Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

SharePoint tehnologije: Sloboda unutar strukture

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Piše: Dragan Grbić

Kada gradite centralnu tačku svog informacionog sistema, ciljate na tehnologiju koja najviše odgovara prirodnim tokovima informacija. Ako je to aktivna komunikacija zasnovana na dokumentima, mogući izbor je Microsoft Office SharePoint Portal Server.

Združeni rad više korisnika u jednom informacionom sistemu predstavlja konstantu koja nije novijeg datuma. Organizacijom informacionih resursa u mrežu kojoj pristupaju svi zaposleni u preduzeću, ostvaruje se mogućnost da poslovanje zaista postane interaktivno. Međutim, odavno je primećeno da postoje nedostaci prostog oslanjanja na infrastrukturu: to nije dovoljno. Pretpostavimo ovakav slučaj: postoji kolekcija namenski izrađenih programa koji zadovoljavaju neke segmente poslovanja (npr. tokovi materijala i robe u magacinima, sistem prodaje, računovodstvo, itd), a između njih postoji manji ili veći stepen povezanosti. Pored toga, na nekom mestu koje je pristupačno raznim korisnicima, obezbeđen je prostor za čuvanje raznih dokumenata. Posredstvom mreže, postoji mogućnost deljenja nekih uređaja (uglavnom su to štampači); vrlo često, ovde se završava spisak dobitaka od rada u mrežnom okruženju.

Što je preduzeće veće, to više raste potreba za drugim, fleksibilnijim oblicima saradnje u virtuelnom prostoru. Pomenuta lokacija za datoteke na serveru malo znači ako ste posle svakog čuvanja dokumenta prinuđeni da nazovete kolegu telefonom i kažete mu "potraži dokument tog i tog imena u tom i tom folderu na serveru, pa kad izmeniš šta treba, javi mi da ga preuzmem". Ako kolekcije dokumenata na računarima korisnika posmatramo kao "ostrva", onda formiranje još jednog, "centralnog ostrva u arhipelagu" ne deluje kao dovoljna funkcionalnost. Problem je tim veći što je poznato da zaposleni primaju oko 50-75% relevantnih informacija direktno od drugih osoba u svom okruženju, a ne korišćenjem namenskih aplikacija (podatak potiče iz Gartnerove studije iz jula 2002.). To bi moglo da znači da se primena informacionog sistema najviše ogleda u potrebi zaposlenih da nekako razmene informacije sa drugima. U izvesnoj meri, problem je rešiv prosleđivanjem dokumenata e-poštom posredstvom lokalnog mail servera. Ali, ovoj slici svakako dodajte potrebu da neke dokumente primi više osoba koje uzimaju aktivno učešće u nekom radu, kao i potrebu da postoji neki organizovani pregled aktivnih dokumenata. A onda to pomnožite sa brojem podsistema u preduzeću i sa brojem zaposlenih u svakom odeljenju. Ukratko: verovatno će to biti slika meteža. Pa čak ni to nije sve. Pokušajte da odgovorite samo na dva tehnička pitanja: gde se u takvom okruženju nalaze dokumenti? Drugo pitanje proizilazi iz prvog: kako se ti dokumenti štite? Prosto da čovek pomisli da bi bilo bolje raditi bez računara, daleko bilo.

Naravno, današnje mogućnosti aktivne saradnje korisnika rešavaju i prevazilaze skoro sve pomenute probleme. Koncept intraneta, koji se veoma danas lako realizuje čak i u malim poslovnim okruženjima, daje mnoge jednostavne odgovore na nekad teška pitanja. Zbog toga više nema bogzna kakvog opravdanja da se neko od postojećih rešenja ne primeni; neka od njih su čak i besplatna, od uslovom da angažujete samo jedan računar na kome je instaliran primeren server. O jednom takvom rešenju koje nudi Microsoft govorili smo i ranije: to je Windows SharePoint Services, besplatna komponenta koju možete angažovati kao proširenje sistema Internet Information Services 6.0 koji funkcioniše na Windows 2003 Serveru. Ovom prilikom idemo korak dalje: ispitujemo Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003, koji predstavlja kompletno rešenje za upravljanje kolekcijom parcijalnih rešenja zasnovanih na intranetu, sve do nivoa složeno struktuirane kompanije.

