Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office PowerPoint 2003: Obilje jednostavnosti

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

PowerPoint 2003, najpopularniji program za izradu interaktivnih prezentacija donosi novosti na planu grupnog rada i multimedije. A kada najzad priznate da više nema smisla koristiti stare diskete, ponesite svoje predavanje na CD-u...

Efikasno prenošenje ideje sa predavača na slušaoca uglavnom je stvar talenta, a pomalo i veštine koja se može uvežbati. Materijalna podrška predavanju je oduvek bila poželjna u didaktici: svi smo mi provodili godine u školskim klupama gledajući kako učitelji i nastavnici pišu kredom po tabli. Neki veštiji su koristili razne projektore i grafoskope sa folijama i to se već činilo mnogo atraktivnijim. Pokušajte da se setite tih časova u školi: priznajte da ste u takvim prilikama uvek bili pažljiviji; a to je bila posledica samo jednog malog tehničkog pomagala koje izgleda lepše od škrabanja po musavoj tabli. Ta "nehotična pažnja" je bila primećena od strane veštih marketinških stručnjaka, pa se vremenom razvila čitava paleta raznih pomagala za dinamično izlaganje na poslovnim sastancima i raznim javnim skupovima. Upotreba što atraktivnijeg sredstva koje će podržati priču izlagača nije samo stvar mode i prestiža: dostizanje psihološkog efekta aktivne pažnje slušaoca uvek vredi uloženog truda i novca.

Među najatraktivnijim klasičnim spravama za podršku predavanjima bili su projektori celuloidnih slajdova od 35 mm. Za valjano emitovanje svetlucavih slika na projekcionom platnu bilo je potrebno zamračiti prostoriju, što je stvaralo poželjni osećaj opuštenosti slušaoca. Zbog toga nije čudno što je pojavom personalnih računara došlo do brzog razvoja softvera kojim smo mogli da pravimo grafičke imitacije klasičnih slajdova. Doduše, potrajalo je dosta vremena dok projektori koji prenose sliku sa računara na platno nisu postali šire dostupni, pa je takav vid prezentovanja često bivao ograničen na manji auditorijum koji može da prati sliku sa monitora ili televizora. Malo po malo, programi za te namene su postajali sve popularniji, da bi u toku devedesetih godina prošlog stoleća postali preovlađujuće sredstvo za podršku na javnim predavanjima i u raznim drugim prilikama.

U doba DOS platforme, bilo je mnogih programa za izradu prezentacija; najpopularniji među njima bio je danas pomalo zaboravljeni Harvard Graphics, koji je u neku ruku postavio standarde na tom polju. Dolaskom Windowsa, stvari su se brzo promenile u korist Microsoftovog aduta na toj grafički orijentisanoj platformi: PowerPoint je od prvih dana svog postojanja smatran programom visokog kvaliteta. Kada je krajem 1993. godine formirana inicijativa Microsoft Office, tada aktuelni PowerPoint 4.0 je postao članom porodice programa koji su počeli da se prodaju zajedno. U skladu sa enormnim uspehom paketa Microsoft Office, PowerPoint je brzo preuzeo tržišno vođstvo u svojoj klasi. Uz Word i Excel, to je jedini program koji je bio spakovan u sve varijetete svih verzija paketa koje su se za ovih deset godina pojavile na tržištu. Kao posledica te raširenosti, PowerPoint je danas implicitni standard i uzor svim drugim programima za izradu slajd prezentacija. Čak i vrlo neiskusni korisnici su sticali utisak da je to program kojim se vrlo lako dolazi do rezultata, što nije daleko od istine. Ako bi poštovao neka elementarna pravila (koja nisu tehničke prirode), svako je mogao da napravi atraktivnu, grafički bogatu prezentaciju koju bi upotrebio kao podršku predavanju ili kao aktivni reklamni sadržaj koji se sam "vrti" na sajamskom štandu ili u izlogu prodavnice.

