Microsoft Office Excel
uređuje Dragan Grbić

Dodavanje formule opsegu

Nivo:
NIVO 2 - Među ovim prilozima se nalaze preporuke koje se uglavnom odnose na bolje snalaženje i efikasniji rad: dodatni trikovi koji će biti svakom od pomoći i koji upućuju na prag napredne upotrebe programa.

Pomalo iznenađujuće, ima korisnika koji se toliko oslanjaju na snagu programa da pritom izazivaju veoma ozbiljne greške. Ako vam je baš stalo da napravite banalnu uštedu u rasporedu sadržaja tabele u Excelu, makar to učinite pravilno i - udobno. Evo kako je počelo moje razmišljanje koje jedovelo do ovog priloga.

Jedan poznanik me je pitao šta može da učini da najlakše promeni tabelu sa cenama nekih artikala, tako da PDV već bude uračunat u njih. Kaže da je imao problema: kucao je formulu poput =A1+18%, pa je dobijao neke čudne, očigledno netačne rezultate... Sasvim prosti odgovor me je u dva koraka odveo daleko, pa želim da podelim sa vama nekoliko "smicalica" koje bi svakako trebalo da imate pod prstima dok radite u Excelu.

Najpre, ona formula je pogrešna: ako je tako unesete, Excel će pročitati 18% kao broj 0,18 i samo ga sabrati sa sadržajem ćelije. Porez uvek morate računati kao neki umnožak; najbolje je da to bude indeks 1,18 ili formula izražena kao =A1*(1+18%). Ali, kad već pripremate tabelu sa porezima, razmišljajte na duge staze: u neku ćeliju na skrovitom mestu unesite vrednost 18%, pa joj dajte ime PDV; da biste imenovali ćeliju, kliknite u manje levo polje između trake komandi i područja radnog lista i samo upišite željeno ime. Sad, pored kolone sa neto cenama obezbedite praznu kolonu, pa pored prve neto cene (koja je zapisana npr. u F5) napišite =F5*(1+PDV). Opet aktivirajte ćeliju sa tom formulom, pa dvaput kliknite na ručicu za popunu (fill handle; crni kvadratić u donjem desnom uglu aktivne ćelije); tog časa, sve ćelije ispod nje, u dužini cele tabele, biće popunjene prikladnim cenama sa PDV-om. Time je posao završen.

Ako iz bilo kog razloga želite da izvedete bruto cenu u istoj ćeliji, to možete učiniti forsirano: u neku privremenu ćeliju unesite broj 1,18, pa pritisnite CTRL+C (kopiranje). Sad pažljivo obeležite ceo ciljni blok ćelija, pa pozovite komandu Uređivanje / Specijalno nalepi (Edit / Paste Special). Kada se otvori dijalog, u gornjoj grupi "radio dugmića" odaberite opciju Vrednosti (Values), a u drugoj grupi, među operacijama birajte množenje (Multiply). Tim činom, sve ciljne ćelije će ostati konstante, ali uvećane za indeks polazne vrednosti.

Moj poznanik se obradovao na ovo, govoreći da je baš to rešenje koje mu se najviše dopada. Kada sam mu rekao da se meni ne dopada uopšte, isprva mu nije bilo jasno zašto. Odgovor je prost: šta ako pogrešite pri odabiru ciljne grupe ćelija? Kako ćete znati koje ste ćelije pomnožili, a koje ne? Najzad, izgubili ste podatak o neto ceni artikla, što svakako nije baš mudar način organizacije tabele; uostalom, da vam možda nije malo 256 kolona?...

Umesto toga, ako baš insistirate na najmanjoj tabeli, predlažem da kolonu konstanti pretvorite u formule! Bez brige, nema potrebe da kucate dvesta ili trista formula, ako je vaša tabela tolika: opet ćemo primeniti trik vrlo sličan prethodnom.

Ako niste, pripremite imenovanu ćeliju PDV po preporuci koju sam dao. U neku privremenu ćeliju unesite formulu =1+PDV. Nad njom pritisnite CTRL+C, pa opet obeležite ciljni blok ćelija i pozovite dijalog za specijalno nalepljivanje; sada u prvoj grupi odaberite opciju Formule, a u drugoj opet operaciju množenja. Ako je u nekoj ćeliji stajala vrednost od 10 dinara, dobićete očekivanu vrednost 11,80. Pogledajte sadržaj te ćelije: to je sada formula =10*(1+PDV)!

Šta ste ovim dobili? Prvo, vrednost PDV-a stoji u jednoj ćeliji, pa kada se promeni (mislite da neće?), poresku stopu ćete promeniti samo na jednom mestu. Drugo, iako je vrednost ćelije formula, u njenom sadržaju figuriše i neto cena, koju možete preurediti ako je to potrebno. I treće, nećete izgubiti nit u slučaju da ste pogrešno obeležili ciljni blok; uočićete gde se nalaze formule, a gde konstante, pa ćete popraviti tabelu ako treba; uostalom, Excel će vam verovatno prijaviti da u koloni postoji nekonzistentnost.

Kada završite posao, privremenu formulu možete izbrisati. A ako baš insistirate da konačni rezultat bude pretvoren u konstante, obeležite celu kolonu, pritisnite CTRL+C, pa u dijalogu za specijalno lepljenje odaberite opciju Vrednosti (Values), ovaj put bez ciljne operacije; time ćete sve formule u jednom potezu pretvoriti u konstante.

Ali, na kraju ovog slaloma po malom prostoru tabele, ipak ću vam preporučiti da cene artikala u tabelama izražavate kao tri veličine u posebnim kolonama: neto cena, iznos PDV i zbir koji čini bruto cenu. Ako želite da tabela bude što manja, jednostavno sakrijte kolone u kojima se nalaze vrednosti u koje ne želite da gledate.