Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Project 2003: Organizovanje je preduslov uspeha

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Piše: Dragan Grbić

Retko se za neki program za poslovne primene može reći da omogućuje direktnu poslovnu dobit. Microsoft Office Project 2003 spada u takve programe: jedini preduslov je da poštujete elementarne principe organizacije poslovanja.

Kada je reč o bilo kom ozbiljnom poslu, staru i dobru poslovicu "dogovor kuću gradi" bismo mogli preinačiti u "planiranje je osnov uspeha". Bilo da se pripremate da promenite tapete u sobi ili da izgradite kuću, moraćete pažljivo da isplanirate svaki detalj. Što je posao složeniji, planiranje je teže, a greške koštaju više. A kada ste u velikim poslovima, planovi ne mogu da budu fiksirani: često se dogodi nešto što pomeri termin, pa čak utiče i na sve potonje aktivnosti. U takvim slučajevima, naravno, morate da revidirate svoje kalendare, da ponovo planirate tokove procesa, a verovatno sledi i preispitivanje troškova, jer oni obično postanu veći nego što ste očekivali.

Po jednom vrlo obimnom istraživanju koje je firma The Standard Group sprovela 1998. godine u Sjedinjenim državama, rezultati projekata su vrlo daleko od željenih u gotovo svim segmentima poslovnih aktivnosti. Otprilike, samo 44% započetih projekata biva završeno u predviđenom roku, dok oko trećine projekata uopšte ne bude završeno. Vreme trajanja biva premašeno u proseku više nego dvostruko; pritom, budžeti projekata se premaše u proseku za 189%. Stanje napetosti i frustracije u toku izvođenja projekata je poprimilo vidove epidemije, što je verovatno i posledica zapažene činjenice da uglavnom ne postoji pouzdana metoda za utvrđivanje stanja projekta u toku – do časa kada prepoznati problem već izazove ozbiljne posledice. Krajnji rezultat, kaže se u izveštaju o ovom istraživanju, jeste da oko 70% svih projekata ne zadovoljava početna očekivanja.

Ova slika verovatno nije daleko od nekog vašeg iskustva: problemi pravilnog planiranja i celishodnog upravljanja projektima predstavljaju najveća iskušenja moderne ekonomije; po mnogim mišljenima, to su veća iskušenja nego što su ona na planu finansija. Time se lako objašnjavaju mnoga nastojanja u prošlosti da se uspostave optimalne metodologije upravljanja procesima. One su se razvijale kako se razvijala industrija, a mnoge prelomne tačke u toj oblasti su se dešavale u periodima koje su obeležile istoriju prošlog veka. Jedna od prvih naučno zasnovanih medotologija na tom planu jeste vizuelno planiranje koje je ustanovio Henry L. Gantt: namenski dijagrami koje danas nazivamo gantogrami (Gantt chart) doprineli su unapređenju veštine upravljanja projektima. Postoji zanimljiv podatak po kome se tvrdi da Empire State Building, jedan od najpoznatijih oblakodera na svetu, ne bi bio sagrađen za manje od godinu dana, nego za barem dvostruko više vremena – da na gradilištu nisu korišćeni gantogrami.

Drugi ključni moment se desio u eri hladnog rata. Krajem pedesetih, admiral Raborn, rukovodilac programa Polaris za razvoj nuklearnih projektila za podmornice, zahtevao je da se brzo nađe način da se projekat izvede brže nego inače, kako bi se sprečile razlike u tadašnjoj trci u naoružanju. Naime, utvrđeno je da tadašnje metode vođenja projekata nisu bile dovoljno efikasne da bi se obezbedila "bezbednost nacije". Problem je rešen uz pomoć metode PERT (Program Evaluation and Review Technique); Willard Frazer, autor ove metode, takođe se oslonio na grafičko prikazivanje resursa i procesa u projektu. PERT metode su se pokazale toliko uspešnim da su vrlo brzo postale obaveza u svim projektima američke mornarice, gde se koriste i danas. Ovaj rezultat je doprineo još jednom važnom iskustvu: od toga časa počinje razvoj primene računarske tehnologije na polju upravljanja projektima. Rast efikasnosti razvoja u američkoj mornarici je izazvao rastuće interesovanje u široj praksi: od te 1958. godine do danas, neprekidno se razvijaju praktična iskustva. Na planu primene softvera, pokazalo se da su iskušenja velika, pa su najbolji programi u toj oblasti dostizali astronomske cene na tržištu. Bez obzira na to, o njihovoj celishodnosti u dinamičnom ekonomskom okruženju nije bilo dileme. Dugo vremena nije postojao jeftin, a efikasan program za tu namenu, a to je mesto na kome započinje naša priča o danas najpoznatijem programu u ovoj oblasti.