Evolucija PowerPointa je tekla u skladu sa razvojem paketa čiji je član. Iako Microsoft nikada nije marketinški promovisao nove ideje u tom programu onako glasno kao što je to činio, recimo, sa Wordom ili Outlookom, PowerPoint je vremenom izrastao u izuzetno moćan i ozbiljan proizvod odličnih mogućnosti. Kada je oktobra 2003. godine objavljen sistem Microsoft Office 2003, dobili smo najjaču i do sada najkompleksniju verziju ovog programa; sledeće stranice posvećujemo osobinama i samo nekim najvažnijim mogućnostima programa čije puno "ime i prezime" glasi Microsoft Office PowerPoint 2003.

Prvi utisci

Instalacija PowerPointa 2003, kao dela Officea 2003, izvodljiva je samo na platformama Windows 2000 i Windows XP. Tok instalacije protiče uobičajeno kao i u dve prethodne verzije: Windows Installer u grupi o PowerPointu sadrži uobičajene opcije za izbor predložaka za dizajn i sadržaj (po dve grupe sa osnovnim i proširenim izborom); uočavamo samo jednu potpuno novu stavku, o kojoj ćemo kasnije detaljno govoriti. Uvidom u specifikaciju i proverom nakon instalacije, utvrđujemo da je osnovni format PPT/PPS datoteke i dalje ostao nepromenjen, što je četvrta uzastopna verzija programa sa istim formatom počev od PowerPointa 97. I u ovom programu je, dakle, doneta odluka koja važi i u većini drugih glavnih Office programa: zadržavanjem kompatibilnosti korisnici su rasterećeni mnogih briga o migraciji postojećih sadržaja pri promeni verzije. To je principijelno važna osobina, mada morate znati da očuvana kompatibilnost formata ne znači nužno i jednaku funkcionalnost sadržaja. Pri emitovanju prezentacije u starijoj verziji programa može doći do pojave uobičajene u ovakvim prilikama – da neki element na slajdu ne bude funkcionalan (npr. neka nova animacija ili tranzicija). Ako datoteka u tom času ne bude menjana, sporni element neće biti izgubljen, nego samo van funkcije.

Organizacija podrazumevanog oblika radne površine PowerPointa nije pretrpela skoro nikakve izmene, izuzev novog "likovnog" ugođaja u kome dominiraju pastelni prelivi u trakama alatki (toolbars) i u oknima poslova (Task Panes). Centralno i najveće mesto zauzima predložak slajda; levo od njega se nalazi traka za pregled prezentacije u obliku umanjenih sličica slajda ili toka tekstualnog sadržaja. Ispod glavnog okna se nalazi okno za upisivanje beleški; desna strana je rezervisana za okno poslova, koje se ovde intenzivno koristi, jer služi kao glavna paleta za izbor većine elemenata šema, dizajna, rasporeda i ponašanja slajdova. Već u prvim radnim koracima uočavaju se neki novi detalji, a kako budete ulazili u razne opcije, otkrivaćete ih sve više.

Mnoge komponente programa se integrisano koriste u svim programima. Modularnost je vrlo visoka, a optimizacija izvedena valjano, pa performanse programa na računaru uobičajene snage nisu manje nego u prethodnoj verziji. Novi vid obezbeđenja integriteta u Officeu 2003 važi i u PowerPointu: ako bi vam se iz bilo kog razloga desilo da program "padne", doći će do momentalnog oporavka programa i restauracije sadržaja do poslednjeg časa automatski zabeleženog stanja (što svakako možete postaviti na interval od jednog minuta). Vaš komentator veruje ovoj specifikaciji na reč, jer je to viđeno još u Beta verzijama, koje su doista znale ponekad da padnu. Koristio sam zvaničnu finalnu i još jednu posebnu verziju programa više desetina sati, intenzivno maltretirajući dokumente svim raspoloživim sredstvima; "žao mi je", ali čak ni namerno nisam uspeo da srušim finalni PowerPoint na svojoj instalaciji Windowsa XP, dok najzad nisam nasilno prekinuo rad aplikacije u Task Manageru. Potom sam ručno ponovo pokrenuo program, a oporavak jedne ogromne PPT datoteke koju koristim za testiranje prošao je bez greške.