Angažovanje portala

Microsoft SharePoint Products and Technologies, kako se združeno nazivaju koncept i skup rešenja, služe ostvarenju mogućnosti povezivanja više korisnika u jedinstvenom virtuelnom prostoru, realizovanom u Web okruženju. Osnovna načela takvog povezivanja su integrisano i fleksibilno modeliranje prema potrebama firme i pojedinih korisnika, laka administracija, jednostavna upotreba i direktna podrška za Microsoft Office. Jezgro rešenja čini Microsoft Windows SharePoint Services, komponenta na serveru koja obezbeđuje funkciju sajta u intranetu za rad i deljenje informacija u timu; Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 povezuje više takvih Web lokacija, korisnike i poslovne procese u jedinstvenu celinu koja čini transparentnu sliku celokupnog poslovnog okruženja.

Drugim rečima, SharePoint Portal Server 2003 omogućuje kreiranje i održavanje ličnih i timskih Web lokacija koje se lako integrišu sa spoljnim, prirodno nepovezanim sadržajima. Deo portala je moguće izložiti pristupu spolja, što se uobičajeno čini za potrebe poslovnih partnera i saradnika. SharePoint portal može da služi kao veliko i fleksibilno rešenje na nivou kompanije u kome korisnici lako pristupaju relevantnim informacijama u željenom kontekstu. Celo rešenje omogućuje personalizaciju, pa korisnik može da odabere koje informacije za njega imaju prioritet. Najzad, portalu je moguće pristupiti i direktno iz programa sistema Microsoft Office 2003; tu se javlja kao virtuelni radni prostor za grupu korisnika, a obezbeđene su i razne funkcije koje svi koriste bez potrebe da napuštaju svoje osnovno radno okruženje. A s obzirom na to da SharePoint tehnologije funkcionišu na komponentnom modelu, portalima je vrlo lako upravljati: administracija, proširivanje i izmene topologije sadržaja, ma koliko da je portal velik, moguće su u hodu i praktično bez bilo kakvih zastoja.

Da biste angažovali SharePoint Portal Server 2003, potrebno je da obezbedite jedan računar na kome je instaliran Windows Server 2003 u bilo kom modalitetu; specifikacija nalaže da to bude barem Pentium III sa 512 MB RAM, ali realnije bi bilo da obezbedite neki jači procesor nove generacije i barem 1 GB RAM. Sa prostorom na disku, izvesno, nećete imati problema: gola instalacija zahteva tek oko 300 MB. Kao skladište svih podataka, SPS2003 koristi bazu na platformi SQL Server 2000; prilikom instalacije, možete birati da li ćete iskoristiti resurse svog postojećeg SQL Servera ili ćete prepustiti da sistem angažuje novi MSDE Engine na istom računaru. Izbor će, naravno, zavisiti od planiranog opterećenja servera: ukoliko angažujete skalabilni klaster servera za ovu potrebu, SPS 2003 je u stanju da opsluži i do milion korisnika dinamikom odziva od više stotina stranica u sekundi, a to je sigurno mnogo više nego što vaše realne potrebe budu nalagale.

Postupak instalacije SPS 2003 je prilično jednostavan: preduslov je da na Windows Serveru 2003 bude aktivan Internet Information Services 6.0 sa uobičajenim komponentama, među kojima je najvažniji ASP.NET; jedino je neophodno isključiti FrontPage Extensions. Ukoliko instalirate SPS 2003 kao nadogradnju na već aktivni Windows SharePoint Services 2.0, postoji način da sačuvate postojeće strukture i sadržaje, pretvarajući zatečeni portal u polazni za buduću strukturu. Naravno, omogućena je i migracija sadržaja sa ranije verzije SharePoint Portal Servera, u čemu će vam pomoći baterija pomoćnih alatki kojima ćete preneti sadržaje iz starog u novi oblik. U vreme pisanja ovog članka, postoje servisne ispravke za Windows SharePoint Services 2.0 i za SharePoint Portal Server 2.0 i potrebno je aplicirati oba; osim nekih manjih grešaka u radu komponenti, servisne ispravke učvršćuju sigurnosne postavke i pozitivno utiču na performanse rada komponenti na serveru.

Što se tiče klijentske strane, stvari su vrlo jednostavne. Korisnik pristupa portalu kroz Internet Explorer 5 ili noviji, što znači da možete koristiti čak i Windows 98. Ako SharePoint resurse koristite kroz Office programe, pristup možete ostvariti već primenom paketa Office 2000. Međutim, da biste ostvarili punu funkcionalnost i sve udobnosti portala, optimalno je da koristite Windows XP i sistem Office 2003. U takvom radnom okruženju ne treba ništa da preduzimate praktično ništa da biste pristupili portalu i koristili ga – postojaće kao prirodno proširenje vašeg radnog prostora. Na primer, kada prvi put pristupite portalu na bilo koji način (pa i u Web pregledaču), biće vam predloženo da dijalozi za otvaranje i čuvanje dokumenata u Office programima budu prošireni za vezu ka portalu u grupi "Moja mrežna mesta" (tj. "My Network Places").

