Microsoft Office Access
uređuje Branislav Mihaljev, MVP

Mail Merge greška

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Mail Merge je proces kreiranja pisama, adresa, omotnica ili kataloga iz grupe informacija. Ukoliko postoji potreba da kreirate veoma veliki broj dokumenata ovakvom procedurom, kao npr. hiljade tipskih pisama ili adresa omotnica pisama, koristićete Access kao veoma pogodan, a naročito u situacijama kada imate velike baze podataka iz kojih možete izdvojiti određeni skup podataka. Međutim, koliko god da je dobar, sistem je isto toliko i nepredvidljiv: objedinjeni dokumenti kriju iznenađenja kao što su nedostajuće informacije ili pogrešni podaci. Savet je da isprobate ovu proceduru na nekoliko primera, a zatim da pogledate rezultate pre nego što ih odštampate ili pošaljete elektronskom poštom. U ovom slučaju zadržaćemo se na jednoj neprijatnosti koje se može ispoljiti ukoliko iz Accessa kreirate Mail Merge dokumente.

Kada iz Accessa 2002 pokušate da prenesete podatke iz baze podataka u Word, a pri tome kao izvor podataka koristite upit sa parametrom, Access će prijaviti sledeću grešku: Word was unable to open the data source. Da biste reprodukovali grešku, otvorite bazu primera Northwind. Obeležite upit Invoice filter (koji za parametar preuzima podatak OrderID iz forme Orders) i iz menija Tools / Office Links odaberite Merge It with Microsoft Word. U oknu čarobnjaka se opredelite za drugu opciju, da od skupa podataka Word kreira novi dokumenat. U narednom, Wordovom dijalogu, pritisnite dugme Options i uključite polje Views. Konačno, iz liste odaberite Invoices Filter. Access prijavljuje grešku da Word ne može da otvori izvor podataka.

Postoje dva rešenja od kojih je prvo u okviru Worda: pokrenite Mail Merge iz Worda, umesto iz Access okruženja! Možete koristiti naredni metod: kreirajte novi dokumenat ili otvorite postojeći i pređite na karticu opcija Generals. Uključite polje Confirm conversion at Open i pritisnite dugme OK. Pokrenite čarobnjak iz menija Tools / Letters And Mailing / Mail Merge Wizard. Na trećem koraku okna čarobnjaka odaberite Use an existing list i pređite na sledeći korak. Pronađite na disku bazu primera Northwind i potvrdite unos; obično se nalazi u folderu Samples instalacije sistema Microsoft Office. Zatim, u oknu Confirm Data Sources kliknite na MS Access Databases via DDE. U oknu Microsoft Access pređite na karticu upita, odaberite upit koji zahteva parametar (Invoices filter). Čarobnjak pokreće Accessovu bazu i zahteva unos parametra. Ukoliko ste se opredelili za upit sa parametrom i zadate kriterijum koji ne postoji, program će prijaviti očekivanu grešku da takav zapis ne postoji. Preostaje da se opredelite za dugme OK i dovršite rad čarobnjaka.

Drugi način je jednostavniji: izvezite upit sa parametrom u datoteku i nju zatim iskoristite kao izvor podataka u čarobnjaku Word Mail Merge. Pokrenite Access i obeležite upit sa parametrom. Odaberite stavku menija File / Export, pa u padajućoj listi Save as type odaberite Microsoft Word Merge. Zadajte naziv i pritisnite dugme Export. Accessov upit zahteva unos parametra i kreira datoteku koju ćete zatim iskoristiti u okviru čarobnjaka Word Mail Merge.

U okviru opisane procedure možete naići na još jednu neprijatnost: tokom rada čarobnjaka Mail Merge, ako pokušate da sortirate ili filtrirate listu primalaca, Word može prijaviti grešku da ne može ostvariti DDE konekciju sa Accessom kako bi dovršio zadatak. Nakon što pritisnete dugme OK, prvi zapis će se pojaviti dupliran. Da biste osvežili listu i oslobodili se dupliranih zapisa, pređite na peti korak čarobnjaka i pritisnite dugme za pregled liste primalaca. U listi se više ne nalaze duplirani zapisi.

Pazite da prethodno ne obeležite polje za potvrdu pored jednog od prva dva duplirana zapisa kako biste ga uklonili iz liste. Pošto oba zapisa imaju jedinstven identifikator, uklanjanjem bilo kojeg dupliranog zapisa, zapravo ćete ukloniti oba iz liste.

Prethodnu grešku možete dobiti kada čarobnjak zaista ne može da ostvari DDE (Dynamic Data Exchange) vezu. Da biste ovo prevazišli, proverite da li je uključena opcija Worda Confirm conversion at open kako smo prethodno opisali, a zatim pokušajte da koristite drugačiji metod otvaranja izvora podataka. Prvi način je da direktno umetnete bazu podataka u dokumenat. Uključite traku alatki Database i pritisnite dugme za umetanje baze podataka. U dijalogu Database pritisnite dugme Get Data i putem DDE veze umetnite potrebne podatke u dokumenat. Ukoliko Word opet prijavi grešku, pokušajte da ponovite proceduru tako što ćete bazu podataka najpre učitati u Access, a zatim ostavite program da radi u pozadini sa tako otvorenom bazom.

Grešku možete dobiti zbog još nekoliko razloga. Kada pokušate da umetnete tabelu ili rezultat upita u kojima se nalaze polja koja sadrže znake navoda, Word će dodati dodatne znake navoda oko naziva. Pošto ovo stvara neispravne informacije za Access, on ne može odrediti upit ili tabelu i prijavljuje grešku. Ukoliko je takav slučaj, zamenite sve znake navoda sa apostrofom (') ili koristite ODBC upravljač umesto DDE. Takođe, proverite da neko od korisnika nije slučajno otvorio bazu podataka u ekskluzivnom režimu rada.