Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Outlook 2003: Bezuslovna snaga komunikacije

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Dragan Grbić

Outlook 2003 nam dolazi umivenog lica, ali i sa dugim spiskom noviteta koji se ne uočavaju na prvi pogled. Mnogi koji su se ranije opirali najzad su počeli da ga koriste. Proverite zašto.

Vrlo je verovatno da svoj radni dan započinjete uz jutarnju kafu, sedeći za računarom i proveravajući zakazane obaveze i elektronsku poštu. A pre samo nekoliko godina, koristili ste rokovnik ili stoni kalendar u koji ste beležili koga treba da nazovete telefonom i koji poslovi su hitni danas. Uto je i telefon počeo da zvoni, pa ste do kraja razgovora možda zaboravili šta je trebalo još da zapišete. Takav stres na samom početku dana nije prijatan, zar ne? Internet kao sredstvo komunikacije u poslovnom okruženju danas smatramo nezamenljivim; uostalom, prepoznavanje mnogih koristi od takve komunikacije je i glavni uzrok za neverovatno širenje Interneta u poslednjoj dekadi prošlog veka. Ako nemate barem jednu ličnu adresu e-pošte, hendikepirani ste u odnosu na današnje prilike. Više uopšte nije neobično da vas potencijalni poslovni partner zamoli da ga ne zovete telefonom bez preke potrebe, nego da slobodno pošaljete e-poruku kad god nađete za shodno.

Prenos poslovne atmosfere u elektronsku formu poslednjih godina je urodio ozbiljnim razvojem programa koji su se od ranije koristili kao kalendari i podsetnici (tzv. personal assistants). Već su postojali mnogi programi za upravljanje elektronskom poštom, a postalo je jasno da ih treba objediniti sa PA programima. Neki stari programi su prošireni, a neki novi se pojavili: kraj devedesetih je bio period ozbiljnog napretka na polju nove klase softvera koji upravljanja svim informacijama na radnom mestu (desktop information management). U to vreme, došlo je do naglog širenja primene Interneta kao normalnog dela poslovne informatičke infrastrukture, tipične pasivne računarske mreže su pretvorene u intranet, pa je porastao i značaj klijentskih programa koji upravljaju vašom komunikacijom u firmi i van nje.

Klimavi počeci

Mogli bismo reći da je Microsoft relativno kasno obratio pažnju na problem upravljanja poslovnim informacijama. Istina, već su postojala neka mala rešenja poput programa Microsoft Mail, koji je bio deo Microsoft Officea od 1994. godine i koji je koristio resurse na serveru mreže. Nije nepoznato da je do 1995. godine u toj firmi vladalo mišljenje da je Internet "prolazna moda", pa Office nije guran u tom pravcu. Ali, stvari su se pokazale drugačijim, pa je 1996. godine promovisan program Microsoft Outlook 97, koji je trebao da zadovolji razne "nove" potrebe poslovnog korisnika na polju komunikacija i organizacije posla. Ali, bio je to na brzinu pisan program, jer je trebalo da stigne na vreme da bi postao članom familije Office 97. Prilično slabe performanse i sumnjiva stabilnost programa nisu oduševile većinu korisnika, pa je vrlo uskoro Microsoft napravio Outlook 98 kao međuverziju do sledeće promocije svog poslovnog paketa. Tada je zabeležen i jedan presedan kada je reč o firmi iz Redmonda: Outlook 98 je objavljen kao besplatan program. Valjalo je što pre zaboraviti debakl prve verzije, a bila je to i dobra prilika da marketing firme promoviše novu orijentaciju za poslovne korisnike, koja je podrazumevala elektronsku komunikaciju u prvom planu.

Sledeće dve verzije Outlooka (1999. i 2001. godine) donele su bezbroj novosti, kako to i biva sa novim verzijama Microsoft Officea, a u koje je Outlook uključen u svim varijetetima. Microsoft se u međuvremenu preorijentisao na tehnologije komunikacija, sve intenzivnije ih gurajući napred; zato je i Outlook razvijan sve intenzivnije, a njegova važnost u strukturi Officea sve više rasla. Dobijena je mogućnost izrade namenskih obrazaca, pojavile su se "inteligentne" alatke, ostvaren je koncept Digital Dashboard, itd. Značajno je učvršćeno mesto Outlooka kao klijenta za Exchange Server, čime je uspostavljena prva platforma za razne oblike grupnog rada. Oni koji koriste principe integrisanih rešenja dobili su valjanu platformu za automatizovanu komunikaciju, u obliku koji samo pet godina ranije nije bio ni zamisliv.

