Autorski članci
uređuju Dragan Grbić i Branislav Mihaljev, MVP

SharePoint Portal Server 2.0: Saradnja po svaku cenu

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Piše: Dragan Grbić

Kada porodica postane sistem, a nešto što je do juče bilo alternativa postane osnov organizacije, onda se tu dešava nešto veoma ozbiljno. Novi Microsoft Office 2003 donosi poruku da je svakoj šali odavno došao kraj.

Ako ste aktivno pratili informacije o razvoju softvera u poslednje dve-tri godine, verovatno vam neće biti teško da pretpostavite šta se novo može videti u nastupajućoj verziji Microsoft Officea. Ali, i pored najtačnijih predviđanja, kod većine "ovisnika" o najjačem klijentskom poslovnom paketu današnjice javlja se uobičajeno nestrpljenje, koje je pomalo uporedivo sa ponašanjem deteta koje zna da će uskoro dobiti novu igračku. Nakon nekoliko meseci igranja sa prvom, "zatvorenom" Beta verzijom Officea 11, moram priznati da sam uhvatio samog sebe u sličnom iščekivanju. Izvesno detinjasto zadovoljstvo igranja novim osnovnim mogućnostima nije izostalo; međutim, sada mi je jasno da je takav pogled na Office 2003 bio daleko od valjanog. Šesta glavna verzija paketa kojim se bavim već devet godina donosi jasnu poruku da je doba adolescencije poslovnih informacionih sistema definitivno stvar prošlosti. Nije više bitno kako radi pojedini program, nego koliko je on valjan na planu združenog delovanja u jednoj većoj celini. Suština informacionih sistema se ogleda u "totalnoj kontroli situacije", pa ma kakva okolina bila; Microsoft Office je usmeren u tom pravcu još pre nekoliko godina.

U poslednje dve godine bilo je dosta reči o mnogim novim konceptima i tehnologijama; redovni čitaoci PC-ja nisu bili pošteđeni takvih sadržaja. Ako vam se sve to i činilo kao "neka udaljena priča koja vas se ne dotiče", to više ne možete da tvrdite. Prava je prilika da se uključimo u tokove integralne informatike, mada već mnogo kasnimo. Ovaj put dolazimo u priliku da vidimo neke zdrave pomake koji mogu bitno da unaprede redovno poslovanje. Office 2003 sadrži nove mogućnosti koje će biti teško ignorisati, a njihovo celishodno prihvatanje će nas uvesti u tu "novu priču" koja, zapravo, i nije daleko od nas.

Kako raditi zajedno

U prošlom broju smo tek letimice zavirili u svaki od pet glavnih programa Officea 2003, zadržavajući se na pogledu na njihove pojedinačne mogućnosti i opisujući neke "male" novosti koje donose. Ako se sećate, na kraju tog prikaza ste pročitali da o najvažnijim stvarima uopšte nije bilo reči. Ovaj put, pokušaću da obrazložim taj stav, unapred znajući da skromni novinski članak poput ovoga ne može da prenese čak ni potpuni utisak o viđenom. Ali, neka bude: barem ćemo se malo osvrnuti na činjenicu da više ne morate da se prilagođavate tehnologiji da bi ona optimalno radila za vas.

Produktivnost kao osnovna ekonomska kategorija najbolje se dostiže ako se izbegne "nelagodnost moranja" onog ko radi i zameni se zadovoljstvom lakoće primene. Ta veština je davno apsolvirana u Microsoftu, a podržana je i značajnim istraživanjima na polju navika korisnika računara u poslovnom okruženju. U ranijim verzijama Officea, ergonomija tradicionalne radne stanice je osvojena praktično do kraja. Prostor za osvajanje novih dometa u produktivnosti je nađen u unapređenju grupnog rada korisnika. Na tom polju postoje značajna iskustva u praksi, ali se nudi i mnogo šansi za napredak. Office 2003 obezbeđuje nove mogućnosti grupnog rada, a one su zasnovane na standardnoj tehnologiji komunikacije, novom dizajnu radne površine i usavršenim servisima u pozadini. U toj zanimljivoj sprezi, angažovani su koncepti koji se više ne mogu nazvati novim, ali u izvesno novom ruhu koje sprečava nelagodnost od novog i nejasnog.