Mrežna orijentacija

Office 2003 se intenzivno oslanja na koncepte grupnog rada u mreži i na Internetu, pa to nije zaobišlo ni PowerPoint. Recimo, ako zadržite podrazumevano podešavanje programa u kome se online resursi integrišu u izbor funkcija ili sadržaja, u toku izvođenja nekih uobičajenih operacija zateći ćete referencu ili link koji neku operaciju izvodi koristeći resurse na sajtu Microsofta. Jedna od prvih na koje ćete naići se nalazi u oknu zadatka koje sadrži paletu predložaka dizajna: poslednji predložak je, zapravo, veza ka kolekciji šablona za PowerPoint na sajtu Microsofta. Njih tamo možete pregledati, preuzeti, pa čak i oceniti direktno iz programa nakon preuzimanja; preuzeti šablon će odmah postati deo vaše standardne kolekcije predložaka. U oknu sa sadržajima pomoći, uočićete grupu hiperveza ka lokaciji Microsoft Office Online, koja vas vodi ka proširenim temama pomoći na mreži, materijalima za vežbanje, download zonama i diskusionim grupama. Ovako povezane, te reference mogu povremeno menjati sadržaj, naglašavajući razne važne i interesantne teme. Nažalost, većina korisnika u našim uslovima radi bez stalne veze ka Internetu, pa takav pristup malo znači; ali, u nadi da će se to stanje u narednom periodu popravljati, verovatno ćemo biti u prilici da iskusimo i takve prednosti. Kontekstna pomoć je proširena atributima jezika, pa postoje uslovi da se buduća lokalizovana verzija sistema Microsoft Office 2003 podrži i online sadržajima na srpskom jeziku. Kada je reč o PowerPointu, to verovatno znači više prevedenih predložaka sadržaja, poput onih dvadesetak lokalnih koji već postoje kao podloga za rad čarobnjaka za automatski sadržaj (a koji će takođe biti prevedeni). Vremenom, možda dobijemo i lokalizovane online kurseve, što bi bila ozbiljna dobit od stalne veze ka Internetu. Takođe, bilo bi sjajno da sledećih godina dobijemo podršku u oknu Research na srpskom jeziku, onako kako je već upotrebljavaju korisnici na velikim tržištima.

Na nižem nivou povezivanja, ali sa izvesno ozbiljnijim posledicama u poslovnom okruženju, PowerPoint može da koristi deljeni radni prostor dokumenta (Shared Document Workspace). O ovome smo ranije dosta govorili: Microsoft Office je već u prethodnoj verziji postao prirodni klijent za Sharepoint servise; reč je o zajedničkom resursu u intranetu, usmerenom na kolektivnu organizaciju i koordinaciju u radu sa dokumentima. PowerPoint ima te mogućnosti ravnopravno sa programima Word i Excel. Novost u odnosu na PowerPoint 2002 je u tome što se sve aktivnosti u grupnom radu sprovode direktno uz dokument, u oknu poslova Shared Workspace. Operacije u angažovanju više korisnika na dokumentu su podržane i poboljšanim osnovnim alatima, kao što je to npr. podsistem za praćenje promena i kontrolu revizija sadržaja.

Kontrolisanje prava pristupa i raznih drugih mera sigurnosti dokumenta u takvom okruženju mora da bude na primerenom nivou. Zbog toga, PowerPoint 2003 je jedan od tri programa u Officeu 2003 (uz Word i Excel) koji sadrži modul bezbednosti po konceptu Information Rights Management (IRM), koji je zasnovan na polisama bezbednosti čija verodostojnost se objavljuje kroz servis Microsoft Passport. Da vas podsetimo: osim što obezbeđuje klasičnu dodelu prava pristupa, IRM nudi i dodatnu granulaciju prava nad sadržajem dokumenta. Na primer, moguće je dodeliti datum isticanja određenih prava za neke korisnike, a primalac može posredno zatražiti od autora ili moderatora zaštićenog dokumenta da mu dodeli neko dodatno pravo.