Realno gledajući, stvari možda i nisu bile toliko besprekorne: delom kao psihološka posledica klimavih prvih koraka, a delom i racionalno dokazano, Outlook je kritikovan kao prevelik i složen program relativno slabih performansi; čak su i mnogi posvećeni korisnici drugih programa Microsoft Officea odbijali da ga prihvate (pa, još gore, nastavili da koriste trivijalni Outlook Express). Objektivno gledano, ima delimične istine u tom pogledu. Ali, realno je to da su mnogi korisnici postali vrlo vezani za svoje razne "male" programe za upravljanje e-poštom. Često su padale kritike da Outlook "nema ovakvo prelamanje replika", pa "ne može onako da presloži poruke", pa "neće da uveze poruke iz programa XYZ" i ko zna šta još. Podela mišljenja je najčešće bila zasnovana na emocijama; nažalost, malo je ko uzimao u obzir stratešku ulogu Outlooka u poslovnom okruženju, a da ne govorimo o ceni održavanja radnih stanica. Mnogi su pritom prevideli šta novije verzije tog programa zaista mogu da doprinesu korisniku pri redovnom korišćenju.

Iskušavanje novog formata

Kada je iz Microsofta, tokom prvih najava sistema Office 2003, došla vest da se novi Outlook priprema kao najvažnija i centralna tačka svakog poslovnog korisnika, mnogi čistunci su se poplašili. Neki su se zapitali "kako to da jedan mailer može da bude središte poslovanja" i odjednom napravili dve suštinske greške u razmišljanju. Prvo, Outlook jeste program za upravljanje elektronskom poštom, ali i mnogo više od toga. A drugo, mnogo važnije: ukoliko tok informacija u vašoj firmi nije kritični resurs upravljanja, onda sa vašim poslovanjem nešto zaista nije u redu. Jedina dilema se svodi na to da li ste spremni da disciplinujete način komunikacije i da li želite da postoji pisani trag o svemu što radite...

Još iz doba prvih beta verzija, novi Outlook 2003 je zaista predstavljao prilično iznenađenje – najpre drugačijim izgledom, a potom i drugim, mnogo ozbiljnijim osobinama. Izrečena "pretnja" da Outlook može da postane najefikasniji prostor za sva zbivanja na vašem radnom mestu nije bila prazna. Ako bismo govorili o direktnim posledicama za korisnika pri uobičajenom korišćenju sistema Office 2003, novi Outlook donosi najveći pomak među svim programima osnovnog paketa. Unapred znamo da je nemoguće pomenuti baš sve nove atribute ovog programa; pa zato, ako ste se nekim slučajem prepoznali u dosadašnjem tekstu, otkrićemo barem toliko da vas navedemo da preispitate svoj stav.

Ukoliko se pripremate za prelazak sa prethodnog Officea na sistem Office 2003, verovatno vam pada na pamet da održite obe verzije svih programa na svojoj platformi; to nije teško: dovoljno je da pri instalacionoj proceduri unesete drugu putanju za instalaciju nove verzije i da naglasite da ne želite da stare verzije budu izbrisane. Međutim, da vas podsetimo: Outlook ne može da koegzistira u više verzija na istoj platformi; razlog tome je potreba da se program poveže sa nekim vitalnim strukturama Windowsa, pa bi prisustvo dve verzije izazvalo tehničke probleme. Ali, neka vas to ne zabrine: budite slobodni da "pregazite" stari Outlook novim, a zauzvrat će se u novom pojaviti sve vaše strukture, od sistema ličnih fascikli (ostaje ista datoteka u formatu PST, ili OST ako koristite Exchange), preko zadatih pravila, pa do definicije svih korisničkih naloga. Rečju, prelazak na novi Outlook je prilično bezbolan, s tim što ćete se suočiti sa mnogim novim elementima radne površine.

