Microsoft Office Outlook
uređuje Dragan Grbić

Matična strana sajta

Novo na sajtu   Mapa sajta   Beleške   Kontakt   Pretraga MSKB  Blog Praktikuma   RSS feed   P@W @Tw   Izvezi stranicu u PDF

Office Praktikum

Još o Outlooku

Skoro svakodnevno slušamo

 

Prebacite kontakte iz .yu u .rs

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Domen .yu gasi li se, gasi. Evo, već treći put su pomerili gašenje, produžavajući agoniju mnogih administratora raznih servera (govorim iz ličnog iskustva). Međutim, dobro je makar za toliko što još uvek imate vremena da sredite svoje kontakte. Pa naravno: definicije e-adresa vaših korespondenata se neće popraviti automatski.

Prva faza gašenja .yu domena je završena, a to se desilo na način koji najradije ne bih da komentarišem. Verovatno znate da poslednja faza sledi u martu 2010: tada će glavno čvorište .yu domena biti isključeno i ta priča prelazi u istoriju - pod uslovom da opet ne smisle nešto što će produžiti metapeživljavanje bez ikakvog suvislog razloga.

Mnogi imaju dosta posla tim povodom, a to se ne odnosi samo na one koji paze na domene svojih firmi. Možda i vas čeka zadatak da preinačite adrese e-pošte u svojoj listi kontakata u Outlooku. Na to me je podsetio kolega Žarko Kevrešan, koji je zatražio konsultaciju o najboljem načinu da brzo preinači čak oko 1000 e-adresa svih korespondenata u svojoj firmi; svakako, previše da bi se radilo ručno.

Već dok sam čitao kolegino pitanje, pomislio sam na mogući horor koji obično usledi kad god pokušam da upotrebim programiranje u Outlooku. Objektni model za Outlook VBA je komplikovan, loše dokumentovan i često ne radi kako treba. U prevodu na srpski: ne pada mi na kraj pameti da ga koristim ni za lične potrebe, a kamoli da još vama nešto preporučujem. Srećom, rešenje ovog problema se nazire u jednom spoljnom manevru koji nije teško izvesti: nema programiranja i potrebno je samo malo pažnje.

Ali pre svega, koristan savet, jer pisana operacija je destruktivna: zatvorite Outlook, pronađite u svom profilu datoteku Outlook.PST, pa napravite rezervnu kopiju na drugom mestu; nikad se ne zna... Upozoreni ste.

Scenario rešenja promena adresa kontakata je sledeći: izvešćete podatke u Excel, a sve izmene ćete učiniti na radnom listu alatkom Search and Replace (Ctrl+H). Pažljivim radom možete menjati razne detalje. Savetujem da ne žurite prostom izmenom .yu u .rs, jer su mnoge firme promenile domen iz @firma.co.yu u @firma.rs; to znači da su razne kombinacije u igri. Kada završite posao u Excelu i pregledom utvrdite da je sve baš onako kako biste hteli da izgleda, uvešćete podatke nazad u Outlook, a sami ćete odlučiti da li ćete prepisati stare podatke ili ćete uvesti novi skup u novi folder kontakata, što je bezbednosna mera; videćete i jedno upozorenje u nastavku.

Opisano rešenje dokazano radi za Outlook u verzijama 2003 i 2007. Jedino ne preporučujem da podatke izvezene iz jedne verzije Outlooka koristite u drugoj verziji, jer postoje neke razlike u identifikatorima koje bi mogle dovesti do problema. Najzad, pretpostavljam da ćete ovaj postupak raditi lokalno na svom računaru, pa taj problem verovatno neće biti izražen.

U glavnom prozoru Outlooka upotrebite komandu File / Import and Export, pa u prvom koraku dijaloga u čarobnjaku birajte stavku Export to a file, pa kliknite na Next. U sledećem koraku birajte opciju Microsoft Excel (97-2003), a zatim obeležite Outlook folder Contacts; najzad, odredite željenu lokaciju i ime XLS datoteke.

