Microsoft Office - Razno
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Razno o Officeu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Naknadni oporavak dokumenta

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Prošlog leta se desilo da je moj stari UPS ispustio svoju plemenitu dušu. Dok sam nabavio drugi uređaj, desilo se da oko mesec dana radim bez zaštite napajanja po prvi put u petnaest godina! Marfijeva pravila su bila na snazi i dvaput su se desili kratki prekidi napajanja u mreži, tako da sam iskusio neočekivani restart računara. Jednom se to desilo u času kada su, pored gomile drugih programa i servisa, bile otvorene i dve prilično velike radne sveske u Excelu...

Ipak, nakon restarta nije bilo problema: sistem za automatski oporavak dokumenata je bio na visini zadatka. To lično iskustvo me je podsetilo da vas upozorim na primereno podešavanje funkcionalnosti automatskog oporavka u vašim Office programima: ono treba da bude u skladu sa vašim realnim zahtevima, ali i mogućnostima vašeg računara.

Scenario oporavka o kome govorim vam je sigurno poznat: ako se neželjeni prekid desio u času dok ste radili u nekom dokumentu, nakon sledećeg pokretanja sistema i Office programa ćete ugledati okno uz levu ivicu prozora, a u njemu ćete videti jednu ili više stavki narušenih dokumenata. Obratite pažnju na obeležja dokumenata: predlažem da proširite okno kako biste videli obeležje uz ime datoteke (uglavnom [Original] i [Recovered]). Najčešće, jedna od stavki je obeležena podebljanim ispisom: to je najverovatnije baš ona verzija koja vam je potrebna. Program je rekonstruisao sled događaja i predlaže poslednju verziju za izbor. Svakako povedite računa o obeležju vremena koje stoji uz verzije zapisa: verovatno će vam biti potrebna najnovija opcija.

U bilo kom slučaju, slobodni ste da kliknete na bilo koju stavku u oknu za automatski oporavak, na šta će se dokument učitati. Ako treba, menjajte kandidate i proverite svaki ponaosob sve dok ne pronađete onaj koji je najbliži vašim poslednjim aktivnostima ili koji odgovara onome što želite da sačuvate. Kada izaberete verziju za oporavak, najpre pogledajte šta se nalazi u naslovnoj liniji programa: ako vidite ime datoteke, odmah sačuvajte taj sadržaj; ako vidite generički naslov poput Document1, tada odmah sačuvajte dokument od novim imenom, a zatim uporedite taj sadržaj sa ranije sačuvanom verzijom dokumenta i odredite koju verziju valja sačuvati. Možda će se desiti da birate sačuvanu verziju, a tada će program sprečiti da je prepišete, nego je morate sačuvati pod novim imenom. To je dobra zaštitna mera, jer ipak nema garancije da je oporavak protekao bez problema. Uzgred, postoje i opcije automatskog poređenja dve verzije dokumenta, ali o tome ću vam govoriti drugom prilikom.

Da biste postigli optimalnu funkcionalnost ovog vida zaštite, treba da znate kako ona zaista radi. Svaki Office program koji je zasnovan na dokumentima beleži promene koje pravite u odnosu na poslednji momenat čuvanja na disk. Ti podaci se čuvaju u RAM memoriji, ali se povremeno beleže i u namenskim privremenim datotekama. Važno je da znate u kom intervalu se promene iz memorije smeštaju na disk: to vreme možete skratiti sa podrazumevanih deset minuta na bilo koji kraći period. Uz realnu pretpostavku da raspolažete računarom koji nije muzejski primerak, predlažem da to vreme značajno skratite; evo kako to da učinite. Ako koristite Office 2003 ili stariji, otvorite dijalog Tools / Options / Save (Alatke / Opcije / Čuvanje). Uočite stavku Save Autorecover Info every N minutes (Sačuvaj podatke za automatsko spasavanje na svakih N minuta). U Officeu 2007, odgovarajuća komanda se nalazi u paleti Office > (Program) options > Save, tj. Office > (Program) opcije > Čuvanje.

Moram da vas upozorim da vrlo kratki interval čuvanja autorecovery informacija može da zasmeta ukoliko često radite sa vrlo velikim dokumentima. Ako upravo pravite znatne izmene na zaista velikom dokumentu (npr. složeni zahvati u prelomu Word dokumenta od preko 100 stranica ili značajni proračuni nad veoma velikim listama u Excelu), a vaš računar nije baš u cvetu mladosti, često ćete u statusnoj liniji primetiti informaciju da je automatsko čuvanje u toku, pri čemu će doći do blagog, ali neprijatnog zastoja. Ovde nema druge, nego da malo popustite: povećajte interval preventivnog čuvanja promena (recimo, na 3-5 minuta) i često sami čuvajte dokument (iskusni se lako prepoznaju po refleksnom pritiskanju Ctrl+S prilikom skoro svake pauze rada prstiju od nekoliko sekundi). Najzad, važno je da razumete da automatsko čuvanje podataka za oporavak nije isto što i automatsko čuvanje dokumenta u datoteku (čime većina Office programa ne raspolaže na nivou programa).

Sasvim slučajno, na dan pisanja ovog priloga za izdanje u rubrici, stiglo mi je pitanje jednog kolege: "u prethodnoj sesiji sam odmah pri otvaranju programa zatvorio okno za oporavak, misleći da ne moram da oporavljam dokumente. Ispostavilo se da je to ipak trebalo da učinim. Kako da opet otvorim to okno?"

Prosti odgovor glasi: to okno ne možete otvoriti ponovo ni na jedan legitimni način. Ali, nije izgubljeno ništa osim malo udobnosti: otvorite dijalog za otvaranje dokumenata (Ctrl+O), navigacijom dođite do datoteke spornog dokumenta i obeležite ga, a zatim izaberite meni pored dugmeta Open (Otvori) i pokrenite komandu Open and Repair (Otvori i popravi). Oporavak se manje-više svodi na isti postupak "iza zavese", a verovatnoća uspešnog oporavka je ista kao da ste to učinili blagovremeno iz okna u programu. Ovaj metod počiva na prisustvu i sadržaju ranije pomenutih privremenih datoteka, mada se ovde uključuju i skrivene privremene datoteke u folderu dokumenta (možda ih ponekad vidite, imaju prefiks "~").

Ipak, na kraju se sve svodi na zajednički rad čoveka i mašine (spasi, Bože). Na vama je da često pritisnete komandu za čuvanje i da odaberete optimalan interval čuvanja podataka za automatski oporavak; na sistemu je da radi ispravno i dosledno, a na elektroprivredi da... No, setimo se da zimi ponekad nije baš tako bezazleno; ko zna da li će snabdevanje strujom biti valjano. Iskreno vam preporučujem da nabavite neki UPS i da vežete makar centralnu jedinicu računara na njega (ako ne i monitor). Osim što će uređaj dobro poslužiti prlikom kratkotrajnih prekida napajanja, sigurno ćete imati vremena da barem pritisnete Ctrl+S da biste sačuvali dokument i Alt+F4 da biste ga zatvorili (čak i ako je monitor ostao bez struje). Osim toga, uređaji za neprekidno napajanje pomažu i u "peglanju" struje, što je dobra preventiva protiv kvara komponenti vašeg računara.