Korak po korak

Kada je Microsoft 1990. godine predstavio javnosti program Microsoft Project 1.0 for Windows, bio je to jedan od prvih takvih programa na PC platformi. Štaviše, činio je tada skromnu alternativu skupim programima koji su iziskivali značajne resurse na mainframe računarima. Pride, još je bio predstavljen na tada nedovoljno afirmisanoj grafičkoj školjci za PC platformu koja je i sama više opterećivala računar nego što je činila korist. Ali, lavina je ipak pokrenuta: iako ni tokom prvih godina razvoja Microsoft Project nije bio u rangu programa kao što je čuvena Primavera, postao je dostupan mnogim manjim firmama. I znalo se šta sledi: razvoj poslovnog softvera u Microsoftu je priča za sebe, svima dobro poznata. Kada je pre nešto više od godinu dana objavljen Microsoft Office Project 2003, kao osma generacija programa, pred nama se našao jedan od najjačih sistema za upravljanje projektima do sada. O tiražu da i ne govorimo: najskromnije procene kažu da ovaj program danas koristi više od tri miliona korisnika.

Project 2003 je tzv. "spoljni član" sistema Microsoft Office 2003, što znači da ga nema ni u jednoj varijanti Office paketa, nego se nabavlja isključivo kao nezavisni proizvod. Štaviše, to je prvi program koji je kao takav poneo Office logo, još 1994. godine. Razvoj programa je dugo tekao u sinkopi sa osnovnim Office paketima, izlazeći uglavnom u međuperiodima; međutim, Project 2003 je izašao simultano sa drugim članovima sistema Office 2003, ovaj put u relativno kraćem, intervalu od prošle verzije. To je izazvalo da je broj noviteta u ovom programu nešto manji nego inače, uz opasku da je prethodna verzija Projecta bila osetno naprednija od matične verzije Officea čiji je bila član (slično se desilo i sa programom Microsoft Office Visio 2003). To, naravno, ne znači da promene nisu vredne pažnje: period je iskorišćen da se mnoge stvari "ispeglaju", da se utvrde mnoge tehnologije koje su bile nove u Projectu 2002 i da se kao razvojna platforma usaglasi sa ostatkom sistema u mnogim tehničkim detaljima.

Kao osnovna programska jedinica za korisnike, Microsoft Office Project 2003 se isporučuje u dva modaliteta: Project Standard 2003, sa preporučenom cenom od 599 dolara, i Project Professional, po ceni od 999 dolara. Razlika između ova dva modaliteta je posebne prirode, o čemu ćete saznati o sledećem odeljku; na prvi pogled, razlika čak nije ni uočljiva, pa su čak i resursi koje zahtevaju veoma slični. Poput zahteva za svim drugim programima sistema Microsoft Office 2003, Project 2003 je moguće instalirati na Windows 2000 SP3 ili na Windows XP, kao i na neke novije operativne sisteme. Specifikacija hardvera je takođe slična, uz primetni minimalni zahtev da postoji barem 128 MB RAM. U stvarnosti, da biste efikasno radili u ovom programu, zaista će vam trebati neka novija mašina sa dosta memorije i poželjno jačom grafikom; pokazalo se da apetiti novog Projecta zaista odgovaraju priličnim mogućnostima koje nudi, pa će svaka udobnost, poput rezolucije ekrana 1280x1024 i 512 MB RAM memorije, vrlo dobro poslužiti.

