Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Trikovi sa imenovanjem

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Više puta do sada sam naglašavao koliko je korisno da koristite imenovane ćelije i opsege. Ovog puta, skrećem vam pažnju na neke detalje za koje možda niste znali, a upozoravam vas i na neke zamke koje su postale aktuelne u Excelu 2007.

Da vas podsetim: ako raspolažete nekom vrednošću kojom treba da menjate sve vrednosti u nekoj velikoj tabeli, u principu biste morali da pazite na unos relativnih i apsolutnih referenci u formulama. Školski primer je uvećanje svih neto cena za iznos PDV u nekom cenovniku: primereno je da poresku stpu povežete kao posebnu ćeliju, a ne direktno kao vrednost unutar formule, jer ćete tako lakše reagovati kada jednom dođe do promene poreske stope. Dakle, ako je vrednost 18% zapisana npr. u ćeliji H1, a u kolonu D od četvrtog reda želite da postavite maloprodajnu cenu na osnovu veleprodajne u koloni C, onda biste u D4 morali da upišete formulu =C4*(1+$H$1) kako biste posle mogli da iskoristite automatsku popunu naniže, počev od =C5*(1+$H$1) i tako redom.

Daleko humanije, a osim toga i razumljivije, jeste da ćeliju H1 imenujete kao npr. PDV_1 (a stopu od 8%, recimo, kao PDV_2) i da napišete =C4*(1+PDV_1), pa ćete dobiti urednije i pravilne formule. Pride, u takvoj organizaciji je moguće da sve konstante postavite na poseban radni list da vam matični podaci ne smetaju u radu, a da pritom ne izgubite ništa od udobnosti pisanja takvih formula.

NAPOMENA: u Office bajtovima u časopisu PC #141, napravio sam grešku, navodeći kao primer imena PDV1 i PDV2 za ćelije koje sadrže dve poreske stope. Ako ste korisnik Excela 2007, a probali ste ovaj recept, verovatno već znate da sam time napravio grešku! Polje za unos imena ćelija služi i za navigaciju: bdete li pokušali da unesete ime PDV1, program će preći na ćeliju sa adresom PDV1... Valjalo se setiti da u 16384 kolone na red dolaze i kombinacije tri slova zaključno sa kolonom XFD...

Drugi korisni vid primene bi bilo imenovanje celog opsega podataka, poput raznih kolona ili redova u nekoj tabeli, čime biste značajno ubrzali pisanje formula koje koriste te opsege; uvek je lakše i jasnije ako vidite formulu =SUM(promet) nego =SUM(F3:F1586).

Da biste imenovali ćeliju ili opseg, obeležite željene ćelije, kliknite u polje koje se nalazi levo od linije za unos formula (između područja komandi i zaglavlja radnog lista), pa unesite neko opisno ime koje počinje slovom, a sadrži slova, cifre ili donju crtu (razmak nije dozvoljen). Svejedno je da li ćete koristiti velika ili mala slova, ali vam predlažem da napravite neku lako čitljivu kombinaciju (poput NabavnaCena), jer će Excel nakon bilo kakvog upisa preinačiti svaku referencu u baš takvu kombinaciju slova. Jedna od zgodnih novosti u Excelu 2007: tokom kucanja formule, program će prepoznati prvo slovo, pa će uz imena funkcija ponuditi i moguća imena opsega; u toj ekranskoj napomeni ćete prepoznati obeležje uz ime koje liči na etiketu, tako da se imena opsega razlikuju od imena funkcija.

Najzad, jedan detalj za koji možda niste znali: kada imate imenovane opsege od više ćelija, ukoliko spustite prikaz na zum od 39% ili manji, na radnom listu ćete ugledati mesta svih tih opsega obeležena privremenim okvirom i sa ispisanim imenom unutar okvira. Čim povećate zum na 40% ili veći, ta obeležja će nestati.

U jednom od sledećih priloga, pozabavićemo se drugim posledicama imenovanja ćelija. Nažalost, postoje i sporedni efekti koji kompromituju ovu tehniku i indukuju prostor za greške koje ne možete uhvatiti u prvi mah. O tome, uskoro na ovim stranicama...

Ovaj prilog možete komentarisati ako pristupite najavi priloga na blogu Praktikuma na Webu