Jedina bitna razlika se odnosi na nove korisnike Officea: naime, Outlook 2003 je jedini među pet glavnih programa koji ima novi format datoteke. Postoje dve ključne razlike u odnosu na prethodni format: limit veličine PST datoteke je povećan sa 2 GB na 20 GB (neverovatno: kome to treba?), a učinjeni su i ozbiljni zahvati da bi se poboljšala primena višejezičkih elemenata kroz potpuni Unicode; recimo, ime nekog kontakta možete zapisati na njegovom pismu, pa taman da je to arapski, kineski ili hebrejski. Ovaj format je podrazumevani za nove PST i OST datoteke, a opstaje kompatibilnost sa prethodnim formatom, koji praktično nije menjan nijednom od Outlooka 97. Ako zadržite stari format, bićete u prilici da koristite svoje skladište informacija i u prethodnim verzijama programa, dok u njima ne možete koristiti novi format. Pošto sam nasledio stari format datoteke, napravio sam mali uporedni test; s obzirom na to da mi je i stari limit gabarita prevelik, zatražio sam odgovor na pitanje da li sam nečim oštećen time što ne prelazim na novi format. Pripremio sam kopiju svoje PST arhive, koja sadrži oko 35.000 e-poruka, a velika je oko 500 MB. Pokazalo se da nema nikakvih uočljivih razlika ili problema: sve nove funkcije u Outlooku 2003 rade uredno, a u Outlooku 2002 (na drugom operativnom sistemu) datoteka se i dalje koristi bez ikakvih problema. Pritom, Outlook 2003 pokazuje realno bolje performanse u radu, jednake bez obzira na format datoteke. Međutim, konverzija starog formata u novi (kroz interfejs za uvoz podataka, što je potrajalo dugo) rezultovala je ciljnom datotekom uvećanom za oko trećinu, što je verovatno posledica čuvanja poruka u punom Unicode formatu.

Izgled u službi funkcije

Nakon pažljive analize funkcionalnosti radne površine od strane razvojnog tima, ona je bitno preuređena u cilju dostizanja boljeg iskorišćenja prostora i efikasnijeg pristupa. Nova organizacija zahteva mali period privikavanja, ali to vam neće teško pasti kada uočite da mnoge stvari radite brže nego pre. Najupadljiviji detalj je novi podrazumevani pogled na poruke, sa uspravnim oknom za pregled poruke na desnoj strani; mada možete lako da postavite to okno ispod kao ranije ili da ga isključite (mada više nije rizično zadržati ga, videćete zašto), ova postavka zaista više prija.

Novo okno za navigaciju na levoj strani funkcioniše kontekstno: u zavisnosti od izbora jedne od grupa podataka na dnu okna, što je prostor koji možete povećati ili smanjiti, pojavljuju se fascikle koje sadrže samo stavke tog tipa, a glavni deo prozora programa, kao i obično, prikazuje to područje. Ako je reč o e-pošti, koju ćete verovatno razvrstavati u posebne "pregrade", iznad područja koje izlistava sve potfascikle uočićete i skup Favorite Folders. Prostim prevlačenjem mišem, ovde ćete dodati neke svoje fascikle, a izbaciti nepotrebne. Kao i u glavnom delu, podebljana stavka sa brojem u zagradama označava broj nepročitanih ili neobrađenih stavki. Ako izaberete kontakte, zadatke ili dnevnik aktivnosti, okno za navigaciju će vam ponuditi da brzo odaberete jedan od posebnih pogleda u glavnom prozoru programa. Ako vam baš nije po volji ništa od ponuđenih pogleda, organizujte sami svoje prečice. Okno Shortcuts može u sebe da primi praktično bilo šta, od neke fascikle u Outlooku, preko prečice ka bilo kojoj datoteci ili programu na disku, ili pak prema nekoj stranici na Webu, koja će se učitati u okno Outlooka.