Sledeći korak je jako bitan i važno je da ga ne odradite prebrzo, jer postoji mogućnost da izvoz ne protekne kako treba. Kada dođete do koraka na kome se nalazi dugme Map Custom Fields, obavezno kliknite na to dugme, pa uđite u dijalog za uparivanje polja. U levom oknu From pomerajte sadržaj dok ne dođete do grupe E-mail; razvijte tu grupu klikom na plusić. U desnom oknu skrolujte nadole dok ne dođete do stavki EmailAddress, EmailType i EmailDisplayName. Obratite pažnju da li se u tom oknu, desno od tih identifikatora, nalazi opisna stavka (kao na mnogim drugim stavkama) ili je taj prostor prazan. Važno je da postoji par: ako je stavka prazna, prevucite mišem tri odgovarajuća identifikatora iz levog okna u desno. Ovo možete da ponovite i za grupe E-mail 2 i E-mail 3, ako imate više zabeleženih adresa e-pošte za neke stavke u kontakt listi.

Konačno, izađite iz tog dijaloga; klikom na Finish, dobićete Excel datoteku sa izvezenim sadržajem. Otvorite radnu svesku i videćete mnoštvo kolona. Nemojte se baviti "likovnim delatnostima" – samo skrolujte nadesno dok ne ugledate stavke za adresu e-pošte. Pregledajte sve stavke pre izmene, pa komandom Search and Replace izvedite potrebne izmene i prekontrolišite rezultate.

Kad sačuvate i zatvorite izmenjeni radni list u Excelu, vreme je za radnju u suprotnom smeru. Kritično je važno da odlučite da li ćete pri uvozu prepisati stare podatke ili ćete napraviti novi folder za kontakte, pa ih preventivno smestiti tamo. Ja bih vam drage volje preporučio da prepišete stare stavke, ali ovde postoji mogući neželjeni sporedni efekat. Naime, ako su vaši kontakti imali pridodatu sliku ili neku datoteku, to će biti izgubljeno! Ako je takav slučaj, a ne želite da pogubite te podatke, onda je najbolje da napravite novi folder za kontakte u Outlooku, pa da uvezete sadržaj tamo. Da biste napravili novi folder za kontakte, učinite sledeće: u levom oknu Outlooka prikažite Folder List. Desnim klikom na vršnu stavku Personal Folders otvorite kontekstni meni, birajte stavku New Folder, imenujte ga nekako (npr. Novi kontakti), a u listi Novi kontakti contains birajte Contact Items. Tako spremljeni folder je spreman za prihvat stavki kontakata.

Krenite u uvoz podataka: opet pokrenite čarobnjak komandom menija File / Import and Export, birajte Import from another program or file, a u sledećem koraku birajte Microsoft Excel (97-2003). Zatim u sledećem koraku dajte navigaciju do XLS datoteke (što će možda već biti popunjeno), a ispod toga izaberite radio dugme Replace duplicates with items imported; ova opcija nalaže da stare stavke kontakata budu pregažene novim; naravno, ako usmerite uvoz u novi folder, ovo je irelevantno.

Sledeći korak je najvažniji u celom procesu: biraćete novi folder za uvezene kontakte ili ćete odlučiti da pregazite stare stavke u osnovnom folderu Contacts. Ako ste delovali preventivno i iskoristili novi folder za uvoz, sledi još posla: izolujte one stavke u osnovnom folderu Contacts koje sadrže slike i datoteke, pa im ručno prepravite adrese, a zatim ih pripojite uvezenom skupu kontakata u drugom folderu; prilikom preseljenja, dozvolite da ovaj prenos izbriše uvezeni podatak. Na kraju ovog manevra, izbrišite sve stare stavke kontakata u folderu Contacts, pa prenesite sve uvezene i ručno prepravljene kontakte nazad u osnovni folder. Na kraju, možete izbrisati ispražnjeni folder u koji ste uvezli kontakte iz Excel tabele.