Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

Microsoft Office Access 2003: Vizuelna unapređenja

Nivo:
NIVO 1 - Prilozi namenjeni svakom korisniku, pa i početniku. Među ovim prilozima se nalaze i oni "obavezni", tj. preporuke koje bi svako trebalo da prihvati u redovnom radu.

Piše: Branislav Mihaljev

Jedanaest godina nakon pojavljivanja programa Access, predstavljena je verzija 2003 uključena u Microsoft Office 2003 Professional. Programu su pridružene nove alatke na koje se dugo čekalo. Noviteta, doduše, nema mnogo, ali su neki od njih veoma korisni.

Access 1.0 se pojavio na tržištu 1992. i ubrzo bio zamenjen verzijom 1.1. Za cenu od svega 99 dolara doneo je novu filozofiju rada sa malim/kućnim bazama i stekao početnu popularnost među korisnicima tadašnjeg Windowsa, dovoljnu da se maja 1994. pojavi i uveliko izmenjena verzija 2. U 16-bitnom okruženju Access 2.0, sa kasnijom dopunom u obliku JET 2.5 enginea, postaje industrijski standard. U vreme DOS baza podataka verzija 2 je izgledala kao da dolazi iz budućnosti: hardverski zahtevi su, doduše bili veliki, ali je lakoća rada privukla mnoge korisnike.

Za prvu 32-bitnu verziju, Access 95 ili Access 7 (7 zbog usklađivanja verzije sa ostalim programima Officea) objavljenu novembra 1995, danas možemo reći da je najslabija od svih. Određeni problemi koji su je pratili zapravo nikada nisu ni rešeni. Sledi verzija 97 koja donosi veliko unapređenje; i pored nekoliko "bubica", Access 97 je bio stabilan program sa kvalitetnim razvojnim okruženjem, takav da ga mnogi koriste i danas. Access 2000 i Access XP su doneli brojne novitete, a najbitnije među njima je nova arhitektura baze, u kojoj je razrešeno zaključavanje slogova u ukupnoj dužini 4 KB – više korisnika je moglo konkurentno da menja sadržaj različitih polja jednog sloga. Dodati su i elementi namenjeni radu u lokalnoj mreži i putem Interneta.

Od verzije 2, Access je priključen paketu Microsoft Office 4.3 dodajući ovom paketu sufiks Professional. Ključan momenat nastaje kada korisniku zatreba baza podataka i shvati da Excel nije zadovoljavajuće rešenje, gledajući na ograničenje u broju slogova i skromnim mogućnostima upravljanja podacima. Tada je Access prirodan sledeći korak, čija početna lakoća rada uz brojne čarobnjake dovodi do upotrebljivih rezultata. Profesionalcima je ostavljena velika mogućnost kontrole, koristeći Access kao FrontEnd za baze koje mogu biti u različitim formatima, pa čak i različitim sistemima.

Access je pretrpeo najviše izmena u periodu između verzija 97 i 2000. Sledile su neminovne izmene korisničkog interfejsa i nešto dorada "ispod haube": uvedeni su ActiveX Data Objects (kasnije i multidimenzionalni ADO), Data Access Pages (DAP) i pridodata je podrška za XML jezik. Nova verzija ne donosi suštinski velike novine, ali su one ipak takve da zaslužuju posebnu pažnju. Period između izlaska verzija 2000 i 2003 iskorišćen je da se prethodna verzija proširi novim mogućnostima koje, pre svega, treba da skrate vreme razvoja aplikacije.