Okno za navigaciju se zaista lako koristi, a svakako je mnogo korisnije od ranijeg prostog skupa prečica ka glavnim mestima u skladištu informacija. Ako ste ranije, kao i ja, isključivali to okno prečica da biste je zamenili pregledom strukture fascikli, to više nećete morati da uradite. A ako ste korisnik SharePoint portala, tek onda će vam okno za navigaciju mnogo značiti. Naime, Outlook je sada u stanju da simultano prikazuje lične i deljene informacije u raznim modulima (npr. naporedni pregled zauzeća u kalendaru); okno za navigaciju je pravo mesto odakle ćete krenuti u potragu za deljenim informacijama u portalu. Najzad, ako zaista provodite ceo radni dan ispred otvorenog Outlooka, eto dobrog načina da vam svi elementi posla budu mnogo bliži.

Mnoge opcije navigacije su tek vrh ledenog brega. Ako baratate sa velikom količinom e-pošte, onda će mnoge nove funkcije u centralnom oknu koje sadrži listu pošte biti osveženje za vas. Osim što obeleženu poruku lakše čitate na desnoj strani, lakše ćete i pregledati liste; svaka poruka sad zauzima dva reda u kojima ćete lakše videti ime pošiljaoca, temu i malene opisne ikone; približavanjem pointera miša, videćete i tačno vreme prijema i veličinu poruke, koji inače nedostaju u ovom pogledu.

Pored desne ivice uočavamo novitet po imenu Quick Flags: ne samo da ćete prostim klikom miša dodati zastavicu, nego se ispod desnog klika kriju zastavice u šest boja (najzad!), kojima ćete posebno odrediti razlog za obeležavanje; kasnije, sledeći prosti klik na zastavicu menja obeležje u znak završenog posla. Ovde srećemo smo još jednu novinu: u konteksnom meniju zastavice možete odabrati komandu Add Reminder, pa očas dodati podsetnik da kasnije uradite nešto sa porukom; sistem upozorenja će se pobrinuti da zaista ne zaboravite na obavezu da odgovorite na poruku ili uradite nešto u zadato vreme.

Podrazumevani redosled poruka je po datumu, počev od najnovije, ali klikom na zaglavlje lako ćete urediti redosled po pošiljaocu, temi, prilozima, veličini, obeležjima... Šlag na tortu je inteligentno grupisanje, koje je takođe podrazumevano uključeno. Recimo, ako je reč o sortiranju po vremenu prijema, poruke ćete videti grupisane kao Today, Yesterday,... Last Week, Two Weeks Ago,... Last Month, Older. U takvom rasporedu, vide se samo najkorisnije informacije o pojedinim porukama; na primer, na današnjim porukama se vidi samo vreme prijema, na onim od prošle nedelje ime dana i kratki datum, a na onim najstarijim samo puni datum na istom mestu. Svaku grupu možete skupiti ili raširiti i tako mnogo brže pronaći željenu poruku nego inače. Skupljena grupa poruka se ponaša kao zasebni objekat, pa tako možete zajedno da im dodelite neko obeležje ili kategoriju, da ih prevučete u drugi fasciklu ili da ih izbrišete.

Spisak funkcionalnih mogućnosti raspoređivanja sadržaja i promene pogleda može da se oduži poprilično: pomenimo samo još jednu izvanrednu mogućnost. Na dnu liste fascikli pošte uočićete grupu Search Folders, u kojoj ćete zateći nekoliko stavki. Reč je o grupisanim pregledima po nekom posebnom kriterijumu; podrazumevane su stavke obeležene za praćenje, nepročitane poruke (koje ćete u glavnom oknu dodatno presložiti po nekom kriterijumu) i velike poruke iz kojih ćete, recimo, lako izbrisati velike priloga i tako smanjiti gabarit skladišta. Desnim klikom na fasciklu te grupe, dobićete izbor za još desetak generičkih uslova odabira. Najbolje tek sledi: ako ste se zatekli u dijalogu za pretraživanje, gde postavljate neki vrlo složen kriterijum koji će vam zatrebati u budućnosti, ne morate ga čuvati kao posebnu datoteku upita (što i dalje možete činiti). Umesto toga, prosto pridružite kriterijum fasciklama za pretraživanje, pa ga koristite kao i sve druge strukture; kad god otvorite takvu fasciklu, pregled će biti ažuran! A ako često koristite složeni upit, prevucite ga među favorite: nema potrebe da se pomerate duboko do dna liste fascikli.

