Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office OneNote 2003: Program koji ćete voleti

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Čini se da bitka za udobnost korisnika ide u korist Microsofta. Stigao nam je novi program koji se odlikuje odličnim mogućnostima, izuzetnom lakoćom upotrebe i visokim uticajem na radne navike. OneNote će vas brzo osvojiti!

Da, znali ste da je taj telefon trebalo odmah zapisati u rokovnik; zapravo, među kontakte u Outlooku. Ne, to je suviše sporo, treba vam nešto brže... Onda ste, po preporuci kolege, instalirali neki shareware program, ali on vam se nije dopao; iako je služio baš zapisivanju brzih beleški, ispalo je da metež sa stola samo premeštate u elektronski oblik, jer nedostaje još nešto... I na kraju, ispadne da i dalje škrabate po papiru.

A šta radite kada pišete godišnji izveštaj? Otvorite li Word, pa onda lagano prenosite važne detalje iz gomile dokumenata, pa na kraju shvatite da ipak ne možete da se snađete? Ili ovo: šta se dešava kada krenete u istraživanje neke teme na Internetu? Kako naiđete na neku korisnu stranu, odmah date komandu za snimanje u lokalu. Delove nekih stranica trpate u dokument u Wordu, druge ćete kasnije pregledati offline iz keša, a stranice koje ne biste da čitate sada pamtite među favoritima. Šta biva? Hoćete li se posle setiti gde se nalaze svi sadržaji koji čine celinu?

Ako ste do sada bezuspešno pokušavali da pronađete neki program koji bi vam pomogao u sličnim situacijama, vašoj potrazi je možda došao kraj.

Microsoft je nedavno objavio program koji rešava sve opisane i mnoge slične probleme, a usput daje i mnogo više. Reč je o programu OneNote 2003 koji, prosto rečeno, simulira papirnu beležnicu na računaru. Pritom čini i ono što na papiru nemate: dozvoljava da grupišete zapise, da ih pretražujete po raznim kriterijumima, pa čak i da ih razmenjujete sa drugima. Pritom, ovaj program sve vreme odaje utisak krajnje jednostavnosti, baš kao da i dalje bez ikakvog reda pišete i crtate po nekom komadu papira; ali, ovaj put red postoji. Drugim rečima, na vama je da što brže zabeležite podatak, referencu ili ideju - i to je za početak sve. O svemu ostalom se brine program, i to u doslovnom smislu te reči.

Angažovanje programa

Microsoft Office OneNote 2003 je potpuno novi program u paleti sistema Office. Promovisan je na tržištu u oktobru 2003. gopdine, istovremeno kad i osnovni paket Microsoft Office 2003. Ali – nije u osnovnom sastavu paketa: Microsoft je odlučio da ga prodaje kao zasebni program po ne baš ugodnoj ceni od 199 dolara. Doduše, registrovani korisnici Officea 2003 bi trebalo da mogu da ga kupe upola cene, dok je cena za akademske ustanove samo 49 dolara. Lično, jako sam razočaran što OneNote nije deo paketa, jer bi to moglo da se iskoristi kao prilično valjan argument više u korist nadogradnje na neku od prethodnih verzija. S druge strane, OneNote je moguće angažovati i bez prisustva Officea 2003, što bi moglo da ispadne zgodno za one koji bi da unaprede svoj rad, a još nisu spremni za punu investiciju promene glavnog paketa.

Preduslov za angažovanje programa OneNote je da imate instaliran Windows 2000 SP3, Windows XP ili posebnu verziju Windowsa XP za Tablet PC; da bi bila dostignuta puna funkcionalnost, treba još da obezbedite prisustvo komponenti Windows Media Player 8.0 i DirectX 8.1 (preporučuju se verzije 9). Nema nekih posebnih zahteva za resursima računara: ako ovi operativni sistemi rade udobno, to je dovoljno za OneNote. Zauzeće diska za golu instalaciju je otprilike 60-90 MB, u zavisnosti od prisustva ostalih programa sistema Microsoft Office 2003; za kompletno angažovanje valja predvideti deklarisanih 250 MB prostora.

Po prvom pokretanju programa, pokrenuće se kratka prezentacija mogućnosti programa koja vas upućuje na osnovne metode rada. Pominju se i specifične osobine rada na Tablet PC-ju: iako se program sasvim udobno koristi na "običnim" računarima, Tablet PC je "ono pravo" za ugođaj koji donosi OneNote. Uočićete i ikonu u sistemskom polju za obaveštavanje (systray): reč je o prečici za poseban režim Side Note, koji ćemo objasniti malo kasnije. Prečica za pokretanje tog režima je postavljena u fasciklu za startne programe Windowsa.