Instalacija i specifikacije

Instalacija predstavljena uz Office XP zadržana je i u novoj verziji. Ikona trake alata Accessa, zajedno sa ostalim programima paketa Office, konačno se smešta u zaseban folder menija Start pod nazivom Microsoft Office, umesto kao do sada u osnovni meni All Programs. Limiti baze postavljeni u verziji 2000 pokazali su se skoro dovoljnim (povećana je maksimalna veličina tabele), tako da se specifikacije praktično nisu ni menjale. Da se podsetimo: maksimalna dužina MDB datoteke (baza podataka) je 2 GB, izuzimajući prostor rezervisan za sistemske objekte. Bazi se mogu pridružiti tabele drugih baza, tako da je ovo ograničenje zanemarljivo. Najveći broj objekata baze iznosi 32.768, a modula 1.000. Maksimalna veličina tabele je 2 GB, uz najviše 255 polja sa 32 indeksa nad 10 polja. Uopšte, limiti su postavljeni tako da ih je teško dosegnuti, a da se zadovolji pretpostavljena brzina rada. U momentu kada migrirate podatke u ozbiljniji sistem baza podataka, najčešće u SQL Server, Access možete upotrebiti i kao FrontEnd deo za pristup i analizu podataka.

Po običaju, svaku novu verziju sam dočekao u razvojnom okruženju, nastavljajući rad tamo gde sam stao sa prethodnom i o stavljajući za kasnije da se pozabavim novitetima. Pokretanjem neke od datoteka nastalih u Accessu dočekaće vas pozdrav sa upozorenjem da "nesigurni" izrazi nisu blokirani sve dok ne instalirate Microsoft Jet 4.0 Service Pack 8, kojeg možete preuzeti sa stranice Windows Update. Uzgred, neki delovi Accessa neće biti funkcionalni dok ne aplicirate ovaj SP, dužine 2.8 MB. Pod izrazima (expressions) podrazumeva se svaka kombinacija logičkih ili matematičkih operatora, konstanti, funkcija ili naziva polja, kontrola i osobina čijim se preračunavanjem dobija jedna vrednost. Izraz može izvesti kalkulaciju, manipulisati karakterima ili testirati podatke. Pokazalo se da je sa pojavom prvih virusa u Accessu, koji se sastoje od izraza, trebalo uvesti nivoe bezbednosti, gde program proverava i odlučuje da li je izraz bezbedan ili nije, sprečavajući potencijalno opasne delove programa da naude sistemu. Access koristi Microsoft Authentication tehnologiju na nivou Office paketa, omogućavajući vam da vaše makroe digitalno potpišete.

Windows Update, kojeg možete direktno pokrenuti iz okna za upozorenje klikom na hiperlink, skeniraće instalirani operativni sistem i ponuditi, između ostalog, i druge zakrpe i poboljšanja koje možete aplicirati nad vašim operativnim sistemom i Officeom. U slučaju pucanja telefonske veze, modemski dugotrajan proces skeniranja krenuće ispočetka, a utom gore ako vam je loša linija, pa se veza prekine u toku samog apliciranja servisne ispravke – proces takođe kreće ispočetka. Microsoft Jet 4.0 SP 8 možete preuzeti i sa Download sekcije sajta www.microsoft.com, pa naknadno instalirati. Nivoe sigurnosti zatim možete po želji menjati u meniju Tools / Macro, birajući stavku podmenija Security.

Izgled interfejsa je u skladu sa ostalim programima iz sistema Microsoft Office. Ikone su sada izvedene u 256 boja (ranije 16), a boje interfejsa prate izgled teme vašeg Windowsa. Na boje interfejsa i ikona se ipak ne može uticati, dakle mora da vam se sviđa, hteli to ili ne.

Pažnju odmah privlači izmenjeni Task Pane. Osim dopadljivijeg izgleda, ovde ćete započeti svoj rad, pretraživati datoteke ili biblioteku pomoći. U istom oknu ćete videti sadržaj clipboarda ili dobiti pomoć u vezi sa aktivnim predloškom. Zapravo, Task Pane donosi dve suštinske novine: prikaz rezultata pretrage biblioteke pomoći (help) i interaktivni pristup Microsoftovim Web stranicama, gde ćete pročitati informacije o novom Accessu ili proći interaktivni kurs korišćenja. Veoma korisna novina je upravo način na koji se pretražuje Help datoteka; ukoliko ne nađete zadovoljavajući rezultat na vašem disku, pomoć možete transparentno dobiti sa Interneta.

