistem za čitanje blogova u Outlooku je razvijen za potrebe eksploatacije SharePoint portala, ali na kraju smo dobili možda i najbolji čitač za RSS blogove sa Interneta.

Prethodnih godina, dešavale su se čudne situacije kada ste biste hteli da integrišete svu svoju korespondenciju. Najviše je bio zapetljan rad sa diskusionim grupama: jedini raspoloživi integrator za te potrebe, ako niste angažovali posebne nezavisne programe, bio bi Outlook Express. Angažovanje tog "mališe" pored velikog Outlooka je delovalo, u najmanju ruku, neozbiljno od Microsofta. Danas, u vreme kada se takve aktivnosti postepeno preseljavaju na Web i diskusije u blogovima, slična opasnost je blagovremeno otklonjena: Outlook 2007 omogućuje integraciju RSS feedova, tako da za praćenje omiljenih blogova više ne morate da angažujete RSS Bandit ili neki drugi program. Istina, postoji tome i "formalni" razlog: Outlook preuzima mnoge važne funkcije saradnje sa SharePoint serverima, a RSS feed je postao jedan od standardnih elemenata ove poslovne platforme. Upravljanje blogovima je intuitivno i jednostavno; ako se setimo da Word 2007 sada omogućuje pisanje i objavljivanje blogova, krug je zatvoren. Preostaje vam samo da nađete javnu lokaciju za objavljivanje bloga, ako to već ne činite u SharePoint portalu svoje firme...

I to nije sve

Uzdržavam se od pisanja o funkcionalnostima Outlooka u SharePoint okruženju, jer je reč o ogromnom sistemu vrednom pažnje, a koji ćemo vam uskoro dolično predstaviti. Pomenimo tek toliko da Outlook funkcioniše kao potpuno angažovani klijent za aktuelne verzije sistema Windows SharePoint Services i SharePoint Server. To podrazumeva povezivanje sa dokumentima, kalendarima, zadacima, kontaktima i mnogim drugim oblicima podataka pohranjenim na SharePoint lokacijama. U suštini, ovo nije novost, ali postoje brojna unapređenja koja sve poslove čine udobnijim, a pritom efikasnijim. U zavisnosti od uloge koju kao korisnik imate u portalu, biće vam omogućeno čitanje ili uređenje sadržaja. Preuzimanje sadržaja za offline rad nije nikakva prepreka: Outlook će sinhronizovati sve izmene ka portalu i sa njega onog trenutka kad prepozna svoje prisustvo u mreži.

Stekli smo opšti utisak da se pri razvoju novog Outlooka izuzetno pazilo na kvalitet i fleksibilnost uspostavljanja i održavanja svih raspoloživih oblika veze sa spoljnim resursima. Uz već pomenute načine definisanja naloga i dinamičkog održavanja sadržaja koji počivaju na online lokacijama, stvari postaju još jednostavnije ako jezgro vaših komunikacionih resursa čini Exchange Server 2007. Tada vaš ambijent za komunikaciju postaje kompletan, s obzirom na brojne nove funkcionalnosti kojima taj server sad raspolaže (novi oblici kontakta sa mobilnim klijentima, prijem faksa i glasovne poruke u Inbox, itd). Trend svih aktivnosti modernog korisnika je radni tok (workflow), što važi i za komunikaciju. To je podržano nekim izuzetnim detaljima, od kojih je najzanimljiviji onaj koji se brine da sve informacije o eventualnoj promeni parametara veze budu ugrađene u vaš klijentski program, a da to čak ne morate ni da primetite. Uz kombinaciju funkcija zakazivanja, zadržavanja i posebnog povezivanja aktivnosti koje kroz Outlook angažujete u svom prostoru na Exchange serveru, sada ste u mogućnosti da izvedete izuzetno detaljne scenarije komunikacije koji uključuju i informacije o prisutnosti, o optimalnom vidu uspostavljanja kontakta sa nekim saradnikom u datom trenutku, kao i o brojnim drugim načinima upotrebe ove moćne platforme.

Stvari postaju još zanimljivije ako raspolažete sa obe pomenute serverske platforme: Exchange Server 2007 u kombinaciji sa sistemom SharePoint Server 2007 omogućuje novu funkciju po imenu Managed Folders, što je relativno nov oblik za upravljanje dokumentima (zadrška, arhiviranje, zadovoljenje standarda, itd). Interakciju sa tim resursom možete ostvariti kroz Outlook u kombinaciji sa modulom Outlook Web Access, gde možete koristiti dokumente i ostavljati poruke koje će biti ravnopravno podvrgnute odgovarajućim definisanim i kontrolisanim procedurama u portalu.