Dostizanje ciljeva

SharePoint Portal Server 2003 je dizajniran sa namerom dostizanja tri glavna cilja: integracija, saradnja i personalizacija. Ciljevi su dostignuti u potpunosti, a njihov kvalitet je najlakše objasniti činjenicom da već trenutak nakon instalacije, posle kratkih podešavanja osnovnih parametara u Web interfejsu, dobijate potpuno funkcionalan portal. Od predloška do poželjnog oblika strukture nećete proliti mnogo znoja. Možemo reći da mnogo veći posao leži u potrebi da dobro osmislite scenario portala, što načelno nema mnogo veze sa tehnologijom; jednom kada budete tačno znali kako portal treba da odgovori na zahteve vašeg poslovanja, administrator može sve da postavi za samo nekoliko sati rada.

Nivo integracije portala zavisi od ciljanog obima, ali može da krene i sa najvišeg nivoa: povezivanjem u aktivni direktorijum kao najvišu strukturu administracije u domenu, portal može postati dostupan svima ili potrebnim grupama. Ako grupe korisnika u aktivnom direktorijumu odgovaraju organizacionoj strukturi poslovanja, što je preporučeno, scenario distribucije informacija u portalu će biti vrlo jednostavan. Postoji funkcija tzv. ciljanja publike (audience targeting), koja se povezuje sa kontekstom nekog dela portala. Deo portala može da posluži kao svojevrsni katalog veza ka distribuiranim aplikacijama i namenskim Web interfejsima, objedinjujući radni prostor korisnika na jednom mestu.

Da bi taj posao bio olakšan, administrator ili moderator portala može formirati niz poprečnih, kontekstno uzrokovanih veza, pa jedan dokument može da se pojavi na više mesta, ali i veze ka raznim lokacijama u portalu mogu da se grupišu na razne načine. Jedna od zgodnih novosti u SPS 2003 na tom planu su teme (Topics), koje možete modelirati na mnogo načina, a pojavljuju se kao hijerarhija hiperveza do dubine koju sami možete odrediti. Najzad, novi koncepti sistema indeksiranja u pozadini omogućuju i razne scenarije pretraživanja: s obzirom na to da svaki objavljeni sadržaj ima mnoštvo atributa (datumi, ključne osobe, kategorije...), možete zadavati i vrlo složene upite. I ne samo to: moderator nekog dela portala može da odlučuje o načinu indeksiranja, utičući na rezultate upita. U zavisnosti od obuhvata podsistema u portalu, a zahvaljujući jednostavnim metodama unakrsnog povezivanja, možete postići različite nivoe agregacije celog poslovnog sistema u interfejsu koji se lako koristi.

Funkcije portala kojima korisnik sistema Microsoft Office raspolaže takođe predstavljaju elemente integracije, ali su i ključni element saradnje. Kada korisnik formira dokument u radnom prostoru portala, to postaje deljeni sadržaj za sve koji imaju pristup. Scenario upotrebe zavisi od uloge koju odgovorno lice u radnom prostoru dodeljuje drugim licima: svakom članu portala je moguće dodeliti jednu ili više uloga (administrator, moderator sadržaja, Web dizajner, saradnik na sadržaju, čitalac). Pomenuli smo već, korisnici sistema Office 2003 raspolažu mogućnošću da sve aktivnosti sprovode u oknu zadataka u svom programu, ne napuštajući svoj osnovni posao. Ti poslovi se pružaju od osnovnih u uređenju dokumenta (kreiranje, izmena, odjava i prijava, određivanje trenutka pojavljivanja u spisku u radnom prostoru, itd), preko raznih automatskih procesa povezanih sa dokumentom (recimo, automatsko obaveštavanje kad se pojavi novi ili izmeni postojeći dokument), pa do aktivnih diskusija koje članovi jednog radnog prostora mogu da vode u dokumentu, ali i u samoj stranici radnog prostora u Internet Exploreru. Ako portal integriše sve resurse poslovnog sistema, onda je saradnju moguće ostvariti i direktnom eksploatacijom podataka. Na primer, potražićete neki sadržaj koji vam je relevantan u datom trenutku, pa ćete direktno kontaktirati osobu koja je zadužena za dokument o kome je reč.