Snaga klade valja

Postupci u toku pripreme sadržaja za slanje, čin razmene poruka i postprocesiranje primljenog sadržaja u Outlooku 2003 su znatno unapređeni. Brojne su alatke i mehanizmi koji olakšavaju te postupke, rešavajući pritom i neka ozbiljna pitanja koja se nameću u današnjoj praksi. Krenimo od osnovnog: pošto moderna poslovna komunikacija zahteva primereno održavanje adresara, to je unapređen podsistem za održavanje informacija o kontaktima. Uočavamo simpatično novo polje na kartici za ažuriranje podataka o kontaktu: sada možete pridružiti i sliku svog korespondenta. Osim toga, broj aktivnosti koje možete izvesti polazeći od te matične informacije sada je mnogo veći. Dijalog adresara je proširen sa više informacija i izmenljive je veličine, u skladu sa trendom primene većih monitora. Mnoge sitnice su udobnije: recimo, ako održavate distribucione liste, nakon ubacivanja neke od njih u polje primaoca, možete dekomponovati listu na prosti spisak pojedinaca, pa lako jednokratno dodati ili oduzeti nekog od njih.

I dalje se podrazumeva podešavanje da Word bude editor vaših poruka. Ako je takva veza u prošlosti bila više teret nego pomoć, preispitajte to mišljenje: ne isključujte tu opciju na prečac. Ipak, računari su danas jači nego pre, Office je bolje moduliran i optimizovan, a radna površina Worda u svojstvu editora pojednostavljena do najprostijeg konteksta pisanja neke e-poruke. Bilo bi šteta da se odričete kvalitetnije provere spelovanja u toku pisanja ili naprednih alatki koje Word sadrži. Ne zaboravite da je ova kombinacija moguća čak i ako ste (uz zahvalnost mnogih) odlučili da koristite format prostog teksta umesto HTML ili rich text oblika.

Postupak slanja i prijema e-poruka, stavki kalendara, ažuriranih stanja zadataka i ostalih komponenti Outlooka je obavlja slično kao i pre, uz napomenu da je sada lakše koristiti samo pojedine naloge umesto svih i da pritom mnogo brže možete definisati da li da se preuzima cela poruka ili samo njeno zaglavlje. Nažalost, opet nismo dobili pristojnu traku za napredovanje prenosa, barem onakvu kakva postoji u Outlook Expressu; to se objašnjava nekim tehničkim razlozima koje niko živ ne može da razume. Ali, bar smo dobili malo preciznije informacije o toku razmene na statusnoj liniji programa.

Nova ikona Outlooka u traci za obaveštavanje (koju smo nekad dobijali samo izmenom jednog ključa u registratoru) nije samo znak da je program aktivan, nego ima i ulogu da vas obavesti o nekoj promeni stanja. Recimo, ukoliko u firmi imate stalnu vezu sa mail serverom, dobićete poruku o prekidu veze sa serverom ili o statusu automatske sinhronizacije. Ako puštate da program povremeno sam skida poštu, dobra vest za vas: raniji zvučni signal o prispeću poruke je zamenjen. Umesto da prekidate svoj posao u nekom drugom programu da biste videli o čemu je reč, sada će se u donjem desnom uglu ekrana pojaviti maleno okno sa imenom pošiljaoca, temom i prvih nekoliko reči sadržaja poruke: samo ćete skrenuti pogled da vidite o čemu je reč, pa prekinuti posao i odgovoriti samo ako je zaista važno.

