Microsoft Office - Razno
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Razno o Officeu

Skoro svakodnevno slušamo

 

Pronalaženje dokumenata

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Pitanje jednog čitaoca rubrike u časopisu PC me je podsetilo da ne bi bilo loše da vas podsetim na način zapisivanja "tehničkog kartona" Office dokumenta i na korisne tehnike koje vam mogu pomoći da lakše pronađete određene sadržaje ako se ukupni broj datoteka dokumenata jako poveća. U to ime, predlažem vam da obavezno popunjavate obrazac Summary u dijalogu Document Properties u svim dokumentima.

Najpre o samom dijalogu Summary: u programima sistema Office 2003, otvorite dijalog File / Properties (Datoteka / Svojstva), pa pređite na karticu Summary (Rezime). U programima sistema Office 2007, ova funkcionalnost je dvostepena: ako izaberete komandu Office > Prepare > Properties (Office > Priprema > Svojstva), najpre će se otvoriti posebno okno između ribona i zone dokumenta, gde se već nalaze neke najvažnije stavke koje možete popuniti; uglavnom, to je već dovoljno da biste sabrali korisne informacije na gomilu. Puni dijalog ćete otvoriti ako u zaglavlju tog okna izaberete komandu Document Properties > Advanced Properties (Svojstva dokumenta > Više svojstava), čime pristupate istom dijalogu kao u prethodnoj verziji Officea.

Uočićete da su polja sa imenom autora i nazivom kompanije već popunjena: to su podaci koje ste uneli prilikom instalacije sistema Microsoft Office. Slobodni ste da promenite i te podatke, ako nađete za shodno. Polja za naslov i temu (Title, Subject) valja uvek da popunite; naslov je uobičajeno isto ono što je već glavni naslov u dokumentu. Polje za temu iskoristite kao vrlo kratki opis sadržaja. Upotrebite desetak reči, dovoljno je; ako imate želju da napišete nešto više, onda za to upotrebite polje Comments (Komentari). Polje Manager zaista može da bude ime vašeg šefa ili osobe koja koordinira neki projekat. Na primer, za članke koje šaljem časopisu, ja tu stavim Dejanovo ime i prezime. Imam još jedan običaj: ako pripremam dokument koji ću poslati e-poštom na adresu jednog ili više kolega, onda u to polje unesem njihova imena i prezimena.

U budućem traženju dokumenata najviše možete postići ako upotrebite polja za kategoriju i ključne reči. Optimalna upotreba zahteva malo veštine u organizaciji, ali vremenom ćete brzo doći do željenih oblika. Najbolje bi bilo da za polje Category koristite neke standardne fraze (npr. sve što predajem Dejanu pripada kategoriji "članak za PC Press"). Što se tiče polja Keywords (Ključne reči), zamislite da pripremate igru asocijacija: korisna je svaka reč koja može nedvosmisleno da se pridruži tekstu. Nemam potrebu da koristim polje Hyperlink base (Baza hiperveze), ali da ga objasnim: ovde ćete uneti matičnu URL ili UNC adresu koja će služiti kao prefiks adrese nekog sadržaja na Web sajtu ili u lokalnoj mreži. Ako pripremate hiperveze koje će se koristiti u dokumentu, kasnije će biti dovoljno da u dijalogu Insert Hyperlink (Umetanje hiperveze) unesete samo ostatak putanje. To je prilično zgodna pomoć ako često referencirate neku dublju granu na nekom sajtu.

Ako mislite da sve ovo nije važno, skrenuću vam pažnju na "programerski sindrom": ne dajte da vas prevari osećaj da upisujete banalne podatke koje "svakako već znate". Ako mi ne verujete, pogledajte u folder My Documents (ili na drugo mesto na kome čuvate dokumente) i odgovorite sami sebi: da li biste umeli da u roku od jednog minuta kažete šta sadrži svaki dokument, a da pritom ne otvorite nijedan od njih? U pravo je taj "jedan minut" ključni razlog za popunu dijaloga Summary, ali za efikasno korišćenje podataka je potrebno da znate i nešto više.

Kolega Zoran Martinović mi piše: "Koristim Office 2003 i često imam potrebu da nađem Word dokument, a imam ih na hiljade, koji sadrži neki podatak u polju Comments ili Keywords. Ima li načina da traženje filtriram na osnovu tih podataka?"

Takav način zaista postoji; čak ih ima više, a zavise od verzije Officea i operativnog sistema u kome radite. Meni se najviše dopada interna funkcionalnost kojim raspolaže Office 2003: u bilo kom Office programu koji radi sa dokumentima, otvorite dijalog Open (Otvaranje; Ctrl+O), pa kliknite na dugme Tools (Alatke) i birajte stavku Search (Pretraži). Na prvoj kartici Basic (Osnovno) možete tražiti tekst unutar kolekcije dokumenata, ali upozoravam vas da to može da traje prilično dugo ako imate mnogo dokumenata. Iskoristite investiciju u vidu podataka iz dijaloga Summary: pređite na drugu karticu dijaloga. Pronađite svojstvo (npr. Keywords), odredite da li je tražite tačan sadržaj ili njegov deo (najbolje je da birate drugu opciju includes), a zatim u polje Value unesite željeni sadržaj. Kliknite na dugme Add i izraz za pretragu će se premestiti u srednje okno.

Ako treba, dodajte više izraza: ovde možete da izgradite čak i vrlo složene izraze za pretraživanje, ali savetujem da se ograničite na jedno do dva svojstva koje ćete razdvojiti ključnom rečju za logičko and/or (i/ili). Ako neki izraz nije valjan, obeležite ga i kliknite na Remove.

Za efikasnost pretrage, ključno je da se opredelite za ciljani opseg: u levoj padajućoj listi ispod srednjeg okna obeležite samo ona mesta na kojima želite da pretražujete (recimo, samo jedan disk na lokalnom računaru; izbegavajte pretragu po mreži), a u desnoj izolujte samo tipove dokumenata (ili stavke u Outlooku) koje želite da uključite u pretragu. Najzad, kliknite na dugme Go (Idi), pa sačekajte da sisteme pretraži odredište i prikaže rezultate. Ako pretraga traje predugo, zaustavite je, pa prilagodite upit i pokušajte ponovo. Na kraju, ako dobijete više rezultata, birajte strelicu desno od imena datoteke, pa otvorite dijalog sa svojstvima dokumenta i zavirite u dijalog Summary; i bez otvaranja dokumenta, lako ćete utvrditi koji od nađenih je onaj koji ste tražili.

Nažalost, Office 2007 je "penzionisao" ovu alatku, menjajući ga opštim mehanizmom za indeksirano pretraživanje na nivou celog sistema. Ako koristite Windows XP, verovatno već znate da je Office 2007 povukao Windows Desktop Search u radno okruženje; birajte alatku Start / Search ili stavku na Taskbaru. Prosto, iznad glavnog okna birajte grupu Documents, u polje za pretragu unesite neki ključni podatak i posle klika na dugme Desktop sačekajte da dobijete rezultat. Ako koristite Vistu, ta funkcionalnost je već ugrađena u vaš sistem i pristupićete joj u polju Start menija. Pokušajte prostim unosom nekog podatka, a ako ne uspete u prvi mah, izaberite stavku Search Everywhere iznad polja za pretragu, pa u novom prozoru birajte Advanced Search... Dalje ćete se, verujem, lako snaći.