Prema današnjim standardima, mere sigurnosti u komunikacijama nisu stanje, nego proces. To znači da morate raspolagati razvijenim oblicima zaštite u korespondenciji. U poslovnim sistemima, mere zaštite se sprovode pravilnim raspoređivanjem antivirusnih, anti-spam i ostalih vidova odbrane koji se neprekidno osvežavaju, kao i sa raznim smernicama sigurnosti koji se definišu administratorskim procedurama. Outlook od ranije raspolaže primerenim oblicima odbrane, a oni su sada unapređeni. Anti-phishing and junk e-mail filteri su poboljšani tako što je moguće parsirati sadržaje primljenih poruka, pa u kombinaciji sa polisama na serveru proveravati da li je neka URL lokacija navedena u poruci obeležena kao nesigurna; u slučaju da jeste, takva veza će postati blokirana. Uvedena je i nova tehnologija po imenu Outlook E-Mail Postmark, čija uloga je da provere legitimnost primljenih poruka i da obezbede da vaše poslate poruke budu legitimne na računarima primalaca. Primenjena tehnologija je takva da procedura sprečava pojavu masovnog slanja spam poruka i predstavlja jedno od mogućih rešenja za neposrednu budućnost, kada nas svakako čeka potreba da jednom za svagda stanemo na put toj pošasti, koja se danas smatra najvećom smetnjom na Internetu. I najzad, Outlook funkcioniše kao punopravni klijent za IRM (Information Rights Management), što je već široko usvojeni oblik aktivno kontrolisane zaštite poverljivih sadržaja. Ukratko, kombinacijom već poznatih ugrađenih i novih funkcija zaštite sa spoljnim merama zaštite (antivirus, firewall), sada raspolažete prilično visokim stepenom bezbednosti svoje komunikacije.

Opšti utisak

Ako ste kućni korisnik, Outlook je program koji ćete ili voleti ili ga izbegavati u širokom luku. Postoje oni koji traže različite stvari od takvog programa; ako vam je stalo samo do elektronske pošte i ni najmanje vas ne zanimaju mogućnosti integracije koje Outlook nudi u Office okruženju, onda to možda čak i nije program za vas; međutim, ovaj program nikad nije ni projektovan sa namerom da zadovolji samo minimalne potrebe. Protivnici su skloni da naglašavaju neke (realne ili izmišljene) nedostatke kojima argumentuju svoje protivljenje korišćenju tog programa, pritom potpuno promašujući činjenicu da to zaista nije program za njih. Doduše, sa jednim možemo da se složimo: potpuno je neshvatljivo zašto, ni posle deset godina razvoja, traka napredovanja slanja poruka ne prikazuje realnu informaciju o količini već prosleđenih kilobajta. Takođe, meni je potpuno neshvatljivo zašto je to mnogim korisnicima toliko važno, ali o ukusima ne vredi raspravljati.

Međutim, ako komunikacija čini vitalni resurs u vašem poslovanju, a sadržaji kojima baratate imaju širok spektar oblika, teško da će postojati program koji bolje odgovara vašim zahtevima. To pogotovo važi za poslovne korisnike u ozbiljnim firmama koje su uspostavile pravilne standarde o zapisivanju svake aktivnosti: Outlook 2007 će obezbediti radni prostor u kome možete izvesti sve što vam padne na pamet. To pogotovo važi ako u vašoj poslovnoj mreži postoje aktuelne verzije sistema Exchange Server i SharePoint Server ili bar jedan od njih: primenljivost programa Outlook 2007 tada postaje za red veličine viša; to je veoma dobro projektovan klijent za te platforme.

Microsoft Office Outlook 2007 ne samo da je dobro podneo prelazak na generacijski novi nivo, nego udovoljava funkcionalnošću i udobnošću na svim nivoima, pod uslovom da ga koristite na primereno razvijenoj platformi. To važi za bezbroj sitnica na radnoj površini, brojne unapređene alate i neke suštinski nove koncepte koji zaista dobro rade. Pomalo nezgrapna kombinacija stare i nove radne površine je nešto što ćemo oprostiti Microsoftu, u ime uzvratnih dobitaka. Uostalom, to ćemo verovatno već u sledećoj verziji programa videti kao ispravljeno. U merenju "za i protiv" nema dilema o konačnoj oceni: pred nama se nalazi izuzetan program bez realne konkurencije na Windows platformi, koji će nam pomoći da trajno unapredimo kvalitet svojih komunikacija.