Izazovi sa kojima se Microsoft suočio u razvoju nove klijentske platforme više su organizacione nego tehnološke prirode. Uočeni su brojni nedostaci čak i u poslovnim okruženjima koja dugo počivaju na računarskoj obradi: nastao je problem u eksploataciji informacija. Ne nalaze se sve korisne informacije u bazama podataka, pa da ih uspešno koristimo metodama data mininga, niti se potraga za vezama između događaja može zasnovati na indeksiranim pretraživanjima po dokumentaciji, ma kako ona bila efikasna. Uočen je sindrom "ostrva podataka" koja se teško dovode u vezu jednih sa drugima, čak i iz banalnih razloga, kao što je to format datoteke ili različite lokacije dokumenata u mreži. Potreban je način da se priprema, obrada i eksploatacija svih informacija dobro poklopi sa uobičajenom organizacijom poslovanja, a da sve to stalno funkcioniše na nivou celog preduzeća. Integracija informacija bi trebalo da potpuno odgovara prirodnim tokovima poslovanja i samo tada se može govoriti o uvećanoj produktivnosti.

Na tim premisama, zasnovani su alati za kolaboraciju u Microsoft Officeu 2003. Prostor u kome ovaj paket dobija novo značenje je SharePoint Portal Server 2.0, koji se razvija paralelno sa Officeom i trenutno je takođe u Beta 2 fazi. Jezgro ovog aplikativnog infrastrukturnog servera, koji će optimalno raditi na novoj generaciji Windows 2003 servera, čini "mašina" po imenu Windows SharePoint Services. Tihu, ali efikasnu pozadinu ovog sistema čini SQL Server, koji već tradicionalno podržava sve aplikativne servise; ovde je dovoljan namenski oblik data enginea koji dolazi uz instalaciju, pa se nećete morati izlagati posebnom trošku. Čin instalacije je bio vrlo jednostavan: bilo mi je potrebno manje od dva sata da instaliram kompletan Windows Server 2003 i SharePoint Portal Server 2.0 na jeftini računar čije karakteristike su dovoljne za ove potrebe (PIII, 800 MHz, 512 MB RAM). Pritom namerno nisam pročitao doslovno nijedno uputstvo za instalaciju, a posao je bio završen bez greške; za razliku od mnogih drugih aplikativnih servera, SharePoint Portal Server se (opet) pokazao kao vrlo jednostavan za implementaciju. Uzgred, sav potreban softverski materijal sam pronašao u fascikli sa 15 CD-ova na kojoj piše Microsoft Office System Beta 2 Kit 2003, a koja se našla na mom stolu ljubaznošću beogradske kancelarije Microsofta, mada više od dva i po meseca nakon svetske premijere ove prve javne Beta verzije novog Officea.

Podela uloga

Bio bi red da malo razjasnimo činioce koji predstavljaju osu sisterma Office. Deo te velike slike čini skup po imenu SharePoint Products and Technologies, koji je razvijen kao namenska platforma za razvoj i proširenje aplikativnog softvera na polju kolaboracije. Tu tehnologiju odlikuju fleksibilnost i visoke performanse u razvoju i primeni upravljačkih alata na planu podrške poslovnim procesima. Windows SharePoint Services je funkcionalno jezgro koje obezbeđuje rad servisnih aplikacija namenjenih timskom radu i eksploataciji informacija. Te aplikacije rade u Web okruženju koje je prirodni produžetak klijentove radne okoline, a u kome Office dokumenti čine osnovni sadržaj.