Instalacija Projecta 2003 teče uobičajenim tokom, nalik drugim instalacijama sistema Microsoft Office 2003. U slučaju kompletne instalacije, utrošak diska će iznositi oko 130 MB; ako dozvolite zadržavanje trajnog keša instalacije na disku (što vam preporučujemo), dodatni utrošak iznosi 124 MB. U međuvremenu, u avgustu 2004. je objavljena i puna servisna ispravka za program, pa vam savetujemo da i nju angažujete.

Radna površina za uzor

Ako ste videli ili koristili prethodnu verziju Projecta, prvi susret sa novom verzijom bi mogao da predstavlja blago razočarenje za vas: u prvi mah možda čak ne biste primetili da je reč o novom proizvodu. Međutim, taj utisak bi vas možda doveo u zabludu: kraći interval između dve verzije je rezultovao sa manje kozmetičkih izmena, a više unapređenja ozbiljnijih metodologija, pogotovo onih koje se tiču kolaboracije u mrežnom okruženju. Iskoristimo li rečnik ljubitelja automobila, reč je o "friziranom modelu", u najboljem smislu te reči.

Radne površine svih programa sistema Microsoft Office su, u najvećoj meri, posledica dugotrajnih i skupih istraživanja ergonomije i navika korisnika. Evoluirajući u poslednjih nekoliko verzija, Microsoft Project danas nudi jednu od najefikasnijih radnih površina. Rezultat je posledica saznanja o prirodi upravljanja projektima: to su vrlo složeni postupci, takvi da zahtevaju brižljivo "rastavljanje na proste činioce". Bez obzira na to kakav ste stručnjak za organizaciju poslovanja, stalni vremenski pritisak bi mogao da vas odvede u grešku. Postoji vrlo dobro rešenje koje je prvi put izvedeno u prošloj verziji, a sada revidirano do perfekcije.

Reč je o ideji koja je spektakularno jednostavna: kao što za mnoge poslove u Office programima postoje čarobnjaci, tako i ovde postoji jedan "super-čarobnjak", zapravo vodič kroz projekat (Project Guide), koji je izveden kao okno zadataka na levoj strani radne površine. Aktivnosti su podeljene u četiri grupe, svaka grupa sadrži po nekoliko faza, a svaka od njih korake koji su, zapravo, uobičajeni čarobnjaci. Po toj logici, ako pratite sekvencu vodiča, faktički ne možete propustiti nijedan postupak u bilo kojoj fazi razvoja projekta. Grupa zadataka sadrži jedanaest faza, od definisanja početnog datuma i radnog vremena, preko sastavljanja liste poslova, sve do određivanja ograničavajućih faktora, pridruživanja dokumenata poslovima i objavljivanja informacija u intranetu. Grupa koja definiše resurse nudi sedam koraka, od pobrojavanja ljudi i opreme u projektu, preko pregleda cene angažovanja i postupaka dodele resursa radnim zadacima, do prikupljanja dodatnih informacija i objavljivanja. Poslovi praćenja toka izvršenja čine osetljivu fazu kontrole projekta, a vodič vam nudi osam faza u tom procesu. Najzad, jedanaest faza izveštavanja se može umnožiti brojnim varijetetima. Poslovi izveštavanja su vrlo jednostavni – jedino je teško saznati tačan broj kombinacija izveštaja koje možete izvesti u par koraka.