Znate i sami koliku muku predstavljaju stotine neželjenih poruka, virusi u njima, kao i pretrpanost mnogih HTML formatiranih sadržaja. Outlook je i ranije mogao da blokira rizične tipove datoteka koje su prilozi uz poruke, a postojao je i izvesni sistem filtriranja neželjene pošte (Junk e-mail). Ovi podsistemi su unapređeni: na raspolaganju su vam naprednije opcije za definisanje šta je nepoželjno tako što ćete postaviti nivo osetljivosti, pravila i izuzetke za premeštanje primljene poruke u fasciklu Junk E-mail ili njeno trenutno brisanje. Da ne biste slučajno eliminisali poruku svog kolege, održavaćete i listu sigurnih pošiljalaca; slično tome, možete napraviti i listu podrazumevano blokiranih pošiljalaca. Kada primite neku "tešku" HTML stranicu, Outlook će podrazumevano blokirati sve slike i skriptove u pozadini, sprečavajući dugo preuzimanje, ali i aktiviranje zlonamernih skriptova; tek kad pogledate goli sadržaj, ako ste zainteresovani da ga vidite celog, daćete komandu za puno učitavanje stranice. Takođe, podrazumevano je blokiran kontakt sa udaljenim Web serverima, čime će biti sprečeno da vaš korisnički nalog bude uhvaćen od strane nekih spam database automata.

Konačno, pomenimo i unapređeni sistem pravila za tretiranje pristigle pošte (razvrstavanje, automatske radnje i slično). Rules Wizard je unapređen u podsistemu Rules and Alerts, što objedinjuje funkcije tretmana sa opcijama upozoravanja u novom, grafički unapređenom interfejsu. Najznačajnije su brojne nove postavke pravila i upozorenja koje se odnose na aktivnosti u SharePoint portalu; odatle možete uvesti već definisana upozorenja i aktivirati ih tako da funkcionišu za potrebe kontrole radnih prostora Office dokumenata. Osim što poruku možete premestiti po nekom pravilu (pri čemu možete dodati i nove definicije pravila), možete joj dodeliti neki atribut ili zastavicu, pridružiti zvučni ili vizuelni alarm, pa čak i uputiti poruku na svoj mobilni telefon, ako vaš server to podržava. Da biste postavili novo ili promenili staro pravilo, postoji nekoliko načina da pristupite dijalogu; da ne navodimo koji su: kada vam zatreba, pronaći ćete dijalog trenutno.

Rušenje mnogih predrasuda

O mnogim drugim funkcijama u Outlooku 2003, a pogotovo o veoma unapređenom kalendaru, govorićemo drugom prilikom. Naime, vratićemo se uskoro priči o Outlooku 2003 govoreći o jednom sasvim novom principu u kome ovaj program igra ključnu ulogu u korporativnom okruženju. Takođe, ostali smo vam dužni opis ne baš malog broja značajnih unapređenja koje ovaj program ima u funkciji front-end klijenta za Exchange Server. Da bismo zagolicali vašu radoznalost, samo ćemo nabrojati neke novosti: unapređeno keširanje javnih fascikli i ličnih fascikli koje počivaju na serveru; bolje performanse i optimizacija saobraćaja između klijenta i servera; slanje faksa preko Interneta; inteligentno povezivanje u odnosu na dostupnost mreže i pristup putem HTTP protokola; napredniji Kerberos protokol za autentifikaciju, i mnoge druge pojedinosti.

Iako smo napomenuli da Outlook nije samo program za kontrolu e-pošte, zadržali smo dominantni ton takvog pogleda na program, jer postoji racionalan razlog da skrenemo pažnju na njega onima koji uporno tvrde da im taj pristup ne odgovara. Ja već godinama radim od kuće i bez efikasnog sistema za kontrolu i razvrstavanje e-pošte bio bih izgubljen; odmah sam počeo da koristim mnoge novosti koje je Outlook 2003 doneo i više ne mogu bez njih. Može biti da ste ipak i dalje zainteresovani za mnoge trivijalne programe za tu svrhu. Neću vam reći da grešite, jer uvažavam tuđe mišljenje; ali, ako ste korisnik Microsoft Officea 2003, predlažem vam da na čas odbacite predrasude prema Outlooku i da mu date šansu barem na nedelju dana. A ako još niste nabavili sistem Microsoft Office 2003, možda će vam biti korisno saznanje da će kroz par meseci biti objavljena lokalizovana verzija paketa; Outlook je jedan od četiri prevedena programa. Čak i ako ste iskusan, privržen korisnik Outlooka, na novu verziju programa ćete gledati novim pogledom: izuzetna snaga je obuzdana lakoćom korišćenja i besprekornom fleksibilnošću koja vas neće ostaviti ravnodušnim.