Moderni standardi u korišćenju softvera nalažu potrebu da se korisniku dozvoli sloboda odlučivanja o udobnosti koju želi da ima. SPS 2003 raspolaže podrazumevanom visokom fleksibilnošću, što omogućuje visok stepen prilagođavanja pojavnog oblika sadržaja potrebama nekih odeljenja ili pojedinih korisnika. To je prevashodno posledica koncepta primene "Web parčića" (Web parts), što su aktivni elementi od kojih je moguće sastaviti svojevrsni kolaž koji čini stranicu. Administrator može da odluči koji komadi su obavezni, a koji opcioni u nekom segmentu portala; korisnik dalje može da odluči kako će izgledati njegova matična stranica u portalu (tzv. My Site). Lično odabrani delovi mogu biti iz palete raspoloživih sadržaja koji već postoje u portalu, ali i oni koji se tiču samo njega; to su, recimo, veze ka sandučetu primljene e-pošte, spisak nedavno korišćenih dokumenata i favorita, pa čak i okna za direktnu komunikaciju sa odabranim saradnicima. Osim sadržaja, korisnik može da bira i "likovni ugođaj" sajta. Svojevrsnu krajnost predstavlja mogućnost izbora koji sadržaji će se pojaviti u javnom, a koji u privatnom rasporedu sadržaja na matičnoj stranici korisnika; na taj način, korisnik lako obezbeđuje optimume radnog prostora koji se tiču samo njega ili koji će koristiti i njegovi saradnici.

Posledice primene

Vrlo je nezahvalno ocenjivati primenljivost softverskog proizvoda koji ima toliko dobrih osobina, čak i uz saznanje da na ovako malom prostoru nismo uspeli ni da opišemo, a kamoli proanaliziramo sve mogućnosti koje biste dobili angažovanjem SharePoint Portal Servera. Pre svega, ističemo izuzetnu jednostavnost angažovanja i administracije sistema, a potom veliku fleksibilnost koja dozvoljava brojne dopune, izmene i proširenja u hodu. Ovog puta, mali je rizik da potpisnika ovih redova optužite da favorizuje Microsoft: lako ćete i sami utvrditi da slični proizvodi na tržištu ne mogu da se mere sa ovim. Praktično jedini legitimni razlozi da ne usvojite SharePoint tehnologiju u okrilje svog informacionog sistema glase: "nama to ne treba" i "mi to ne želimo da platimo". Ali, ako su i legitimni, u mnogim slučajevim teško mogu da budu opravdani: SharePoint Portal Server je zamišljen kao poslužilac većih poslovnih sistema. Drugim rečima, ako vam slično rešenje ne treba, onda vam ne treba ni efikasna komunikacija u poslovanju; a ako preispitujete cenu kao ključni faktor, onda verovatno nemate poštovanja za cenu kvaliteta (o ceni vremena da i ne govorimo). Iz ličnog iskustva znam da bi izrada sličnih "kućnih" rešenja verovatno koštala više, a sasvim je sigurno da bi se na rezultat čekalo mnogo duže.

Kao član familije Windows Server, SPS 2003 se dobro integriše sa drugim funkcionalnim sistemima (Exchange Server, BizTalk Server, aplikacije baza podataka, sajtovi u ekstranetu), pa može da posluži kao dobar integrator sistema; preglednost i obuhvat takve organizacije zavisi samo od vaše veštine upravljanja. Ako ste ono što se nekad nazivalo "programer" i potrebno je da obezbedite nedostajuće funkcionalne elemente za potrebe portala, možda će biti dovoljno da pripremite neki Web part u Excelu; upotrebićete FrontPage kao integrator portala, a tek ako vam to nije dovoljno, angažovaćete Visual Studio .NET da napravite neku komponentu.

Najzad, zamislite da vam radni dan počinje, traje i završava se pregledom sadržaja nekoliko stranica u Internet Exploreru. Tome dodajte aktivnu primenu e-pošte i jednostavni princip čuvanja važnih dokumenata u rezervisanom radnom prostoru koji delite sa svojim saradnicima. Komunikaciju sa njima sprovodite na licu mesta, gde god da se zateknete, pa čak i u samom dokumentu. Pregledom svoje matične stranice u portalu ne propuštate relevantne informacije, a pristupom u matične stranice portala nalazite sve što vas interesuje. Potražićete nužne informacije, ali i potrebne osobe u svom poslovnom sistemu. A ako ste menadžer, kompletno funkcionisanje poslovnog sistema će se naći pred vama u obliku materijalnih podataka.

I sve to na jednom mestu? I sve to uz slobodu da sami modelirate taj radni prostor? Da, to je moguće. I čini se kao vrlo dobra prilika.