U fazi planiranja

Nakon kreiranja nove baze, Database Window ispisuje obeležje Access 2000 file format. Novi format baze, prezentovan u verziji 2000, pokazao se kao veoma pouzdan, a cilj tvoraca programa je da se očuva vertikalna kompatibilnost sa bazama prethodne dve generacije, gde bi se prelazak u novo okruženje obavio potpuno neprimetno. Microsoft Access 2003 može učitati baze Accessa 2000 i XP u režimu pregleda i izmena dizajna, ali će bazu iz verzije 97 morati da konvertuje u jedan od novijih formata. Konverzije u stariji format su podržane do verzije 97.

Testirajući razvojnu verziju jedne od baza, primetili smo da se modul za povezivanje tabela drugih baza (Linked Table Manager) ponaša čudno: u FrontEnd delu baze nije prepoznao nazive povezanih tabela BackEnd dela i tako je praktično onemogućio izmenu izvora podataka ili povezivanje sa podacima ukoliko je bazi sa podacima promenjena lokacija ili naziv.

Planiranje strukture baze podataka je početni i ujedno najvažniji korak, a svaki previd će kasnije odneti previše vremena na ispravke. Nova alatka za kontrolu veza među objektima omogućava ispravljanje određenih naziva objekata baze, tako da se novi nazivi prosleđuju zavisnim objektima. Da bi alatka radila, treba uključiti opcije Track name AutoCorrect info i Perform AutoCorrect. Mnogi korisnici ove dve opcije drže od ranije isključenim: bez bojazni, neprijatni bag koji se ispoljavao u vraćanju izveštaja na osnovne veličine margina je otklonjen. Ako vas zanima šta ste sve promenili u nazivima objekata baze, uključite i opciju Log name AutoCorrect changes – Access će kreirati tabelu Name AutoCorrect Log u kojoj su dokumentovane izmene.

Testirajući Access iz paketa Microsoft Office 2003 Beta 2 primetili smo da se mogu menjati samo određeni nazivi objekata, npr. mogao se izmeniti naziv polja tabele, ali ne i naziv tabele. Očigledno je da je ova alatka doživela velike promene u međuvremenu, pa sada možete izmeniti bilo koji naziv, a izmene će biti reflektovane na gotovo sve zavisne objekte. Za probu smo izmenjali sve nazive tabela baze primera Northwind, a u nekim od njih nasumice i nazive polja tabele. Access je sproveo izmene nad svim objektima baze (uključujući i relacije), osim na Join odnosno Union upitima koji su definisani SQL strukturom. Ispis objekata zavisnika i prethodnika dobićete u oknu Task Pane, kada u meniju View odaberete Object Dependencies. Pod stavkom nepodržanih objekata (Unsupported Objects) pronašli smo dva Join i Union upita baze Northwind koji zahtevaju manuelnu intervenciju.

Izmene nad nazivima formulara ili izveštaja moraćete ručno da prenesete u VBA program. Komandom Replace lako ćete proći kroz čitav VBA i izmeniti nazive tako da reflektuju promene, ali je ovo pomalo zamorno naročito kad izmene ne sprovedete odmah, već se one nagomilaju. Prostora za unapređenje ima – verovatno će u nekoj narednoj verziji alatka biti dopunjena, ali ipak stavljamo primedbu na potrebno vreme implementacije, jer name AutoCorrect postoji već u nekoliko prethodnih verzija programa. Programeri baze podataka će se svakako vrlo brzo navići na ovu novu alatku – konačno sam i ja neke svoje starije projekte sredio "na brzinu" jer se nikada "nije imalo vremena" za dosadne ispravke.

Ispravke na formularima

U toku razvoja aplikacije, neminovno će se pojaviti gomila očiglednih grešaka koje se uočavaju tek u fazi kontrole izveštaja ili formulara. Nova alatka za proveru grešaka u formularima i izveštajima skraćuje vreme potrebno za kontrolu. Access će vas upozoriti na greške tipa dve kontrole sa istom prečicom sa tastature ili o izveštaju čija veličina prelazi margine papira na kome štampate. Greška je obeležena uzvičnikom sa obojenim trouglom u gornjem levom uglu, a klikom na njega dobićete kontekstni meni sa ponuđenim rešenjima. U određenim situacijama greška će biti razrešena sa dva klika – otvaranjem ovog menija i izborom jednog od predloga.