SharePoint Portal Server koristi Windows SharePoint Services kao pogon za sajtove u intranetu koji se organizuju kao fleksibilni portali u cilju povezivanja korisnike i informacije. Polazna ideja u toj interakciji je prosta: korisnik publikuje svoj dokument u portal, a potom se ta informacija plasira u okruženju na fleksibilan način. Naime, od časa kada dokument dospe u portal, on nije prepušten slučajnom otkrivanju, niti postoji potreba za posebnim dogovaranjem sa ostalim korisnicima relevantne informacije. Umesto toga, obezbeđeni su razni principi direktne uočljivosti i dostupnosti informacije. Svaki korisnik portala ima mogućnost da podesi vidljivost poželjnih sadržaja na svojoj stranici u pregledaču, birajući Web Part elemente koji mu odgovaraju. Ukoliko očekuju izmenu neke informacije, mogu da definišu "alarm" u vidu prijema e-mail poruke kada se desi izmena. Pride, autor dokumenta može da okupi druge kolege u tim, formirajući rezervisani prostor za dokument i time će definisati resurs za aktivnu saradnju.

Svim ovim postupcima, uspostavlja se zanimljiva ravnoteža između ponude i potražnje za informacijom, a ti procesi se odvijaju spontano, kroz redovan rad. Vrlo jednostavnim zahvatom, odgovorno lice u nekom odeljenju može i "nametnuti" vidljivost neke vitalne informacije, promovišući je u "obavezni" deo matične stranice portala. Funkcionalnost portala obezbeđuje laku agregaciju informacija, očuvanje organizovanog rada, a nadasve laku dostupnost i stalnu povezanost radnika. Međutim, ono najzanimljivije tek sledi: većinu ključnih operacija radite u programima paketa Office 2003, tek povremeno prelazeći u Internet Explorer.

Do portala u tri klika

Kada napravite dokument u Wordu, Excelu ili drugom Office programu, možete ga snimiti na portal. U zavisnosti od topologije portala i dodele prava u njemu, u sekciji My Network Places dijaloga Save As pronaći ćete primerenu lokaciju za to (obično počev od http://portal/). Za prvi korak, to je sve: dokument će osvanuti u spisku na predviđenom mestu, biće označen kao vaš i njegova dalja eksploatacija sledi sa tog mesta. Odatle počinju da se šire mogućnosti: vi ili vaš kolega koji ima pravo pristupa dokumentu može da ga otvori direktno sa stranice portala. Vaš rukovodilac može da definiše neku od opcija funkcije My Alert, kako bi bio obavešten o promenama. Moderator će dodeliti potrebne atribute kategorije dokumenta u portalu, a saradnik može da odjavi dokument (Check Out) kako bi se znalo da je trenutno u njegovoj nadležnosti obrade.

Kada otvorite dokument iz portala, odmah će se pojaviti i okno zadataka po imenu Shared Workspace. U tom području se nalazi više kartica u kojima se nalaze razne "vruće" informacije: najvažnije se status korišćenja dokumenta, atribute dokumenta i spisak članova ekipe u delu portala u kome se dokument nalazi. Pored tih informacija, zateći ćete i ostale izvode sa portala: aktuelne zadatke, spisak dokumenata u grupi u kome možete izvesti iste operacije kao u browseru, kao i spisak hiperlinkova koji se odnose na poslove koje radite.

Na zahtev korisnika, SharePoint obezbeđuje virtuelni prostor po imenu Document Workspace, koji se ponaša kao forum za koordinaciju grupnog rada. Omogućena je kontrola verzija dokumenta, automatsko ažuriranje lokalne verzije na disku korisnika, kao i saradnja u realnom vremenu. Osigurana je i direktna komunikacija između članova grupe u ovom ambijentu: osim što primate alarme u vidu e-pošte, možete voditi diskusiju u dokumentu, ali i van njega na stranici portala. Za to ćete koristiti funkciju Discuss u Internet Exploreru. Pridodata je i mogućnost direktne razmene poruka (instant messaging) iz dokumenta, u deljenom prostoru ili u Outlooku.

Nalik radnom prostoru za dokument, postoji i Meeting Workspace, koji je organizovan kao deo portala u kome se okupljaju sve logističke informacije, dokumenti i elementi komunikacije za potrebe virtuelnog ili pravog sastanka. Ova lokacija se lako uspostavlja i održava kroz interfejs Outlooka; recimo, kada definišete New Meeting Request, dovoljno je da kliknete na taster Meeting Services i informacija će se naći u portalu; svi članovi grupe će odatle preuzeti zahtev za sastanak i nastaviti sa uobičajenim aktivnostima u istom virtuelnom prostoru.