Isto, ali samo naizgled

S obzirom na to da je zadržana puna kompatibilnost formata datoteke, na prvi pogled izgleda kao da nema nekih suštinskih novosti kada je reč o postupcima gradnje prezentacije. Dominiraju neke nove sitnice koje čine dodatnu udobnost u radu, poput nekih novih efekata animacije. Tek kad se malo "zaletite" u izradu prezentacije, počnu da vas obasipaju mnoge novotarije. Pametne oznake (smart tags) su bolje razvijene; sada na slajdovima možete iskoristiti pametne oznake koje prepoznaju datume, referenciranje kontakata u vašem adresaru, kao i one koje koriste berzanske simbole da biste pristupili živim sadržajima na Internetu. Možete i dodavati druge, posebno napravljene pametne oznake, čijim dejstvom proširujete funkcionalne mogućnosti programa.

Ako ste ljubitelj multimedije u sadržaju prezentacije, otkrićete značajne novosti. Zahvaljujući jačoj integraciji PowerPointa sa novijim sistemskim jezgrom za podršku multimedije (počev od programa Windows Media Player 8), dosadašnji spisak formata za audio i video je bitno proširen. Pored standardnih oblika koji su na raspolaganju od ranije (WAV, MID, AVI,...), sada su na raspolaganju i formati MP3, M3U, WMA, ASX, WMX i mnogi drugi, što znači mogućnost upotrebe praktično svih oblika koji su danas u opticaju. U slučaju da ne prepozna neki sadržaj, komponenta Windows Media Playera zadužena za osvežavanje tog dela sistema će stupiti u akciju i pokušati da preuzme sa Interneta potrebne kodeke kojima je on spakovan. Vrlo zanimljiva novost u ponašanju multimedije je opcija pripreme da se film u trenutku ručnog pokretanja raširi na prostor celog ekrana, dok pre i posle emitovanja stoji kao manja slika na slajdu.

Tok izvođenja prezentacije takođe donosi neke novine, koje su lakše uočljive. Kad pomerite miša nad slajdom, baš kao i u prethodnim verzijama programa, pojaviće se reljefna silueta tastera za dodatnu kontrolu; ali, umesto jednog tastera u donjem levom uglu, gde se na klik dobija isti kontekstni meni kao desnim klikom miša (što ga čini suvišnim), sada ih je četiri: po jedan za prethodni i sledeći slajd, jedan za otvaranje kontekstnog menija i jedan sa unapređenim opcijama za crtanje po slajdu u toku izvođenja prezentacije. Naime, sad postoje tri oblika linija: tanka i debela olovka i pljosnati marker u transparentnim tonovima. Dodata su i dva oblika za brisanje linija ("gumica" za brisanje pojedinačnih i komanda za uklanjanje svih linija), kao i paleta za brzi izbor neke od 48 boja. Posebno je zanimljiva mogućnost da po završetku emitovanja prezentacije sačuvate sve nacrtane linije kao grafičke objekte na površini "iškrabanih" slajdova. Ovo nudi zanimljive mogućnosti: recimo, da biste udahnuli malo živosti u tok izvođenja, možete crtati po slajdovima dok se preslišavate nad radnom verzijom prezentacije, a potom sačuvati linije i, recimo, dati im neke atribute automatskog pojavljivanja u određenom trenutku. Zapravo, suština ove nove funkcije je u podršci za Tablet PC, gde pisanje perom po radnoj površini čini uobičajenu radnju; eto, usput smo dobili korisnu novost i u tradicionalnim vidovima primene.