Backup baze je sada moguće napraviti iz samog programa. Razvojna baza će biti prvo očišćena, a zatim će kopiji biti pridružen datum kreiranja u nazivu datoteke. Vraćanje kopije u razvojni oblik je jednostavno: preimenujte bazu tako da iz njenog naziva otklonite datum ili jednostavno nastavite rad nad kopijom. Pravljenje kopije nad kopijom će iznova pridružiti datum nazivu baze i tako u nedogled do ograničenja sistema datoteka, te se ipak (naročito početnicima) preporučuje jedan sloj kopija kako se ne bi desila poznata situacija iz drugog programa, da se aktuelna datoteka krije pod imenom BackupOfBackupOf...

Smart Tags su prošireni i moguće ih je pridružiti bilo kom polju tabele, upita, formulara, izveštaja ili Data Access stranice. Ovo uvodi novu dimenziju organizacije podataka: uz naziv dobavljača na primer, možete pridružiti e-mail adresu ili adresu Web strane kojoj ćete pristupiti otvaranju skraćenog menija nad nazivom potrošača. Uz Access 2003 instaliraju se dve pametne oznake koje služe kao primer korišćenja, a dodatne možete takođe preuzeti sa Weba. Pametne oznake može kreirati i treće lice, odnosno programer prema vašim potrebama, tako da na primer, postavljajući kursor nad nazivom artikla možete videti trenutne zalihe.

Upiti su ostali gotovo netaknuti, uz dve "kozmetičke" izmene. Svaki upit se može prezentovati SQL strukturom komandi u pogledu izmene dizajna, do sada samo fontom Tahoma veličine osam. Sada je omogućeno da se izmeni oblik fonta i veličina slova kojim se ispisuje SQL struktura upita, izmenom opcija kartice Tables / Queries. Primećujemo malu nedoslednost: u režimu izmene dizajna tabela nije bilo moguće uticati na font i na veličinu slova – na velikim rezolucijama slova su i dalje sitna. Osim toga, pritiskom tastera F1 nad SQL komandom upita, kao parametar ekranu pomoći se prosleđuje naziv komande, tako da se odmah prikazuje opis sa primerima upotrebe.

Učinite program boljim

Internet stranica Microsoft Office Online sada je bolje integrisana u čitav Office, uključujući i Access, čineći da dobijete pomoć, ideje ili razrešenja problema u samom procesu projektovanja baze podataka. Ovu Internet stranicu možete posetiti upotrebom Web browsera ili izborom jednog od hiperlinkova koji se pojavljuju u oknu zadataka, odnosno u menijima, u zavisnosti od toga šta trenutno radite. Pristupom programu Customer Experience Improvement dozvolićete Microsoftu dozvoljavate da sakupi informacije o vašoj hardverskoj konfiguraciji i načinima na koji koristite neki od programa i servisa. Greške nastale u samom programu ili u interakciji sa ostalim programima instaliranim na vašem računaru je sada lakše prijaviti, a stiče se utisak i da ima manje grešaka. Konačno, Microsoftu možete poslati svoje mišljenje, primedbu ili predlog koji će biti eventualno uvršteni u listu želja za sledeću verziju.

Microsoft Access 2003, osim novog izgleda trake alata, ne donosi velike novine – tu je pre svega skup novih alatki koje podižu produktivnost u radu, uključujući proširenu podršku za XML. Nova baza će inicijalno biti kreirana u formatu Accessa 2000, a ostavljena je mogućnost da je konvertujete u format 97 ili 2002/ 2003. Okno zadataka je prošireno novim mogućnostima, a može se videti i horizontalno ako za unos koristite Tablet PC.

Glavne karakteristike programa su i dalje na snazi: početnici će se brzo snaći u Accessu, kreirajući upotrebljivu bazu koristeći neke od brojnih čarobnjaka, dok će se profesionalci brzo navići na unapređenja i povećati brzinu rada...