Uobičajeni vid prikazivanja projekta u svim fazama je tabela poslova praćena gantogramom: to je grafički uobličena vremenska šema na kojoj se prepoznaju trajanje i korelacije između zadataka. Postoji potpuna korelacija između vidova prikaza, pa možete brzo menjati oblike pregleda tako da u određenom času vidite relevantni podatak (npr. vezu između posla i dodeljenog resursa ili vezu između trajanja i cene posla). Brojne tabele vas upućuju da lako dodajete, menjate i kontrolišete bilo koji element projekta. Kada jednom uspostavite kompletnu mrežu zavisnosti radnih zadataka, ljudskih i materijalnih resursa i svih poznatih ograničenja, program će iskazati pravu vrednost na planu nivoa detaljnosti na kome možete da kontrolišete sve veze. Svaka aktivnost je praćena ozbiljnom heuristikom: na primer, svaki nehotični pokušaj da utičete na zadate parametre (koje možda i ne vidite u nekom času) završiće upozorenjem programa, uz eventualni zahtev da objasnite šta ste želeli i da dodatnim odgovorom odlučite kako će vaša promena uticati na zapis o operaciji ili čak na ceo projekat. Krajnji rezultat rada programa u fazi pripreme projekta bi trebalo da bude oličen u solidno definisanom planu izvođenja, što znači da su pravilno i optimalno definisani svi elementi, a vreme i troškovi projekta odobreni.

Kada jednom postavite plan projekta, definisaćete ga kao bazni plan (baseline plan). Kada projekat otpočne i usledi redovno ažuriranje informacijama o toku izvođenja, bazni plan predstavlja osnovno polazište za razne analize. Tada sledi drugi vid dobiti koju Microsoft Project pruža: osim što na ovaj način imate uvid u stanje izvršenja posla u bilo kom trenutku (i u obliku bilo kog relevantnog podatka), u mogućnosti ste da pravovremeno reagujete u slučaju bilo kog poremećaja plana, tražeći optimalno rešenje u okviru roka i budžeta. Recimo, ako zbog zastoja jedne mašine dođe do prepopterećenja druge, možete sami preurediti tok faze posla, ali takođe možete prepustiti i programu da ponudi moguće rešenje.

Nabrajanje svih osnovnih mogućnosti Projecta 2003 bi moglo da potraje, pa ćemo se ovde zaustaviti: ako do sada niste koristili ovaj program, verujemo da ste stekli jasnu sliku. Izrazićemo samo jednu primedbu, možda jedinu ozbiljnu koja je zaista smetala. Naime, iako Microsoft Project još uvek nije lokalizovan na srpski jezik (a pitanje je i kad će biti), bilo bi normalno očekivati da uvažava bar elementarne norme regionalnog podešavanja, na šta smo odavno navikli u Excelu, Accessu i sličnim programima. Međutim, i posle dugog čekanja, Project 2003 i dalje striktno beleži vremenske odrednice isključivo na engleskom jeziku (hrs, day, wks, mon,...). Izvesno, to je posledica odluke da se očuva format MPP datoteke, koji je nepromenjen od verzije 2000; no svejedno, bio bi red da barem kalendar može da se prikaže na srpskom, što takođe nije slučaj.

Stotinu projekata odjednom

Osnovna razlika između dve varijante programa je u obimu zahvatanja na poslovnom planu. Project Standard je zamišljen kao samostalna celina u manjim preduzećima, gde se uglavnom rukuje pojedinačnim projektima. Varijanta Professional je u mogućnosti da objavljuje i čuva informacije na posebnom aplikativnom serveru, kao i da koristi resurse na njemu. Naime, Project Server 2003 se organizuje kao lokacija namenjena za organizovanje i eksploataciju sveobuhvatnih informacija o svim resursima na nivou poslovanja preduzeća. U takvom okruženju, korisnici sa profesionalnom verzijom Projecta 2003 su u stanju da rukuju tim resursima na svim nivoima – od kontrole stanja pojedinog projekta uz pomoć drugih komunikacionih tačaka (Exchange Server, SharePoint Server, itd), sve do svedenog upravljanja zajedničkim resursima i zamenama, izvođenja raznih konsolidacija, rešavanja opštih prioriteta, itd. Ovde nužni dodatak predstavlja neki sistem za skladištenje baza podataka: osim Microsoft SQL Servera, u standardnoj ponudi je i veza sa nekom od poslednjih verzija sistema Oracle.