Podržani su deljeni kontakti i deljeni kalendari na noviji, jednostavan način. Poenta unapređenja je u tome što u takvom okruženju nije potrebno tragati za povezanim informacijama, nego se one nalaze na jednom mestu, bez obzira na oblik; okruženju se može pristupiti na više načina, a svaki vid razmene informacija se obavlja praktično bez ikakvih posebnih zahvata.

Fleksibilni pristup

Dokumenti i informacije preuzete sa portala se keširaju na računaru klijenta; tako mogu biti na raspolaganju van mreže, recimo ako imate prenosni računar i stalno ste u pokretu. Office prati stanje takvih dokumenata, pa kada se vratite u firmu i priključite se na mrežu, možete ih ažurirati u portalu.

Postoji još jedna zanimljiva pojedinost na interfejsu portala: ako iz bilo kog razloga želite da preuzmete lokalnu kopiju podataka iz portala, to možete izvesti prenošenjem i naknadnom obradom u Excelu. Svi opsezi podataka koji se mogu prikazati kao spiskovi (a takva je većina njih) biće u jednom potezu preneti u vaš Excel zahvaljujući Web komponenti koja "čuči u prikrajku". I ne samo to: razni podaci koji su formirani kao Excelove liste mogu se na isti način preneti i promovisati kao aktivni podaci u portalu. Za Access važi slično, jer tabele možete izvesti u portal, a takođe iskoristiti te spoljne sadržaje kao povezane tabele u svojim Access aplikacijama. Iza ovih mogućnosti, naravno, krije se veoma unapređena podrška XML konceptu, zahvaljujući kome funkcioniše i kompletan interfejs SharePoint sajtova. Recimo, jedna od bitnih posledica primene XML šema je upravljanje metapodacima; u prevodu na lakši jezik, u mogućnosti ste da upravljate atributima i pravilima svih direktnih unosa informacija na stranicama, čime ćete fino prilagoditi ponašanje okruženja svojim potrebama.

Ne zaboravite ni to da Office 2003 može da posluži kao nepresušni izvor Web Partova. Na taj način možete proširiti svoju ličnu ili korporativnu biblioteku komponenti od kojih ćete izgraditi stranice portala. Sjajna novost u novoj verziji SharePoint Servera je mogućnost koegzistencije i lakog izbora između ličnog i zajedničkog uređenja matičnih stranica, što znači da popunom Web Partova iz svojih dokumenata možete napraviti kompaktni pogled na svoje svakodnevne aktivnosti. SharePoint može da se osloni na aktivne direktorijume; pa pošto je to prirodan način za globalnu autentifikaciju u domenu, onda sve možete raditi uz samo jedan postupak prijavljivanja u domen. Recimo, ako je u okruženju prisutan i Exchange Server, možete pridodati i područje za pregled svih dolazećih informacija (pošta, notifikacije, konferencije, itd). Ukratko, kada su Office programi i browser na vašem računaru podržani SharePoint pozadinom, dobićete visoko organizovano i lako upotrebljivo radno okruženje u kome vladaju red i dobra organizacija. Postići ćete optimalnu komunikaciju sa saradnicima gde god da se nalazite (što, naravno, zavisi od komunikacione infrastrukture) i veću produktivnost u radu bez potrebe da menjate nešto u načinu svakodnevnog poslovanja.

Najzad, samo pomenimo i to da je administracija SharePoint Servera izuzetno jednostavna. Ključna osoba koja održava portal je, zapravo, više potrebna kao moderator nego kao administrator, jer se zadužuje za optimalnu organizaciju strukture sadržaja i za kontrolu njegovog pojavnog oblika. Kako portal raste, tako se mogu delegirati nadležnosti i prava u njegovim granama. Sa stanovišta organizacije radnji nad nekom grupom informacija, optimalno je da detaljima upravlja direktni korisnik. Svim nadležnostima i pravima se upravlja u Web interfejsu, zahvaljujući činjenici da aplikaciju čine inteligentni Web Partovi i ASP.NET komponente koje se ponašaju kao servisi. Ako se neka podešavanja i ne mogu izvesti na licu mesta, tu je FrontPage kao prirodni klijent za održavanje stranica, a koji mogu da koriste i osobe neuke u programiranju.