Primerena podrška

Postoji jedan poseban zadatak koji PowerPoint mora da podrži: kada napravite prezentaciju kod kuće ili u kancelariji, morate je nekako preneti na mesto izvođenja i obezbediti njeno izvršavanje. Čak i ako ciljni računar ne bi imao instaliran PowerPoint, stvar se mogla lako rešiti instalacijom besplatnog programa PowerPoint Viewer 97. Međutim, sedam godina posle objavljivanja, bilo je krajnje vreme da se taj zastareli program osveži. U par poslednjih verzija je čak bilo i problema zbog nemogućnosti da se angažuju sve opcije na slajdovima u ovom pregledaču; većina "mrdalica" je bila van funkcije, a podrška napredne multimedije je ostajala samo u teoretskim okvirima. Konačno je napravljen PowerPoint Viewer 2003, koji je deo osnovnog paketa ili se može besplatno preuzeti sa sajta Microsofta. Ovaj pregledač obezbeđuje punu funkcionalnost pripremljenog sadržaja prezentacije; nedostaje opcija crtanja po slajdu, ali to je de facto jedini nedostatak. Ovaj pregledač je na raspolaganju odmah, bez ikakve instalacije, pa nećete morati da ostavljate "krtog" na tuđem disku.

Slično tome, još jedna komponenta je otišla u zasluženu penziju i ustupila mesto alatki nove generacije: da se ne biste brinuli oko pojedinosti šta i kako poneti, do sada se o tome brinuo čarobnjak Pack and Go; njega je zamenila alatka Package for CD, u kojoj ne samo da ćete vrlo lako definisati potrebne komponente, nego možete i direktno snimiti CD sa potrebnim sadržajem. Taj sadržaj uobičajeno čine jedna ili više PPT datoteka, PowerPoint Viewer i neophodne prateće DLL biblioteke, pa čak i najmanje sitnice kao što su definicija za automatsko pokretanje CD-a (autorun) i BAT datoteka za direktno ponovno pokretanje prisutnih prezentacija u redosledu definisanom u datoteci playlist.txt. Uz pretpostavku da većina novijih računara danas ima CD pisač, vreme je da kažemo zbogom starom, dobrom flopiju i da zaboravimo na njega; uostalom, već u osnovnom skupu datoteka koje treba da ponesete nalaze se barem dve koje ne bi stale na klasičnu disketu. Ako i nemate CD pisač, ništa zato: snimite potrebni sadržaj negde na disk, pa nađite neki drugi način da ga prenesete (npr. sve popularniji USB stick može dobro da posluži). Ovako spakovana prezentacija će raditi na svakom računaru koji sadrži samo Windows 98 ili noviji operativni sistem.

Ključevi uspešnog rada

Kakvu god tehničku podršku imali u PowerPointu, suština efikasne upotrebe i dalje leži u veštini oblikovanja ideje u vidu teza, a potom i u sposobnosti da se ta ideja objasni usmenim putem uz grafičku podršku na projekcionom panelu. U tom smislu, mnogi korisnici su skloni preterivanju: veliki broj kombinacija raznih elemenata na slajdu koji se lako kombinuju ponekad znači i gubljenje sadržaja u gomili pomeranja, okretanja i drugih veselih efekata. Još gore, nevešti predavač je sklon da prepuni slajd velikom količinom teksta, koja ne samo da je nepregledna, nego time postaje i nerazumljiva posmatraču; dogodi se da teksta ima previše da bi se lako pregledao, a premalo da bi se sve objasnilo. Manje vešt predavač je tada sklon da čita sa slajda, umesto da tečno objašnjava svoje stavove, pa se dobije "od svega po ništa".

