Microsoft Office Access
uređuje Branislav Mihaljev, MVP

Rad sa tekstualnim datotekama

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Prilika da klijent od vas zahteva uvoz iz datoteke formate TXT ili izvoz u datoteku tekst formata nije retka, naročito ako se klijent nalazi u zapadnoj Evropi ili, češće, u SAD. Razmena podataka različitih baza podataka (često veoma različitog formata) zahteva formiranje datoteke koja će biti kompatibilna sa različitim bazama podataka, pa čak i različitim operativnim sistemima. I ne samo to: često se zahteva da se takav format može učitati u program za tabelarne proračune kako bi korisnik brzo mogao da izdvoji podatke, formatira ih po želji i sam dođe do grafičkog prikaza podataka uz malo poznavanja rada u Excelu ili nekom sličnom programu.

Tekstualni format CSV (skraćeno od Comma Separated Values ili Zapetom razdvojene vrednosti) nametnuo se kao rešenje, jer su podaci vidljivi u bilo kom programu, čak i ako ih učitate u Notepad. Drugim rečima, ne postoji specifičan program koji morate kupiti da biste mogli da učitate i pregledate podatke datoteke CSV formata. CSV je, u stvari, najčešće zastupljen format datoteke baze podataka namenjen razmeni podataka u kome su podaci razdvojeni određenim znakom. Ono što CSV izdvaja od drugih formata (kao što je prosti TXT) je takozvani dvostruki navodnik kojim se izdvajaju znakovi posebne namene. Npr. ako zapeta u vašem operativnom sistemu predstavlja znak za razdvajanje kolona (podataka), zapeta unutar polja će zbuniti program i navesti ga da "misli" da se vrednost polja završava na zapeti. Dupli navodnici se koriste i za ograđivanje znakova navodnika i znakova za novu liniju.

CSV datoteku ćete retko formirati manuelnim radom. Obično se ona generiše u programu koji vaš saradnik koristi, a želi da sa vama podeli podatke, pri čemu vi i vaš saradnik koristite programe različitih namena. Primera ima mnogo, a uzmimo samo jednu realnu situaciju. Vaš dobavljač robe iz inostranstva vodi svoje poslovanje na Macintosh sistemu u nekom programu koji je naručen za specifične potrebe i koji ima jedinstven sistem datoteka za čuvanje podataka. Prilikom isporuke robe dobićete odštampan spisak artikala, ali i datoteku sa opisom artikala i cenama u CSV formatu. Vaš izbor je mali: da spisak artikala i cene ručno ukucate u vašu bazu ili da dodate modul za uvoz CSV datoteke prilagođen rasporedu polja i ovaj postupak obavite gotovo trenutno.

Do sada priča o razmeni podataka upotrebom CSV formata izgleda idilično, ali se problemi javljaju i pre nego što biste pomislili. Naime, CSV format zavisi od regionalnih postavki računara na kome je datoteka načinjena.

Na kontrolnoj tabli odaberite ikonu za regionaln podešavanja, a zatim kliknite na dugme za dodatna podešavanja. Postavke koje vidite na ovoj kartici se koristi u procesu formiranja CSV datoteke. Pokušajte da menjate regionalne postavke sa Srbije na USA ili čak na bliže susede - Hungary (Mađarska). Primetićete da se specijalni znakovi često veoma razlikuju. Čak i kad sa nekim iz Srbije razmenjujete podatke upotrebom CSV formata, nećete biti sigurni da se regionalne postavke Windows operativnog sistema slažu između vas i onog koji je načinio CSV datoteku. Naime, čest slučaj u praksi je da saradnik od koga ste dobili CSV datoteku koristi Windows koji je na američki region, dok je vaš Windows podešen za srpski region. Razlike postavki između ova dva regiona su velike, nema slaganja ni u jednom posebnom znaku (decimalna zapeta, znak za razdvajanje polja, način ispisa negativnih brojeva...), čak je i format datuma različit. Naime, datum 02/03/2008 se na operativnom sistemu sa američkim postavkama čita kao "treći februar", dok se na operativnom sistemu sa srpskim postavkama čitao kao "drugi mart". Greška u tumačenju je ozbiljna, čak mesec dana!

Komanda za uvoz i izvoz podataka tekstualnog formata u Accessu je TransferText i koristi se u sledećem obliku:

DoCmd.TransferText acExportDelim, _
  "Izvozna specifikacija", _
  "Naziv tabele", "C:\Naziv datoteke.csv"

Za uvoz podataka iz CSV datoteke, upotrebite klauzulu acImportDelim na mestu acExportDelim. Ostatak parametara je isti - naziv tabele i naziv CSV datoteke. Za demonstraciju problema sa kojim ćete se najčešće susresti, predlažemo da region vašeg operativnog sistema prebacite na USA, izvezete datoteku u CSV format (komandu možete otkucate u oknu Immediate u VBE okruženju), a zatim vratite region na srpski i uvezete rezultujuću datoteku u novu tabelu. Za demonstraciju različitih problema, otvorite punu vidljivost sledeće slike (klik na sličicu otvara novi prozor).

Izvoz u CSV i uvoz iz tog formata mogu da prouzdokuju probleme na platformama sa različito definisanim regionalnim podešavanjima

Na slici je obeležena tabela formirana na USA regionalnim postavkama (1) koju smo zatim izvezli u CSV datoteku (2). Regionalne postavke smo prebacili na srpski region i učitali CSV datoteku u Excel (3). CSV datoteku je Access dobro učitao - važi samo za ručni uvoz, ne i programirani (4). Nakon ove probe smo sadržaj početne tabele izvezli u novu CSV datoteku (5) pod srpskim regionalnim postavkama, prebacili region na USA i ponovo uvezli datoteku u Access tabelu (6). Greška prilikom razmene i uvoza podataka upotrebom CSV datoteke je očigledna!

Kada se pred vas postavlja zahteva za Access aplikacijom koja će ili uvoziti ili izvoziti podatke u CSV format datoteke, moraćete da obezbedite uvoznu, odnosno izvoznu specifikaciju tako da ona odgovara onome koji će koristiti podatke koje ste mu poslali. Obavezan korak je kreiranje uvozne specifikacije, ali je dobra praksa prilagoditi izvoznu specifikaciju ciljnom računaru kako biste saradniku olakšali rad. Na sledećoj slici prikazan je način kreiranja uvozne specifikacije.

Sačuvajte specifikaciju uvoza iz CSV formata koji odgovara strogo definisanom načinu, a koji ste utvrdili klasičnom probom

Do uvozne specifikacije ćete najlakše doći tako što ćete, pre nego što napišete komandu ili program za uvoz podataka, ručno uvesti podatke komandom menija File / Get External Data / Import, a zatim za tip datoteke odabrati tekstualni format. Tokom uvoza, u čarobnjaku pritisnite dugme za napredne opcije (Advanced) i tu podesite osobine uvozne specifikacije tako da odgovaraju CSV formatu datoteke, odnosno regionalnim podešavanjima računara koji je proizveo ovu datoteku. Zatim sačuvajte specifikaciju klikom na dugme Save As. Naziv uvozne specifikacije navedite u komandnoj liniji kao parametar naredbe TransferText.

Ovaj prilog možete komentarisati ako pristupite najavi priloga na blogu Praktikuma na Webu