Podrška aktivnih direktorijuma olakšava postupak distribucije prava korisnika u portalu. SharePoint Server je svestan korisničkih profila; ako deo sadržaja na portalu upotrebite kao skladište svojih informacija, time ćete olakšati sebi posao u slučaju da često menjate računare u firmi. Kao korisnik portala, automatski vam se dodeljuje i grana sajta koja je pod vašom kontrolom, pa deo materijala možete preneti tamo. Kroz aktivne direktorijume možete kreirati i distribucione liste ili "publiku" koja će pogledati neki sadržaj.

Gde je tome kraj

Dakle, jasno je: više ne možete govoriti o Office rešenjima, a da pritom ne pomenete i organizovani grupni rad. Ako ste poslovni korisnik, a posmatrate paket Microsoft Office 2003 tek kao gomilu sjajnih alatki za razne namene, ne samo da grešite: vi gubite vreme. Ako vam je do malo pisanja i nešto računa, za vas postoji čitava paleta besplatnih programa koji to omogućuju. Mada, ni danas mi nije jasno zašto mnogi ne koriste program Write za pisanje, jer pouzdano znam da ono što koriste u Wordu (kao jedinom programu koji koriste, iako su pri krađi paketa instalirali sve programe) mogu da naprave i u tom programu. Uostalom, Write nema one komande na toolbaru za koje jedna znamenita edukativna ustanova tvrdi da ruši sistem... No, šalu na stranu: na vama je da preispitate izgled i rad svog poslovnog informacionog sistema. Ako to učinite, pokušajte sami sebi da odgovorite, ili barem da se retorički zapitate kako želite da taj sistem funkcioniše kroz godinu, dve ili pet. Da li i dalje mislite da računari u vašoj firmi treba da predstavljaju skladišta mrtvih podataka? Ili biste možda više voleli da imate hipermarket informacija?

Microsoft Office System 2003 je čvrsto koncipiran, a do te mere segmentiran da možete izvesti doslovno bilo kakvo praktično rešenje za kratko vreme. Nedavno objavljena porodica servera klase Windows 2003 je upravo testirana baš u ovakvim studijskim slučajevima i pritom se pokazala odlično. Kroz nekoliko meseci, dobićemo i finalnu verziju Officea 2003 i SharePointa 2.0; u kombinaciji sa aplikativnim serverskim rešenjima koja već postoje ili takođe dolaze u novom ruhu, biće to potencijal ogromnih razmera. Došlo je vreme da se nudi ozbiljan i jak softver koji se podrazumevano potpuno prilagođava vašoj organizaciji poslovanja. To takođe znači i da će taj softver iskazati sve mane lošeg poslovanja. Ali, to već nije informatički problem, niti loša ocena kvaliteta softvera: neka se time bave eksperti za organizaciju poslovanja i psiholozi.

Kada bih pravio novi poslovni informacioni sistem, ne bih bio u dilemi šta da uradim. Bio bi to sistem zasnovan na Office rešenjima koje SharePoint drži na okupu u intranetu, uz organizaciju poslovanja zasnovanu na ERP procesima, a ne na kontnom planu; sve ostale komponente sistema bih upravio ka portalu. Ne osporavam mišljenja koja ponekad čujem od nekih kolega, po kojima nema smisla svakih pet godina menjati koncept informacionih sistema. Na stranu to što poslovna informatika doista zastareva za pet godina; meni je, zapravo, žao kada vidim svoje kolege kako se muče da naprave nešto što na kraju ne može da bude ni kulisa gotovim rešenjima o kojima je ovaj put bilo reči. Još mi je više žao što malo cene svoj rad, pa time i sami sebe, tobože štedeći neku banalnu svotu novca i mučeći se da stvore kvalitet koji ne opravdava ni taj obezvređeni trud. Za to vreme, mala rešenja kojima su se dotični smejali postala su velika i moćna. Priklonite se sigurnim rešenjima koja brzo ispoljavaju dobar rezultat: nećete zažaliti.