Na ovom planu, Microsoft je organizovao inicijativu, skupove alata, razvojni sistem i studije iskustva i zaokružio ih u celinu pod imenom Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution. Project Server 2003 je centralna tačka za EPM Solution, a sistem čine i druge softverske komponente. Da ne bude zabune: EPM Solution nije proizvod koji možete kupiti "u kutiji", nego je to skup proizvoda, rešenja i licenci koji se nabavljaju posebno. Da bi kolaboracija u firmi bila obezbeđena, naravno da ne morate kupovati desetine primeraka programa po ne baš popularnoj ceni: ključni "vezni igrač" za EPM Solution je tzv. Microsoft Office Project Web Access. Reč je o Web portalu koji omogućuje povezivanje korisnika u projekte, sarađujući kroz zajednički interfejs i koristeći razne resurse na Project Serveru. Drugim rečima, svi članovi raznih timova, rukovodioci i stručni saradnici koji koriste informacije, ali ne organizuju projekte u najužem smislu reči, prosto će pristupati portalu uz pomoć svog Web pregledača i pregledati, ažurirati i analizirati informacije. Preduslov za takvo korišćenje je raspolaganje licencom za pristup: Project Server 2003 Client Access License (CAL) se prodaje u paketima čija cena po korisniku nije visoka.

Priča o upravljanju poslovnim procesima na opštem nivou preduzeća je takva da joj se ovaj put ne možemo posvetiti, ali svakako zaslužuje da joj se vratimo drugom prilikom. U međuvremenu, pokušajte da zamislite kako bi izgledala mogućnost da u vašoj firmi, ma kolika ona bila, postoji Web portal koji obezbeđuje da se u svakom času zna tačno stanje svakog posla, nivo angažovanja svih resursa, trenutni presek svih troškova poslovanja u nekom periodu i još mnogo valjanih informacija. Usput se zapitajte: da li sada raspolažete takvim informacijama?

Da sve postane jasno

Bio sam u prilici da čujem kako jedan bivši direktor iz "onih" vremena komentariše radno mesto koje ne razume. "Direktor za resurse, šta je pa to? U moje vreme, ja sam celu firmu kontrolisao iz glave!" Doduše, pitanje je iz čije glave je u to "njegovo vreme" posao bio organizovan, na stranu merila uspeha koja su važila u dogovornoj ekonomiji. Ali, slučajno znam da pomenuti mladi stručnjak radi svoj posao koristeći Microsoft Project, tvrdeći da ne zna kako bi se snašao bez njega.

Verovatno ćemo se složiti da nijedan softver ne može pomoći ako u radnom okruženju ne postoji svest o važnosti svakog koraka u poslovnom procesu i ako ne postoji potpuna kontrola svih tih koraka. Možda je za to nekad bila dovoljna čvrsta ruka, ali danas je važnije da postoji pravilan tok informacija u svim pravcima kako bi organizacija posla bila valjana, a izvođenje efikasno. Microsoft Project je potencijalno vrlo dobra alatka na tom polju, pogotovo ako su obezbeđeni pristojni mrežni resursi, a među izvršiocima vlada disciplina urednog dokumentovanja posla.

Poslovno okruženje u kome se rad organizuje po metodama koje nam je u nasleđe ostavio Henry L. Gantt sigurno ima bolju ekonomsku šansu na tržištu koje će biti sve surovije kako tranzicija bude uzimala maha. A ako uz pomoć Microsoft Projecta uspete da formirate "veliku sliku od mnogo malih", prepoznajući mesta koja nisu dovoljno dobro iskorišćena ili na kojima postoje nepotrebna uska grla, već ste na putu da ostvarite direktnu materijalnu dobit njegovom primenom. Malo je softverskih proizvoda za koje se može reći nešto slično, a to bi trebalo da vam bude dovoljno. Dodajte tome mogućnost koju verovatno niste praktikovali: prognozirajte najbolje i najgore slučajeve u ishodima poslovanja i iskoristite saznanja da sprečite loše rezultate. Najzad, te projekcije možete iskoristiti i da biste uspostavili optimume realnih troškova. U tom svetlu, čak i saznanje o ceni angažovanja sistema ERP Solution više ne predstavlja neprijatnost. Pred vama je prilika da posao organizujete na moderan i nadasve efikasan način: predlažemo da je iskoristite.