Reklo bi se da tu nema pomoći, osim da se u priručnicima o PowerPointu stalno skreće pažnja da sloboda izbora pri uređenju sadržaja ne znači i "obavezu" da se upotrebe sve opcije odjednom. Međutim, moram priznati da sam baš na ovom polju očekivao više: ako ste bili u prilici da vidite ili barem pročitate naš prikaz o prošloj verziji programa Microsoft Project, shvatićete na šta mislim. Ovo je, nedvosmisleno, program Office familije koji je najteži za upotrebu, jer efikasni rezultati u njemu jako zavise od dobrog predznanja suštine posla koji se opisuje. Na izuzetno dobar i atraktivan način, u tom programu su pripremljeni modifikovani čarobnjaci u vidu nenametljivog okna zadataka, gde je prilično složen tok izvođenja projekta dekomponovan na dvadesetak (ili više) elementarnih grupa operacija; svaka od njih je mnogo lakše razumljiva nego kad posmatrate celinu, a poštovanje preporuka da se izvedu svi nužni koraci čini dobar preduslov za visok kvalitet rada.

E, voleo bih da vidim nešto slično i u PowerPointu: pošto su i metodologija i tehnologija takve aktivne pomoći već u opticaju, verovao sam da će one biti angažovane i u procesu izrade prezentacija. Nažalost, to nije slučaj. Zašto naglašavam želju za takvim pristupom? Odavno sam uveren da tehničke mogućnosti PowerPointa daleko prevazilaze elementarne potrebe najvećeg broja korisnika; pošteno govoreći, dalji proboji na ovom polju mogu da se protumače delimično i kao preterivanje. Bilo bi korisno da kompleksan softver koji se koristi lako poput PowerPointa sadrži i neke smernice za celishodnu upotrebu. Ovako, obilje jednostavnih alatki u ovom moćnom programu često vodi u krajnost; to sam video mnogo puta.

Krajnosti mogu biti razne: nedavno sam na Sezamu pročitao jednu prilično bizarnu vest prenetu iz lista New York Times, pod naslovom "PowerPoint vas zaglupljuje". Članak počinje tezom da kao jednog od krivaca za prošlogodišnju eksploziju šatla Columbia i pogibiju cele posade treba imenovati upravo PowerPoint! Navodno, u nekim fazama analize vitalnih tehničkih informacija, rukovodioci projekta nisu bili u mogućnosti da, "u masi ugneždenih teza uobličenih u kratke izjave razluče kritične informacije koje se odnose na situacije opasne po život". Sledi teza izvesnog teoretičara na polju prezentacije informacija (šta god ova disciplina značila) da PowerPoint promoviše "lažnu analitičku tehniku" koja, kako se kaže, dozvoljava govorniku da izbegne odgovornost povezivanja informacija koje izlaže.

Uz svo poštovanje nečijeg intelektualnog napora da objasni svoj naum o nedovoljnosti medijuma za prenos ideje, ali i bez ikakvog ličnog uvažavanja pokušaja da se krivica za tragediju astronauta prebaci sa ljudi na sredstva, ja ovde vidim samo dve promašene teze. Za vitalne tehničke dokumente postoje drugi oblici, a za prenošenje detaljno elaboriranih ideja postoje stručne knjige (papirne ili elektronske, ne pravim pitanje). PowerPoint nije sredstvo za studiranje doktorskih disertacija; služi da se njihov sadržaj izlaže na simpozijumima u vidu uopštenog predavanja koje ne traje duže od sat ili dva; takođe, taj program nije sredstvo koje narušava tehničke sisteme i ugrožava ljude. To je samo jedna dobro projektovana alatka koju će efikasno iskoristiti svako ko i inače raspolaže makar osnovnim veštinama izlaganja ideja na sastancima i predavanjima.

Zato, ako imate potrebu da podržite neko predavanje tezama koje će pomoći slušaocima da vas lakše prate i bolje razumeju, oprobajte Microsoft Office PowerPoint 2003, jer to je program koji zaslužuje najvišu ocenu. Ako ste početnik u korišćenju programa, bićete oduševljeni lakoćom korišćenja i brojnim mogućnostima, ali ne preterujte u njihovoj primeni. A ako ste iskusni, iskoristite mnoge nove pogodnosti koje aktuelna verzija sadrži.

Najzad, "boj ne bije svijetlo oružje"; boj biju dobre ideje.