Verujte nam na reč: poželećete da tamo i ostane.

Prva iskustva

Krenimo baš od pomenute prečice Open new side note: kada kliknete na nju, otvoriće se žuto obojeno prozorče sa malom trakom alatki na dnu. Kliknite bilo gde i počnite da pišete. Zatim opet kliknite bilo gde i opet napišite nešto! Zatvorite prozor – i to je sve, gotovo! Ne postoji čak ni komanda za snimanje: zapisali ste svoje, pa nastavite da radite svoj posao. Ako ponovo kliknete na prečicu za brzu belešku, opet će se otvoriti prazan prozor. Ovaj put, vreme je da vidite više: kada povećate prozor, pred vama će se pojaviti puna radna površina, uređena po prepoznatljivom standardu sistema Microsoft Office.

OneNote 2003 organizuje sadržaj u logičke celine koje ćete lako razumeti; štaviše, preporučujemo vam da ih odmah podesite prema svom nahođenju. Glavna struktura se inicijalno zove My Notebook i ona odgovara istoimenoj fascikli unutar vaše fascikle My Documents. Na vrhu radnog dela prozora, na početku postoje tri jezička sa imenima General, Side Notes i Meetings. Te grupe su predlošci sekcija: možete im promeniti imena, dodati nove i brisati stare. Neke postojeće sekcije možete i zatvoriti, jer svaka od njih čini posebnu datoteku sa ekstenzijom .ONE koja se nalazi u glavnoj fascikli; ime datoteke odgovara imenu sekcije. Sekcije možete grupisati u podfascikle kao dodatni element organizacije, kako ne biste zakrčili prostor za izbor ako koristite mnogo sekcija; ako tako učinite, zapravo ćete napraviti fizičku fasciklu unutar My Notebook; po ovoj logici, možete i ručno napraviti hijerarhiju na tom mestu dok je program zatvoren; odmah po otvaranju, struktura će biti uredno preslikana u vašu "digitalnu svesku".

Glavno mesto svih dešavanja se nalazi na stranicama, koje su jedinični nosioci sadržaja. Kada ste zatvorili prvi side note, pa ponovo otvorili prozor, zapravo ste otvorili novu stranicu: sve ranije zapise ćete pronaći na prethodnim stranicama čije kontrolne jezičke vidite desno od stranice. Uočićete da je program upotrebio prvih par reči prvog zapisa na stranici kao labelu, što dobro dođe pri navigaciji; te jezičke možete smanjiti klikom na taster na dnu, kada će se labele pretvoriti u prosti redosled brojeva. Novu stranicu možete dodati klikom na prvi izdvojeni jezičak i odmah je koristiti. Drugi, kraći jezičak je predložak dodatne stranice (subpage). Sve dodatne stranice čine grupu sa glavnom; doduše, ta veza je labava, jer brisanjem prve nećete izbrisati sve stranice, nego druga postaje prva: uočićete diskretnu numeraciju grupe stranica (npr. 1 of 3) u gornjem desnom uglu.

Sve sekcije osim one za brze beleške imaju još jedan važan element: to je zaglavlje stranice, koje sadrži polje promenljive veličine za naslov i oznaku datuma i vremena koju ne možete menjati, jer je to beleška o trenutku formiranja stranice. Ako pridružite i dodatne stranice glavnoj, one će preuzeti isto zaglavlje. Taj prostor je promenljive veličine, pa osim naslova i datuma tu možete postaviti i neku ličnu belešku koja će potom biti vidljiva i na dodatnim stranicama. Primetićete još jednu razliku između Side Notes i drugih sekcija: stranice brzih beleški su žute, dok su sve ostale bele; zaglavlja i margine cele sekcije su obojene ugodnim pastelnim tonovima, a njih možete kombinovati među devet boja u ponudi.

Ovako definisan radni prostor predstavlja prvi ozbiljan atribut koji izdvaja OneNote od svih do sada viđenih "malih" programa slične namene. Sa jedne strane, možete da postavite strukturu sadržaja baš onako kako vam odgovara, od potpune stihije do precizne hijerarhije. Sa druge strane, imate elementarnu slobodu da potom vrlo brzo koristite takvu postavku u maniru "zapiši, pa vozi dalje".

