Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Sukob dva koncepta

Nivo:
NIVO 3 - Prilozi na ovom nivou su namenjeni naprednim korisnicima, onima koji se već dobro snalaze u programima i onima koji već imaju iskustva u naprednim tehnikama. Ovom nivou pripadaju preporuke i trikovi koje bi trebalo da savlada svako ko teži dugotrajnom i efikasnom radu u Office programima.

Tokom januara 2007, radeći danima i noćima zajedno, kolega i ja smo žurili da izvedemo neke vrlo ozbiljne kontrole u projektu u kome smo učestvovali. U jednom času, došli smo na korak u proceduri gde je trebalo da vodimo beleške u jednoj Excel tabeli. Svako je imao "svoju" kolonu za pisanje, a zahvati su bili nezavisni; bilo je očekivano da radimo na dva primerka tabele, pa da posle sastavljamo sadržaj. Ali, to nije efikasno, pa pošto smo radili u mrežnom domenu i koristili Excel 2003, palo nam je na pamet da definišemo interaktivni deljeni rad na jednoj radnoj svesci. Kolega i ja smo sedeli jedan do drugog, pa bi te beleške pratile stalni razgovor, bez potrebe da se "guramo" na jednom računaru.

Definisanje režima za deljeni rad na radnoj svesci u Excelu 2003 je relativno jednostavan postupak: treba otvoriti dijalog Tools / Share Workbook (Alatke / Deljenje radne sveske); na prvoj kartici dijaloga treba uključiti polje za potvrdu koje dozvoljava da više od jednog korisnika uređuje sadržaj u otvorenoj radnoj svesci. Kasnije u toku rada, u oknu na tom mestu se vidi popis svih korisnika koji su trenutno prisutni u radnoj svesci. Odmah valja preći i na drugu karticu dijaloga, koja nudi više opcija: ovde možete definisati period čuvanja prethodnih promena; isključite to ako vam nije potrebno. Svakako smanjite period ažuriranja promena; nažalost, minimalni period je pet minuta i to ne može biti kraće. Sledi izbor načina čuvanja i pregleda promena, pa izaberite ono što smatrate optimalnim. I konačno, u slučaju konflikta je potrebno presuditi: reč je o situaciji u kojoj dva korisnika menjaju sadržaj iste ćelije, a arbitraža može biti prepuštena jednom od korisnika ili će to biti prepušteno programu, u skladu sa poslednjom sačuvanom verzijom. Kada jedan korisnik definiše sve te parametre na svom računaru, datoteka se ponovo otvara u deljenom režimu (uz ime u naslovnoj liniji, pojavljuje se i obeležje [Shared], odnosno [deljeno]) i tada drugi korisnici mogu da otvore radnu svesku pristupajući računaru svog kolege ili nekom deljenom resursu na serveru.

Sve do ovde je teorija: preuzeo sam na sebe da pripremim takvu radnu svesku u deljenom folderu na serveru. Međutim, komanda menija je bila zasivljena, tj. onemogućena, što mi je bilo čudno. Na čas sam pomislio da možda nemam dovoljna prava na serveru, ali to je bilo besmisleno: ta tačka na serveru je služila baš kao opšte stovarište na kome je svako imao sva prava, pa čak i da pobriše tuđe dokumente. Da ne bih dangubio, pokušao sam da sačuvam deljenu datoteku na lokalnom računaru, kad - ista stvar. Žurba je bila prilična, pa je kolega rešio da on pokuša sa svojim primerkom radne sveske: izveo je operaciju za nekoliko sekundi, bez ikakvih problema, pa smo nastavili sa radom.

Tek kasnije sam primetio jednu naizgled beznačajnu razliku, ali ona se pokazala kao ključni razlog problema: ja sam na svom primerku radne sveske definisao eksplicitnu listu, a kolega nije.

O načinu rada sa uređenim podacima možete pročitati u prethodnom prilogu: reč je o načinu da očuvate strukturu zapisa bez previše razmišljanja o redu sa totalima i bez potrebe da redefinišete opseg za filtriranje ili sortiranje. Radeći na tabeli koja je imala preko tri hiljade redova, ali je bila "rastresita", pa se filtriranjem lako dođe do stotinjak korisnih zapisa, ja sam filter najbrže postavio prečicom Ctrl+L, zapravo definisanjem liste u kojoj je filter podrazumevano uključen. Za to vreme, moj kolega je uključio automatski filter komandom u meniju, kao što se to odvajkada čini.

Konačno se ispostavilo pravilo: ukoliko vaša radna sveska sadrži eksplicitne liste (tj. tabele, kako se "opet" zovu u Excelu 2007), onda ona ne može da bude deljena. A ako ste prethodno definisali da ona bude deljena, onda u njoj ne može da bude definisana eksplicitna lista! Ako vam zatreba i jedno i drugo na istom mestu... hm, ne može!

Tek nakon ovog ličnog iskustva, u potrazi za detaljnijim informacijama, u jednoj diskusiji sam otkrio ljutitu reakciju jednog korisnika Excela 2007 zbog upravo zadržane slabosti o kojoj sam govorio (zanimljivo: ne pamtim da je neko u toku Beta testiranja napomenuo ovakav slučaj). Ako dođe do potrebe da delite radnu svesku, moraćete da isključite liste, ako se ih prethodno definisali: komanda za to je Convert to Range (Konvertuj u opseg), koja se nalazi u meniju na namenskoj traci sa alatkama ili u glavnom meniju Data / List (Podaci / Lista). Pre opisanog iskustva, ne bih bio u stanju da vam pružim valjan razlog za to; u svojoj ranijoj praksi, ne pamtim da sam ikada vratio neku eksplicitnu listu u običan opseg. Ne znam zašto je tako, osim što mogu da pretpostavim da je reč o nekakvom keširanju liste na računaru korisnika, pa dolazi do nekakvih sukoba koje nije moguće ispratiti u slučaju simultanog rada. Možda je nužnost, a možda slabost. Otkad sam overio kako program Onenote 2007 omogućuje simultani rad više korisnika na nestruktuiranom sadržaju, i to uz praktično trenutno osvežavanje sadržaja, teško mi je da poverujem da su do danas preostale bilo kakve barijere u mogućnostima za grupni rad.

Šta je, tu je: sad bar znamo zašto bi jedna od dve pomenute operacije mogla da bude blokirana... Više pojedinosti o grupnom radu u Excelu ću vam preneti drugom prilikom.