Microsoft Office Word
uređuje Dragan Grbić

Maske u povezanim poljima

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Nepotpisani posetilac Praktikuma na Webu, čija adresa je negde u domenu Bosne i Hercegovine, opisuje mi problem u povezivanju sadržaja iz Excela u toku objedinjavanja pošte (mail merge) u Wordu. Prilikom povezivanja polja sa datumom, iako očekuje da oblik ispisa datuma bude isti kao što je definisan u izvornoj tabeli (npr. 31.12.2006), rezultujuće polje ispisuje datum prema američkoj konvenciji (12/31/2006), što je neželjena pojava u poslovnoj korespondenciji u svim zemljama ex-Jugoslavije. Bio je ovo jedan od retkih posetilaca koji su se pravilno setili da navedu na kojoj platformi rade: operativni sistem je Windows XP SP2 čije regionalne opcije su postavljene na hrvatski; programi pripadaju paketu Microsoft Office 2003 SP2. Dakle, ovo je platforma na kojoj ni u kom slučaju ne bi smelo da se desi tako nešto. Groteskni podatak: kada izvede objedinjavanje pošte na Windowsu 98 SE na kome radi Office 2000, ovaj kolega kaže da se pomenuti problem sa oblikom datuma ne pojavljuje.

Ovaj problem mi je odavno poznat, i to iz ličnog iskustva pre nekoliko godina. Da bi stvar bila crnja, nisam blagovremeno primetio neispravni datum, pa je 120 pisama krenulo od mog klijenta na odredišta sa nedoličnim oblikom povezanog datuma. Pokušao sam da proučim pojavu, ali sam na kraju zaključio da je reč o "kvaru" nekog od mehanizama u lancu komunikacije koji radi u pozadini sistema za objedinjavanje pošte. Baza znanja Microsofta nije bila od pomoći. Srećom, lek postoji i nije ga teško primeniti: ako vam se desi sličan slučaj, potrebno je samo malo pažnje da pravilno izvedete sledeću radnju.

Nakon što ste ubacili sva željena polja iz spoljne Excel radne sveske, u ciljnom dokumentu pritisnite prečicu Alt+F9; time ćete vidljivost svih povezanih polja pretvoriti iz šeme (ili uzorka) u kôdove polja. Ukoliko se polazno polje zove datum, tada ćete umesto polja <<datum>> videti obeležje { MERGEFIELD datum }. Potrebno je da preinačite sadržaj tog polja, dodajući mu masku za datum. Uđite u polje (ono je sivo obeleženo) i dopišite masku:

{ MERGEFIELD datum \@ "dd.MM.yyyy" }

Ukoliko želite da umesto datuma "01.01.2007" vidite gramatički pravilnije "1.1.2007.", tada odredite da maska glasi "d.M.yyyy.". Ime dana u nedelji ćete dodati ako odaberete masku "dddd, d.M.yyyy". Kada završite upis maske, nad poljem pritisnite taster F9 (koji osvežava polje), a potom opet Alt+F9, da biste vratili vidljivost sadržaja umesto kôda. Da biste bili sigurni da se prošireni oblik datuma u posebnom redu ispisuje prvim velikim slovom, dodajte još jedan prekidač u polje (uočite i proširenu masku koja ispisuje ime meseca umesto broja):

{ MERGEFIELD datum \@ "dddd, d.MMMM yyyy" \* FirstCap }

U postupku objedinjavanja pošte, ovo nije jedina prilika kad ćete možda morati da intervenišete dodavanjem maske u polje. Slično će važiti i za numeričke vrednosti, ukoliko one treba da predstavljaju neki iznos: podrazumevano posle povezivanja, i ti brojevi će biti ispisani kako obični, možda čak sa nejednakim rojem decimala, što svakako nije prihvatljivo za novčane iznose. U tom slučaju, intervenišite maskom poput ove:

{ MERGEFIELD iznos \# "#.##0,00" }

ili

{ MERGEFIELD iznos \# "#.##0,00 Din." }

Kada je reč o različitim numeričkim maskama, ako niste baš sasvim sigurni kako one treba da glase, najlakše ćete se snaći malim eksperimentom u Excelu: upišite u neku ćeliju uzorak broja tačno onako kako biste želeli da izgleda, pa otvorite dijalog Format Cells (Ctrl+F1) i na kartici Number proverite koja maska mu je dodeljena. A ako želite da napravite neku posebnu masku, pređite na kategoriju Custom, pa varirajte oblik maske: kada budete zadovoljni, iskopirajte masku i prenesite je u polje broja u Wordu.