I ako ste pomislili da je ovo sasvim dovoljno da biste program ocenili kao koristan, sačekajte još malo: glavno tek predstoji.

Beleške postaju sistem

Aktivno korišćenje prostora za beleške pri nekom ozbiljnijem prikupljanju informacija znači da je negde u prikrajku otvorena stranica u odabranoj grupi; ako vam je tako lakše, upotrebićete "pribadaču" da prozor uvek bude iznad drugih. Kako se ukaže potreba, napisaćete nešto, počevši klikom miša bilo gde na stranici; označićete neki sadržaj (tekst ili sliku), pa ćete ga prevući ili iskopirati u isto ili novo polje; ako želite, premestićete polje ili mu promeniti veličinu. Možete preći u režim crtanja, birajući boju i debljinu "olovke", a to će ostati sačuvano kao slika. Ako radite na Tablet PC-ju, sve ćete raditi perom, pa postoji razlika između režima crtanja i rukopisnog unosa. Rukopis može da bude prepoznat kao tekst, onoliko koliko je taj Microsoftov modul do danas razvijen (nažalost, zasad nema podrške za naša pisma); da biste lakše pisali perom, možete "podmetnuti" predložak tako da vaša stranica bude "na linije" ili "na kvadratiće" kao u pravim sveskama; neki od predložaka će dobro doći i ako ste pedantni, pa želite da se nova polja uredno "lepe" za određene korake koordinata.

Podrazumevana veličina prozora je "beskonačna" (što možete promeniti), pa kad popunite vidljivi deo prozora, možete klizačem pomeriti sadržaj do praznog dela ili upotrebiti taster koji odmah dodaje još pola ekrana praznog prostora. Budete li prevukli neki sadržaj iz neke HTML stranice, na dnu polja koje primi taj blok automatski će se dodati puna URL adresa stranice na Webu, pa ne morate brinuti o očuvanju reference ako zatreba da joj se vratite. Ovde, nažalost, uočavamo i jedan od retkih nedostataka programa – sadržaj ne može da očuva strukturu tabele, pa će se možda izgubiti apsolutni izgled dela stranice koji prenesete; već postoji nezvanična najava da će taj problem biti rešen u sledećoj reviziji programa.

Ključni princip primene programa OneNote je prikupljanje ideja na gomilu. Da bi princip bio podržan, valja dodati još neke atribute osim grupisanja u sekcije. Svakoj slici i pasusu teksta, ma koliko da ih je u jednom polju, možete dodeliti "zastavicu" kao karakteristično obeležje. Dat je predložak od pet različitih zastavica, a ukupno ih može biti devet, po imenu i sa sličicom koju možete sami odabrati. Recimo, predložak koji ćete najbrže dodati prečicom CTRL+1 je polje za potvrdu To Do, koje ćete u određenom trenutku "čekirati" i tako obeležiti stavku koju ste rešili. Zastavice su korisne zbog lakšeg vizuelnog pregleda važnih stvari, ali mala je korist od toga ako se nakupi mnogo njih. Zato postoji dodatna mogućnost: postoji okno poslova Note Flags Summary, gde ćete vrlo brzo pregledati popis hiperlinkovanih referenci na obeležene stavke, po jednom od pet načina sortiranja i desetak kriterijuma obuhvata pregleda (od stranice do celog sadržaja; sve ili samo ovih dana).

Nisu samo zastavice te koje obezbeđuju kriterijum pretraživanja: OneNote se brine da sav tekst bude blagovremeno indeksiran, pa vam je na raspolaganju potpuni sistem tekstualnog pretraživanja koji radi vrlo efikasno. Ključni pojam ćete zadati u uvek prisutnom polju, a rezultati će biti obeleženi: jezičci stranica koje sadrže pojam, kao i same pojave pojma, biće obeležene žutom bojom. Najlakše će biti da pregledate sve instance redom, komandama u upadljivoj žutoj traci ili zbirno u namenskom oknu poslova Page List. Zastavice i ovako dobro organizovano pretraživanje garantuju da nikad više nećete reći "gde li sam ono zapisao".

Najveća pikanterija koju OneNote sadrži je snimanje govora. Ako je vaš Tablet PC ili notebook opremljen mikrofonom ili ste raspoloženi da ponesete spoljni mikrofon na sastanak ili predavanje, možete uključiti audio snimanje dok vodite beleške. U ovom režimu, svaka zasebna beleška koju budete napravili biće posebno povezana sa vremenskom odrednicom snimanja, pa kasnije možete "premotavati" samo onaj segment zvučnog zapisa koji je u relaciji sa beleškom. Zvučni zapisi se čuvaju kao spoljna WMA datoteka istog imena kao naslov stranice na kojoj hvatate beleške; pošto je to kompresovani format niske rezolucije (podrazumevano je 16 kbps, 16 kHz mono, što je dovoljno za govor), veličina tako zapisane datoteke je samo oko 7 MB na sat. Drugim rečima, ne brinite za prostor na disku, nego se pobrinite za dovoljno napajanje svog prenosnog računara.

Iako je punopravni član sistema Office 2003, OneNote 2003 je labavo povezan sa drugim programima paketa. Uopšte nije omogućena nikakva OLE veza, pa vam predstoji samo kopiranje ili prevlačenje sadržaja u OneNote ili iz njega. Jedinu konkretnu i funkcionalnu vezu nalazimo u mogućnosti da se na osnovu neke beleške formira zapis o poslu (task) u Outlooku 2003, kao i da se posredstvom tog programa pošalje neki sadržaj e-poštom. U suštini, na računaru dinamičnog poslovnog korisnika OneNote i Outlook prave odgovarajuće dinamičnu radnu platformu. Svakako je zamišljeno da oba programa budu na raspolaganju trenutno; OneNote već svojim delom opstaje rezidentan, a minimizovani Outlook takođe ne troši mnogo resursa sistema, pa je takav scenario vrlo prihvatljiv. Konačno, razmena .ONE datoteka može da se organizuje i u SharePoint portalu u standardnom maniru, pa OneNote može da posluži kao sredstvo za brzu razmenu idejnih skica o svemu i svačemu.

Sjajne perspektive

Nema mi druge, nego da zaključim ličnim tonom, koliko god to nekima smetalo. Znao sam da ću se pokajati što sam sa urednikom dogovorio premali prostor za ovaj prikaz, jer bih o programu OneNote mogao da pričam još mnogo. Međutim, ovog časa ne mogu da se otmem drugom utisku: od časa kad sam prvi put instalirao OneNote, jednostavno – koristio sam ga. Bio mi je potreban jedan minut da shvatim da je to ono što sam oduvek želeo da imam na svojim računarima, krenuo sam da koristim sve sitnice – i to je sve. O programu sam prvi put ozbiljno razmišljao tek sad, dok sam pisao ove redove.

Kad bolje razmislim, da sam imao još dve stranice na raspolaganju, bilo bi mi dovoljno za kompletno uputstvo za program. Nadam se da vam to sve govori.

Na kraju, uložiću i nekoliko primedbi na ovo remek delo softverskog dizajna. Najpre, zaista mi je zasmetalo što nema načina da se očuva struktura HTML tabela, ali ako je tačna najava da u narednoj verziji sledi podrška za XML, onda će verovatno i to biti rešeno. OLE veza bi dobro došla barem sa Office programima, ili barem neki drugi način da, na primer, očuvam formule koje bih hteo da prenesem iz Excela. Dalje, smeta mi što redosled sekcija ne može da se menja: ako je već tako dobro razvijena mogućnost strukturiranja grupa i sekcija, bilo bi dobro dodati i tu sitnicu. Najzad, nedostaje mi komanda za istovremeno brisanje cele grupe stranica. I to je otprilike sve što mi nedostaje da bih program nazvao savršenim.

Iako ne spadam u mobilne korisnike, OneNote je učinio da poželim da imam ne baš jeftini Tablet PC; rekao bih da je ovo prvi program koji zaista daje pun smisao tom uređaju. Doduše, verzija Windowsa XP za Tablet PC već sadrži program Journal, ali to je trivijalan program spram ovog: OneNote možemo posmatrati kao daleko razvijeniji nadskup Journala, nešto kao kad bismo poredili Word i WordPad. U međuvremenu, još nema najava da će se OneNote pojaviti kao program na Windowsu CE za palmtop računare, što su već mnogi izrazili kao želju.

Ciljne grupe korisnika programa OneNote 2003 je teško prebrojati: inženjeri, novinari, studenti, bibliotekari, programeri... Rečju, svi oni u čijoj okolini vlada redovno prezasićenje informacija svih vrsta. Pred nama je program koji, sasvim sigurno, može da spreči da disperzija dovede do pada kvaliteta u radu. Ako još niste videli ovaj program u akciji, to će se uskoro desiti, a onda ćete ga zavoleti. Verujte na reč svakom mom kolegi koji je počeo da koristi OneNote, a ima ih popriličan broj.